Что волнует компании в период активного развития электронного документооборота

В начале сентября состоялась конференция Russian Enterprise Summit 2016. В ней приняли участие больше 150 представителей организаций, для которых ECM, СЭД и ЭДО – не просто аббревиатура, а системы, которые помогают их бизнесу, решают задачи автоматизации и упрощения внутренних бизнес-процессов.

Работа в единой информационной среде

Государство сейчас является движущей силой электронного документооборота и в законодательном плане, и в плане реализации масштабных проектов. Поэтому вполне логично, что открывал конференцию представитель ФНС, который напомнил слушателям о том, как зарождался юридически значимый документооборот в России и привел немного статистики.

Предпосылки работы в единой информационной среде заданы и для G2G, B2G и для B2B. Теперь необходимо их воплощать. При этом, конечно, необходимо преодолевать некие препятствия, которые тормозят процесс. Сюда можно отнести проблемы роуминга операторов и разобщенности данных.

О решении проблемы данных рассказал представитель Федерального казначейства – Дмитрий Коновалов. Он поделился нюансами проекта по созданию ГИС «Единая информационная среда». Дмитрий рассказал участникам конференции о предпосылках проекта: неактуальные данные и отсутствие связей по ним, великое многообразие форматов, а также множественное дублирование информации – все это привело к необходимости создания единой информационной среды. Используя эту систему, органы власти могут быть уверены в актуальности данных, которые имеют корректные связи между собой и возможность одномоментного доступа для разных ведомств, при этом также доступны и правовые статусы данных. Все вышеперечисленное достигается за счет определения информационного ресурса формирования эталонных данных. Так, например, формирование эталона для ФИО происходит в ЗАГС, а на остальные ресурсы производится дублирование данных с правовыми статусами. Сейчас проект на стадии внедрения, и его окончание планируется в 2018 г., но уже в 2017 первые ключевые информационные ресурсы начнут активно использовать новый функционал.

Импортозамещение

Стоит выделить еще одну тенденцию. Всё чаще компании хотят иметь возможность самостоятельно развивать свою систему, независимо от вендора, реализовывать собственные доработки и порой даже проектировать свои модули на базе ECM-систем. Таким образом, платформы, которые предоставляют, например, свои API для заказчиков, явно идут в приоритете по сравнению с остальными.

Отражением такой ситуации стал доклад Алексея Чана, заместителя начальника управления информатизации Администрации Южно-Сахалинска об опыте внедрения СЭД. Важным фактором при выборе поставщика была «борьба с зависимостью от поставщика». При выборе делался акцент на свободном ПО, использовании веб-интерфейса системы и возможности самостоятельных доработок.

Сейчас все больше компаний склоняются к тонкому клиенту и ставят этот фактор чуть ли не ключевым при выборе системы. Определенно свои плюсы в нем есть. Сотрудники не привязаны к рабочим местам и могут работать удаленно, визуальный интерфейс более гибок и может настраиваться более индивидуально. Но может всплыть и ряд технических ограничений, который может помешать полноценной работе пользователя. В любом случае вопрос остается открытым и, скорее, для обсуждения в рамках грядущих мероприятий.

Сквозные процессы

ИТ-директор АО «Росгеология» Алексей Петров поделился опытом внедрения СЭД в быстрорастущем холдинге.  Для организаций с распределенной структурой, а в АО «Росгеология» насчитывается 63 предприятия, которые распределены по 8 федеральным округам, при выборе СЭД очень резко встает вопрос масштабируемости и дальнейшего администрирования системы холдинга. Помимо этого, не стоит забывать и об отказоустойчивости системы. По результатам внедрения СЭД был автоматизирован обмен документами между организациями, при этом сохранилась обособленность каждой. 

Получил большое внимание и доклад Романа Гришина из OCS Distribution. Роман рассказал о предпосылках и внедрении юридически значимого документооборота с дистрибьюторами. Немного истории. Напомню, что первооткрывателем подобного обмена в России считается сфера ритейла. Вот уже более 3-х лет такие мастодонты, как x5 Retail Group, Metro Cash & Carry и другие торговые сети активно обмениваются первичными учетными документами со своими поставщиками. Но реализуемо ли это в работе с дистрибьюторами, готовы ли они будут пойти на уступки для поставщика товара и перейти на обмен без бумаги? Как показала практика OCS, это достаточно сложно, ведь зоны влияния у поставщиков на своих дистрибьюторов гораздо меньше, чем у сетей на своих контрагентов. На данный момент OCS смогли подключить меньше 1% всех своих партнеров, а их у компании более 8 000. Так что же, у электронного документооборота нет будущего? Обсудим этот вопрос детальнее.

Внешний электронный документооборот и роуминг

Прошло уже почти 5 лет с момента вступления в силу всех необходимых приказов, регулирующих внешний электронный документооборот, работу с электронной подписью и форматы документов, но многие организации с опаской смотрят на этот процесс.

При этом на конференции представитель ФНС в своем докладе как раз и напомнил нам про статистику сдачи отчетности. Так в 2002 году лишь 0,46% всех организаций направляли свою отчетность в налоговую и другие инстанции в электронном виде, тогда как к 2009 году процент перевалил за 50. Ну а в наше время представить себе этот процесс на бумаге уже практически абсурдно. Так же и в вопросе ЮЗДО – за ним будущее.

Возможно, для некоторых компаний останавливающим фактором является роуминг между операторами. Количество аккредитованных ФНС операторов сейчас равно 51-одной компании (с подробным перечнем можно ознакомиться на сайте ФНС).

Как наладить роуминг с каждым, как обеспечить возможности обмена всех со всеми? Как помочь компаниям в России безболезненно перейти на электронный обмен? Здесь нам на помощь вновь приходит законодательство, а именно Приказ Минфина от 10.11.2015 174н, в котором прописано, что «Оператор электронного документооборота обязан обеспечить взаимодействие продавца и покупателя при выставлении и получении счетов-фактур в электронной форме (при необходимости через Оператора электронного документооборота, заключившего договор с другой стороной сделки)».

Следующим шагом стало создание роуминговых центров, которые позволят компаниям осуществлять межоператорский обмен документацией, при этом не тратя время и средства на то, чтобы договориться с операторами о роуминге самостоятельно. Ведь до этого времени роуминг действительно был проблемой и стопором для обмена документами с электронной подписью. Операторы не всегда могли договориться, законодательно это никак не регулировалось, и в первую очередь страдали компании, находясь между двух операторских огней. Будем следить за развитием событий, но, уверена, что создание роуминговых центров сподвигнет компании к скорейшему переходу на безбумажный обмен.

Тема роуминга обсуждалась на одном из круглых столов RECS2016. Организаторы пригласили к участию как операторов ЭДО, так и представителей роуминговых центров. Все те же наболевшие вопросы звучали от организаторов и участников конференции. Представители операторов активно отвечали на вопросы и вселили-таки надежду в слушателей на то, что шансы оказаться, как гласит лозунг, «Без бумаги – к 2020году» у нас есть, и они весьма оптимистичны. Что ж, через 4 года посмотрим!

Все материалы конференции также доступны на сайте для более детального ознакомления.