Цифровизация бухгалтерии: от электронных документов к искусственному интеллекту

Ещё 15 лет назад работодателям был нужен бухгалтер, «уверенно работающий на компьютере». Со временем требование изменилось – вместо него в вакансиях появилось владение конкретными системами и сервисами. И хотя цифровизация оказала влияние на компетенции бухгалтера и усложнила поиск работы, она также избавила его от ненавистной рутины.

Для многих компаний в России цифровизация началась с бухгалтерии. И это логично: именно работа в этом отделе связана с огромными объёмами данных, множеством бумажных документов и трудоёмких операций. Цифровизация бухгалтерии была неизбежной, а первой системой автоматизации здесь стала 1С.

Прошло много лет, теперь системы упрощают не только бухгалтерский учёт. Цифровизация позволила посмотреть на задачи шире, в том числе ускорить процессы создания, согласования, обработки и хранения документов. Рассмотрим лишь часть цифровых инструментов, о которых нужно знать бухгалтеру.

Согласование счетов

Современные системы позволяют согласовывать счета и другие бухгалтерские документы в электронном формате. В них же можно отслеживать статусы и решения: какому сотруднику отправлена задача, рассмотрен документ или нет, принято ли решение об оплате и т.д.

Вся информация доступна в системе – достаточно сделать пару кликов, при этом бумажные оригиналы не испортятся и не потеряются в процессе согласований. Решение «оплатить» бухгалтер видит сразу, как только оно принято, а значит промедлений в оплате становится намного меньше.

Электронные авансовые отчёты

Оформить и согласовать документы по командировке – часто сложное и трудозатратное дело в компании. Упростить его для бухгалтера и сотрудника, который вернулся из рабочей поездки, можно, но только если максимально перевести процесс в цифру. К счастью, на рынке уже есть решения, которые позволяют сделать это.

Так, полная автоматизация процесса может начаться уже на этапе подачи заявления на командировку сотрудником, а закончиться – оформлением проводки в учётной системе бухгалтером. На каждом из этапов можно подключать сервисы искусственного интеллекта. Например, они смогут извлечь информацию, которая нужна для заполнения авансового отчёта, из скан-копий счёта гостиницы или авиабилета. Вид документ, дата, ФИО сотрудника и другие данные подставятся в отчёт автоматически. Более того, заполнится таблица расходов и рассчитается общая сумма, остаток и другие значения.

Обработка входящих документов

Комплексная цифровизация бухгалтерии всё чаще включает решения для автоматического распознавания данных. Один из примеров их использования – обработка входящих учётных документов.

На практике это выглядит так. На email, в сервис обмена или на сканирующее устройство поступает фото или оригинал документа. Умная система распознает необходимые данные и вид документа, проводит проверку наличия обязательных реквизитов и сопоставление номенклатуры. Далее по этой информации сервисы ИИ могут отправить документ необходимому сотруднику, а также распознать тип хозяйственной операции, статью затрат и т.д.

Финансовый и долговременный архивы

Цифровизацию бухгалтерского учёта невозможно представить без организованного хранения электронных документов в единой системе. Это позволяет легко находить нужный документ и комплекты, в том числе при налоговой проверке.

Некоторые учётные документы требуется хранить постоянно. Сделать это можно как по-старому – на бумаге и в шкафах, так и по-новому – используя электронный долговременный архив. Законодательство разрешает делать с учётом соблюдения нескольких требований.

И это ещё не всё

Чтобы провести цифровизацию бухгалтерии полноценно, потребуется внедрить не только эти, но и другие инструменты – для решения иных задач. Таким систем и сервисов уже много, при этом количество новых увеличивается с каждым годом. Главное в этом разнообразии – правильно оценить, насколько нужны конкретные инструменты вашей компании и смогут ли они окупить себя. Но это уже совсем другая история.