Международный документооборот. Как работать с иностранной первичкой?

Неважно, с кем именно вы сотрудничаете и ведёте хозяйственные операции – с российскими компаниями или зарубежными. Все поставки должны подтверждаться документально, таковы требования законодательства. Хотя по иностранным контрагентам в бухгалтерии есть свои нюансы – традиционные первичные документы в этом случае использовать нельзя.

Российская Федерация входит в «двадцатку» стран-лидеров по объёмам импорта. В 2019 году мы закупили товары и услуги на сумму свыше 240 млрд долларов. И хотя коронавирус внёс свою лепту в историю мировой торговли, в целом структура ввозимой продукции в России остаётся той же. С учётом ожидаемого падения импорта на 13-32% в 2020-м, львиную долю снова составят автомобили, оборудование, товары химпрома, а также деловые и транспортные услуги.

Порядок документооборота импортной сделки

В работе с российскими поставщиками бухгалтеру всё понятно. Есть законы и нормативно-правовые акты, которые описывают документальное оформление сделок. Основанием для них служит договор. Товар или услуга оплачиваются по выставленному счёту. Подтверждениями сделки являются акты, УПД, товарная накладная и т.д. Причём правила работы с ними есть на все случаи – и для бумажного, и для электронного документооборота.

Если же контрагент иностранный, то бухгалтеру придётся использовать другой набор документов. Главный из них – контракт. Его нужно составлять на двух языках – нашем и контрагента. Это необходимо для того, чтобы документ трактовался однозначно – все условия должны пониматься носителями разных языков одинаково. По своей структуре и формулировкам документ мало отличается от типового договора.

Другая история – подтверждающие документы. В зарубежной практике нет российских товарных накладных, УПД или другой нашей первички. Соответственно, законодательно не закреплены такие понятия и правила работы с этими документами. Иногда контрагенты готовы использовать акты, составленные в произвольной форме. И хотя это удобно для бухгалтера – такой документ можно принять в России к учёту, вынудить контрагентов использовать его нельзя.

Инвойс. Что это простыми словами

Ещё один важный документ в работе с иностранным поставщиком – инвойс. Он является основным из тех, что подтверждают поставку товара. В других случаях – факт оказания услуги. При этом его же используют как основание для оплаты.

Помимо инвойса к товару, который поступает на территорию России, прилагают другие документы. В их числе:

• сертификат происхождения;
• разрешительные документы для импорта или соответствующие сертификаты (смотря какой груз);
• железнодорожная накладная для случаев транспортировки по железной дороге;
• коносамент, если товар перевозится по морю;
• упаковочный лист и иные сопроводительные документы. 

Как оформить инвойс

Как и в случае с другими документами по внешнеторговым сделкам, инвойс нужно подготовить на двух языках. Только тогда его примут к учёту в ФНС. Чаще всего используют русский и английский языки.

Виды инвойсов

Документ оформляется в зависимости от того, к какой разновидности инвойса он относится. Различают два вида.

Первый – проформа-инвойс. Обычно составляется предварительно, и его нельзя принять к бухгалтерскому учёту, когда проводится оплата. Его применяют, если объём поставки (количество единиц товара) не определён. Когда становится ясно, сколько именно продукции включено в поставку, готовится второй документ – коммерческий инвойс. По нему проводится оплата, в нём фиксируются окончательные и точные условия сделки. Однако есть исключения. Если вы импортируете гуманитарный груз или благотворительный товар (без оплаты), то достаточно оформить проформу-инвойс.

Необязательно запоминать названия, главное – правильно запомнить обязательные реквизиты.

Законодательные требования к инвойсу

Жестких условий к оформлению документа нет. Они закреплены лишь на уровне рекомендации Европейской экономической комиссии ООН от 1983 года.  Согласно документу, в инвойсе обязательно наличие следующих разделов:

• идентификатор, наименование, адрес 4 сторон: поставщика, покупателя, грузоотправителя, грузополучателя;
• номер и дата выписки;
• транспортная информация;
• номера партии и заказа;
• идентификатор контракта;
• информация о стране происхождения (идентификатор, наименование);
• информация о сделке (по ИНКОТЕРМС-2010);
• вес, объём груза;
• информация по условиям поставки (дата и время доставки покупателю);
• информация о маркировке, упаковке и количеству единиц товара;
• стоимость товаров (оказанных услуг), данные о предоплате, грузовым и прочим издержкам;
• подпись продавца.

Таким образом, инвойс включает в себя реквизиты счёта на оплату и товарно-транспортной накладной. Однако в нём нет информации об НДС, что в России отражается в счёт-фактуре.

Что ещё интересно: если вы оплачиваете услугу иностранного контрагента, то полей для заполнения будет намного меньше, чем в случае с поставкой товара. 

Трансграничный электронный обмен. Какие есть нюансы? 

В 2010 году в рекомендацию ООН внесли поправки. Они позволили резидентам разных стран проводить сделки в электронном виде. По мнению ООН, такое взаимодействие полезно обеим сторонам международной торговли.

«Стандартизированный электронный счёт-фактура принесёт торговцам и органам государственного регулирования пользу с точки зрения сроков представления и точности данных. Торговцы смогут передавать предварительные данные для осуществления проверки и целевого учёта до экспорта и импорта, в результате чего будет ускоряться и упрощаться обработка информации. Использование исходных коммерческих данных позволит сократить необходимость манипулирования данными, в результате чего повысится точность», – говорится в документе. Там же описывается экономическая выгода электронного документооборота и иные преимущества: от повышения качества взаимодействия до сокращения времени на работу с документами.

Главный вопрос: можно ли обмениваться документами с зарубежными компаниями в формате XML? (Всё-таки он уже применяется в России).

Ответ: нет. Первая причина – ФНС принимает к учёту документы утверждённых или рекомендованных форматов, которые описаны в соответствующих приказах. Инвойса среди нет.

Вторая причина – все электронные документы необходимо подписывать электронной подписью. Причём так, как этого требует ФЗ-63. Но его положения и понятия не распространяются на международное право и стандарты использования электронной подписи в других государствах. 

Что делать, если нужно представить инвойс в налоговую? Получается, надо иметь оригинал в бумажном виде. И пока электронный документооборот в этом случае остаётся под вопросом. 

Инвойс в 1С

Инвойс – учётный документ. Соответственно, его нужно проводить в учётной системе. Бухгалтер может самостоятельно заполнить все реквизиты в 1С, прикрепив при этом скан инвойса. Второй вариант – он может сократить своё время, применив интеллектуальные инструменты, как это уже делают в крупных российских компаниях. Благодаря автоматическому заполнению нужных реквизитов бухгалтеры там уже экономят до 4 часов в день.

Фото: кадр из фильма «Иван Васильевич меняет профессию»