Что не написано пером

Константин Ушаков

Представить себе любую современную организацию - будь то пра­вительственная структура, научно-исследовательский институт, про­мышленное предприятие или торговая фирма - без великого мно­жества самой разнообразной документации невозможно. Значи­тельная часть повседневной деятельности каждого учреждения свя­зана с созданием, обработкой, движением, поиском и хранением документов. Периодически возникающие в обществе надежды на уменьшение количества распорядительных, отчетных, статистичес­ких или бухгалтерских бумаг, связанные, как правило, с крупными политическими потрясениями, умирают еще до того, как старые ка­бинеты власти заполняются новыми ее представителями.

Вне зависимости от своих масштабов, любой бизнес подвержен процессу обрастания всевозможными документами: по мере его развития количество обязательной и необходимой документации возрастает экспоненциально. На рутинную работу с документами тратится до 60% драгоценного времени руководства и персонала компаний. Специалисты корпорации Xerox подсчитали, что с решением проблем поиска нужных документов так или иначе связаны 30% перемещений сотрудников по офису, причем в общей сложности эти процедуры отнимают у них около одного месяца в год, а 15% бумажных документов безвозвратно теряются. На согласование документов направлены 60~70% совокупных усилий работников непроизводственной сферы, но несмотря на это 20-30% предусмотренных распорядительными документами заданий и поставленных в них задач вообще не выполняются и не решаются. Кроме того, общеизвестно, что для организации коллективной работы с бумажным документом необходимы его многократное (до 15-20 раз) копирование, доставка в различные структурные подразделения, проведение специальных совещаний, согласований, что отнимает немало времени. Не говоря уже о том, сколько часов требуется служащим и инженерно-техническим работникам всех уровней для получения действительно нужной информации из бумажных источников.

Безбумажная жизнь

Безусловно, традиционный документооборот в своей бумажной форме более привычен, а потому и живуч - несмотря на весь набор свойственных ему чрезвычайно существенных недостатков, которые, объективно говоря, с лихвой перекрывают преимущество его привычности. Бумажные документы отличаются длительностью сроков подготовки, согласования и утверждения; они занимают много места при хранении и требуют массу времени для обработки и поиска; процесс их движения и использования на разных этапах жизненного цикла очень трудно отслеживать; организация контроля их исполнения оказывается достаточно сложной и, как правило, малопродуктивной. С учетом этих и целого ряда других минусов традиционного документооборота его неэффективность и убыточность с каждым днем становятся все более очевидными. Настолько же явными становятся и преимущества систем электронной документации, перечень которых даже в самом общем виде выглядит весьма внушительно.

Подобные системы дают возможность обеспечить:

●  оперативность и взаимосогласованность всех процедур подготовки и оформления документов;

●  хранить их в электронной памяти, физические размеры которой несопоставимы с габаритами обычных документохранилищ;

●  осуществлять их поиск и обработку содержащейся в них информации по любым критериям с максимальной быстротой и точностью;

●  гарантировать регистрацию и учет, ведение каталогов и реестров документации по всем предусмотренным соответствующими нормами параметрам и характеристикам;

●  организовывать распределенное пользование документами в компьютерных сетях, разграничивая при этом права доступа пользователей к конкретным типам и видам документов;

●  вести обмен полнотекстовыми документами и их фрагментами посредством электронной почты;

●  контролировать ход исполнения постановлений и распоряжений на всех стадиях с одновременным формированием необходимых справок и отчетов.

При всех перечисленных качествах электронного документооборота едва ли не единственным их изъяном, на который упорно продолжают ссылаться сторонники «архаического бумаготворчества», является опасность возникновения каких-либо критичных сбоев в компьютерных системах и сетях. Однако если такая опасность действительно существует, она может быть сведена к минимуму тщательным соблюдением общепринятых правил информационной безопасности, в частности, резервное копирование данных и установка барьеров на пути к несанкционированному с ними обращению.

По экспертным оценкам, электронизация делопроизводства в компании способствует повышению производительности труда сотрудников на 25~50%, а время обработки одного документа сокращается более чем на 75%. Оправдывая сравнительно высокую стоимость современных систем электронного документооборота (СЭД), их разработчики и поставщики приводят впечатляющие данные, подтвержденные экономическими расчетами и многочисленными примерами реальных внедрений. Они свидетельствуют о том, что затраты на внедрение этих систем окупаются за срок от шести месяцев до полутора лет, в зависимости от масштабов предприятия и уровня его изначальной компьютеризованности. Эти данные и примеры относятся пока главным образом к деятельности крупных фирм, но сейчас организацией электронного документооборота все активнее интересуются компании среднего и малого бизнеса, которые лучше всех умеют считать свои деньги.

Несмотря на то, что в нашей стране первые системы электронного документооборота начали применяться еще в конце 80-х - начале 90-х годов, отечественный рынок СЭД до сих пор продолжает оставаться малоизученным и в значительной степени информационно закрытым, отмечают в своем обзоре этого рынка эксперты компании CNews Analytics. Сведения о распространении СЭД на предприятиях и в организациях России публикуются фрагментарно, отсутствует четкая сегментация рынка, систем и игроков, изучение структуры потребительского спроса проводится избирательно по отношению к отдельным системам, а размеры рынка определяются, как правило, самими его участниками на основе данных о собственных внедрениях. Однако это не является препятствием для появления на рынке новых игроков и создания специализированных компаний на базе департаментов, занимающихся разработкой СЭД. Такие системы составляют сейчас один из наиболее перспективных и растущих сегментов рынка корпоративного программного обеспечения: в 2006 г. его объем достиг почти 145 млн долл., общее количество автоматизированных рабочих мест превысило 800 тыс., а предприятий-пользователей - 11 тыс. Ожидается, что в нынешнем году этот сегмент увеличится еще, как минимум, на 30 млн долл. и в дальнейшей обозримой перспективе будет возрастать на 20-25% в год.

Спектр представленных на нашем рынке систем электронного документооборота достаточно широк - от больших полнофункциональных решений (представляющих собой среды разработок) мировых лидеров - EMC Documentum, Hummingbird Connectivity или IBM Lotus - до самых простых и недорогих «коробочных» продуктов. Однако большую часть рыночного пространства занимают сейчас продукты, созданные российскими разработчиками на собственных платформах. В числе главных российских поставщиков СЭД - широко известные отечественные ИТ-компании: «1С», Cognitive Technologies, ЭОС («Электронные офисные системы»), «АйТи», DocsVision, Directum, «Гарант Интернэшнл», «ИнтерТраст» и др.

Но поскольку основной набор операционных возможностей, которыми располагает большинство предлагаемых систем, особым разнообразием не отличается, специалисты советуют потребителям при выборе внедряемого решения ориентироваться не столько на объявленное разработчиками наличие тех или иных функций, сколько на используемый ими подход к реализации этих функций.

Размышляя над различными аспектами оптимального выбора системы, нельзя упускать из виду, что решения всемирно признанных авторитетов кажутся более надежными. Сами по себе системы документооборота в таких случаях являются не более чем адаптивной надстройкой над готовыми базами данных. С другой стороны, программы с собственной СУБД обычно не требуют особых условий установки и эксплуатации, как и покупки и внедрения дополнительного программного обеспечения сторонних разработчиков. Как следствие, бесспорными преимуществами отечественных разработок СУБД являются их сравнительная дешевизна и экономичность. Но сосредоточиваясь на экономичности, надо помнить, что самые недорогие «коробочные» программные продукты имеют существенный недостаток - стандартность. Зачастую сложный делопроизводственный процесс не может быть реализован-с помощью подобного продукта именно из-за ограниченности предусмотренного в нем типового набора функций. Хорошо написанная система должна быть легко масштабируемой - функционировать как на одном рабочем месте делопроизводителя, так и в более широких пределах, независимо от объема и сложности информационных потоков. Универсальная система должна быть исходно рассчитана на работу в рамках и небольшого отдела, например канцелярии, и всей организации при усложненной схеме информационных потоков. Поэтому обеспечение возможности развертывания и расширения функций недорогих продуктов уже стало тенденцией в среде российских разработчиков, а особым признанием ныне пользуются те из них, кто вместе с практикой создания стандартизованных программ приобрел и опыт нестандартных внедрений.

Человеческий фактор

К пониманию неизбежности автоматизации документооборота бизнес уже пришел и в массе своей стоит на пороге выбора: стоит ли использовать узкоспециализированные системы для решения конкретных задач сейчас или изначально строить эти системы с учетом перспектив расширения их функционала и повышения эффективности. По оценкам аналитиков CNews, отечественный рынок ОД пока еще далек от насыщения, хотя порог вхождения для новых игроков с каждым годом становится все выше - требования к поставщикам решений растут, и это нормальный процесс. Еще один аспект развития рынка СЭД - на нем отсутствуют ярко выраженные лидеры, что связано не с незрелостью рынка, а с тем, что рынок СЭД охватывает много сегментов, и каждый из поставщиков специализируется в своих сегментах. К примеру, на российском рынке сегодня представлено около 50 поставщиков, а на зрелом рынке Германии работают 55 компаний - это говорит о том, что большая сегментация присуща и зрелым рынкам подобных систем. Основным потребителем решений СЭД являются государственные структуры, и можно прогнозировать, что в ближайшие два-три года это доминирование сохранится. Значительный интерес проявляют также управляющие компании, промышленные предприятия и финансовые учреждения. Если говорить о размерах предприятий, то СЭД в первую очередь использует крупный и средний бизнес, причем «средний» не по российским, а по европейским меркам, т. е. с оборотом около 100 млн долл. в год. В обозримой перспективе эксперты рынка ожидают окончательного снижения интереса к «сугубо канцелярским системам» и дальнейшего расширения функциональных возможностей СЭД в области автоматизации сложных бизнес-процессов.

В России пока не существует стандарта, регламентирующего требования к СЭД, хотя планы его создания вынашиваются уже давно, и работа в этом направлении с различной степенью результативности ведется сразу несколькими организациями. Развитие законодательно-нормативной базы не успевает ни за электронными документами, ни за СЭД. К сожалению, практически нет каких-либо рекомендаций общенационального уровня, способствующих эффективному внедрению в организациях электронного документооборота. Законодательство также гораздо медленнее охватывает сферу электронного документооборота, чем этого требует практика. В результате сплошь и рядом возникают ситуации, когда из-за слабой проработки правовых и организационных вопросов возможности закупаемых систем используются лишь частично.

Эксперты традиционно связывают недостаточно быстрое развитие российского рынка электронного документооборота с проблемами в области применения электронной цифровой подписи, которые и сегодня не решены. В то время как крупные компании и ряд госструктур готовы, в той или иной степени, внедрять системы электронного документооборота, государство не спешит принять электронные формы документов в качестве основы и закрепляет своими нормативными актами обязательное использование бумажных документов. До сих пор не приняты в полном объеме необходимые нормативные акты, которые определи бы статус электронных документов, регламенты и стандарты рабоы с ними. По коридорам Госдумы давно уже бродит проект федерального закона «Об электронном документе», однако перспективы его принятия пока неясны.

Впрочем, за последние два года некоторые благоприятные перемены в вопросах применения электронной цифровой подписи в России все же наблюдались. Так, по данным компании АНК, объем использования электронной цифровой подписи с 2004 по 2006 годы увеличился на целых 230% среди юридических лиц и только на 45% - среди физических. Юридические лица сегодня используют электронную цифровую подпись в основном для сдачи налоговой отчетности, банкинга и электронной торговли. Кроме того, ЭЦП применяется во внутрикорпоративном электронном документообороте, при взаимодействии компаний с госструктурами, идентификации в сетях VPN и в сфере здравоохранения физических лиц ЭЦП, видимо, еще не скоро перейдет в категорию массовых услуг. По мнению экспертов АНК, это может произойти мь через пять-десять лет.

Однако самая серьезная и болезненная проблема внедрения систем электронного документооборота в корпоративную практику связана все же с «человеческим фактором»: как заставить людей перестроиться и дисциплинированно работать в изменяемых этими системами условиях? В реальной жизни очень трудно найти прецеденты того, что человек, научившись использовать преимущества электронного документооборота, был бы недоволен переходом от традиционного «бумаготворчества» к СЭД. Но поскольку электронный документооборот - дело новое, и ранее в большинстве организаций подобными вещами никто никогда не занимался, приходится ломать формировавшиеся годами привычки. Желательно, чтобы это происходило системно и полномасштабно. Нужен комплекс мер, который позволит преодолеть противодействие персонала. В любом случае для успеха внедрения обязательно, чтобы в нем было в достаточной мере заинтересовано руководство компании, активно продвигающее этот процесс сверху. Однако только административных мер при внедрении систем ЭД недостаточно. Очень важно хорошо подготовить весь персонал компании: пользователей, технологов, администраторов для работы с системой, четко сформулировать для них цели внедрения ЭД и описать их обязанности по работе с системой. С большой степенью уверенности можно сказать, что успехи внедрения СЭД лежат скорее в области управления и психологии, а не в сфере функциональности самой системы.

Тем временем, сами разработчики СЭД, в один голос констатируя наметившийся прогресс в готовности корпоративных клиентов к восприятию их продукции, не менее единодушно считают ретроградство руководителей компаний главным препятствием, мешающим успешному внедрению и использованию систем электронного документооборота и управления знаниями. Именно руководители многих предприятий и организаций, привыкшие работать в условиях «мутной воды» канцеляризма и с нескрываемой опаской относящиеся к перспективе систематизации документальных процессов, стремятся проигнорировать необходимость электронизации бизнеса.

Максим Галимов, заместитель директора по перспективным исследованиям компании Directum

При автоматизации документооборота в организации, хочется нам того или нет, происходит смена концепции управления документами. Причина, в частности, в том, что электронные документы всегда предоставляют нам новые возможности: их легче хранить и проще искать, ими удобно обмениваться. Возникают новые задачи, например, обмен только электронными документами между организациями, преобразование документов в электронный вид или максимально быстрый поиск электронного документа по бумажному и наоборот.

Само понятие документа с переходом его в электронный формат значительно расширяется. Последние тенденции в области создания национальных и международных законов и стандартов подтверждают это. Сегодня

документ - не только официальная бумага, но и любой другой материал, значимый для деятельности организации. Благодаря автоматизации становится возможным управление большими архивами документов, при этом, разумеется, возрастает роль методов и средств их хранения и обработки. Очень важно обеспечить сохранность, безопасность, быстрый доступ к информации.

Другим весомым преимуществом документа в электронной форме является возможность организации коллективной работы над ним, в том числе с применением механизмов workflow.

Зачастую наличие workflow даже приводит к отказу от некоторых традиционных видов документов, например служебных записок. И самое главное - workflow помогает структурировать и формализовать типовые маршруты прохождения документов, решение типовых бизнес-задач. По своему опыту могу сказать - чем чаще используются типовые маршруты, тем больше хочется применять их для новых задач. Поэтому очень важно уметь быстро настраивать новые маршруты, используя существующие библиотеки блоков и ролей.

Источник: CIO, № 11, ноябрь 2007