Чему в управлении контентом может научить нас... комод из ИКЕА

От переводчика: В своем блоге Джон Манчини, президент Ассоциации по вопросам Управления Информацией и Изображениями (англ. Association for Information and Image Management, AIIM), рассказывает о том, как поход в магазин ИКЕА может помочь нам в деле управления контентом в организации.

В прошлые выходные мы перевозили дочь в Нью-Йорк. Во время переезда, который, как обычно, сопровождался нелегальной парковкой и суетой в духе кистоунских копов[1], мы решили идти в своем безумии до конца и сходить в магазин ИКЕА. В Бруклине.

Знающие меня люди могут подтвердить: в ИКЕА я не завсегдатай. Но, честно говоря, каждый раз, когда я там оказываюсь, я невольно восхищаюсь степенью проработанности их магазинов и тем невероятным примером систематизации и управления метаданными, который они собой представляют.

Что-что, простите? Систематизация и метаданные?

В ИКЕА я вспоминаю, как много раз за прошедшие годы я говорил с разными людьми о том, что невозможно реально эффективно управлять документами и контентом. О том, что хорошо организовать весь этот контент – невероятно трудоемкая задача. О том, что никто никогда ничего не может найти. О том, что сам объем этого контента делает задачу по его организации не просто сложной, а невозможной. О том, что даже в AIIM (честное слово), где работает всего 30 человек, специализирующихся на материалах о контенте, мы, как сапожники без сапог, пытаемся привести в относительный порядок наш достаточно скромный контент и информационные активы.

Если вы никогда не были в ИКЕА, то вот что вас ждет: бесконечные ряды вещей, как на фотографии ниже, напоминающие фильмы об Индиане Джонсе.

Это физическая версия цифровых пространств, которые мы создаем в организациях – огромные неклассифицированные свалки кроватей, комодов, ламп, ковров и диванов – аналогов общих файловых ресурсов, сайтов SharePoint, папок в Box и плохо внедренных систем управления контентом.

Однако здесь все иначе. У этого безумия есть своя методика и структура, которая позволяет людям – обычным людям, не шведам или официальным членам APICS (Ассоциация операционного менеджмента) – самим или с минимальной помощью ориентироваться на этом огромном складе вещей, находить то, что они ищут, загружать в тележку и вывозить за пределы зоны кассовых аппаратов. Туда, где продают рожки мороженого за 1 доллар.

Из основ организации этого огромного хранилища товаров можно выделить три главные идеи, которые пригодятся нам в управлении цифровыми активами.

1. Классификация должна быть настолько сложной, насколько это необходимо для выполнения работы. И ни капли сложнее.

Подумайте, какие имена дает ИКЕА различным классам и группам похожих товаров: Hemnes, Trysil, Brimnes. Самые наблюдательные заметят: эти слова не из английского языка. Заметьте также, что большинство американцев не владеют одинаково хорошо и английским, и шведским языком.

На мой взгляд, чтобы успешно систематизировать цифровые активы, вовсе необязательно использовать для их организации знакомые и понятные названия. Однако, такие названия ОБЯЗАТЕЛЬНО должны:

1.     применяться последовательно и систематично;

2.     быть простыми;

3.     постоянно закрепляться,

4.     и, самое главное, применяться с такой степенью детализации, которая нужна для решения текущей проблемы.

Если говорить в контексте магазина ИКЕА, подумайте о вещах, которые связаны с купленным нами комодом и объединены в одну группу под именем «Hemnes». В этой группе можно найти множество комодов различных цветов и конфигураций, а также кровати, зеркала и шкафы. Если вам нравится базовый «образ» группы Hemnes, вы без труда найдете различные предметы, связанные с этим «образом». Заметьте, что число вещей на высшем внешнем уровне классификации в ИКЕА не безгранично. В то же время, этих меток достаточно для того, чтобы приносить реальную пользу.

2. Классификация должна быть НАПРЯМУЮ связана с работой пользователей и сотрудников.

Часто организации тратят долгие месяцы, а иногда и годы, на то, чтобы разработать «идеальную» классификацию, а в итоге обнаруживают, что сотрудники относятся к ней с полным равнодушием. И как только этот момент наступает, будьте уверены: очень скоро эта прекрасная, элегантная, тщательно выработанная классификация станет ненужной и уйдет в небытие.

Классификация продуктов в ИКЕА – это язык, на котором покупатели говорят с продукцией магазина. Держу пари, в том бруклинском магазине говорили как минимум на 50 разных языках, но как только речь заходила о продуктах компании, все переходили на шведский. Их классификационные метки лежат в основе всего. Они определяют, как организованы магазины, веб-сайт компании и каталоги продукции. Они определяют, как функционирует бизнес. Если поразмышлять над этим, все те вопросы, игнорирование которых может свести на нет наши попытки организации контента – возможность легкого поиска контента, удобство применения, контроль за изменениями – отпадают сами собой. Классификация – это бизнес, а бизнес – это классификация.

Самый невероятный вывод, который я сделал при посещении ИКЕА – это то, что все покупатели каким-то волшебным образом находят точное место хранения нужного продукта. Этот эффект достигнут через использование бирок на продуктах в шоу-румах, на которых можно найти информацию о местонахождении продукта на складе (см. ниже).

Магазин ИКЕА был бы настоящим сумасшедшим домом, если бы покупатели просто бродили по складу вещей, пытаясь найти нужную, вне зависимости от того, насколько хорошо организован этот склад. Шоу-рум – внешняя сторона классификации, комната, которая объединяет вещи – является ключевой частью механизма взаимодействия с пользователем. Шоу-рум – это эквивалент хорошо организованного и интуитивно понятного механизма поиска контента в цифровом мире. И это не просто поиск, как может показаться на первый взгляд. Это механизм объединения поиска с интуитивно понятным пользовательским интерфейсом: все для того, чтобы нужный контент можно было легко найти, что является редкостью для большинства современных систем.

3. Не обязательно иметь одно хранилище – обязательно иметь стратегию хранения.

Последняя частица паззла – это место, в котором в ИКЕА хранятся вещи. Каждый продукт связан с точным местом на складе (см. ниже). Точным и уникальным. Повторюсь, с точным и уникальным местом. Во многих организациях цифровые активы хранятся явно не так – только подумайте, во скольких местах одновременно может оказаться презентация Microsoft PowerPoint, прикрепленная к электронному письму.

И это последняя и, пожалуй, самая важная аналогия ИКЕА с миром цифровых активов.

Нам необходимо решить две важные проблемы. Эти проблемы отличаются друг от друга, и, тем не менее, связаны. Решить лишь одну не получится, иначе информация никогда не будет храниться в определенном уникальном месте.

Нам нужно взглянуть на вопросы управления информацией и информационной безопасности с другой точки зрения, а именно с точки зрения информационного работника, а не ИТ-отдела, потому что для выживания в эру, когда компании ориентируются на потребителя, а в их цифровых активах царит хаос, стратегия информационного менеджмента должна отвечать на два главных вопроса информационных работников:

И в центре этого раздвоения – систематизация, классификация и управление метаданными.

Перевод: Алексеева Елена.

[1] Кистоунские копы – некомпетентные полицейские, герои серии немых фильмов американского режиссера и кинопродюсера Мака Сеннета, снятых в 1912 г.

Источник: DigitalLandfill