Цифровизация транспортных компаний. История «Байкал-Сервис ТК»

Перевозки грузов – по-прежнему клондайк для автоматизации бизнеса. Как и для чего транспортные компании переходят в цифру, в интервью ECM-Journal рассказали ИТ-руководители ООО «Байкал-Сервис ТК» – одного из лидеров рынка РФ и СНГ.

«Байкал-Сервис ТК» специализируется на доставке сборных грузов по России и ближнему зарубежью (Казахстан, Белоруссия, Кыргызстан). Компания работает на рынке с 1994 года. Основной профиль – автомобильные грузоперевозки, услуги складской логистики, доставки в маркетплейсы и гипермаркеты, авиа и контейнерные перевозки. В распоряжении компании более 150 терминалов под ответственное хранение. «Байкал-Сервис ТК» присутствует более чем в 300 городах, в 116 из них открыты филиалы.

ECM-Journal: Что сегодня понимают под термином «цифровая трансформация» компании в вашей отрасли?

Сергей Майдебура, директор по цифровой трансформации «Байкал-Сервис ТК»: За последние десятилетия понятие «цифровизация» (как и «цифровая трансформация») не раз меняло смысл и содержание. Условный переход с «эксель» на автоматизированную базу данных, конечно, не отражает современных реалий.

Дело не только в автоматизации и ускорении производственных процессов. Цифровизация должна обязательно идти в сопряжении с внешними процессами, которые влияют на жизнь компании: продажами, работой с клиентами, взаимодействием с государственными органами и т.д.

Сегодня цифровые технологии помогают грамотно использовать информацию о рынке, проблемах и потребностях заказчиков, повышать эффективность внутренних процессов, улучшать работу с партнёрами. Цифровизация влечёт комплексное изменение подходов к оказанию услуг, смещение фокуса на информационные технологии, которые перестают быть просто инструментом бизнеса, а сами становятся бизнесом. Банально повторять, но сегодня цифровизация – неизбежность. В современном мире без внедрения таких решений компания не сможет быть конкурентоспособной в своей отрасли.

ECM-Journal: Расскажите о своём опыте – какие бизнес-процессы переводили в цифру? И почему именно их?

Роман Юскаев, заместитель директора департамента ИТ: Оцифровка бизнес-процессов позволяет сделать их более прозрачными и менее трудоёмкими, повысить скорость и качество производственных операций.

Складская обработка груза в сборных перевозках – один из ключевых этапов производственного процесса. Полноценная автоматизация и цифровизация складских операций в нашей компании началась в 2017 году с внедрения терминалов сбора данных (ТСД) и QR-кодирования грузов.

Мы намеренно выбрали технологию QR-кодирования, потому что линейные (одномерные) коды вмещают всего до 20-30 символов, в то время как матричные (двухмерные) кодируют увеличенный на пару порядков объём информации. Кроме того, они могут быть прочитаны с любой стороны под разными углами и имеют хороший механизм защиты от повреждений. После внедрения этой технологии каждый груз маркируется специальным QR-кодом, в который можно занести информацию о его характеристиках, получателе и отправителе и т.д.

В рамках этого проекта были оцифрованы операции, связанные с приёмкой и выгрузкой грузов, инвентаризацией ТМЦ, учётом паллетных бортов. Кроме того, мы автоматизировали адресное хранение на складах и наладили онлайн-фотографирование грузов на всех этапах транспортировки. Благодаря этому чуть позднее у клиентов в личном кабинете появилась возможность видеть фото своих грузов на всех этапах транспортировки.

С внедрением новой технологии процесс сдачи и выдачи грузов на складах ускорился. Сегодня время обслуживания одного клиента на оформлении не превышает, как правило, 4 минут (при безналичном расчете – 2 минут). А если клиент решит воспользоваться бесплатным сервисом «экспресс-выдачи» груза, уведомив компанию в личном кабинете о времени прибытия на терминал, то получить груз он сможет сразу по прибытии на склад.

ECM-Journal: Какие проекты ещё считаете знаковыми для себя и показательными для отрасли в целом?

Роман Юскаев: Ещё одним кейсом, связанным с «оцифровкой» бизнес-процессов, может служить проект, который позволил усовершенствовать систему оповещения по забору/доставке грузов.

Как показывают наши опросы, когда клиент заказывает, к примеру, услугу по забору груза со склада отправителя, он хочет быть уверенным в том, что водителем-экспедитором в назначенное время груз принят, передан на склад, оформлен и отправлен. Раньше далеко не всегда клиент сразу получал обратную связь от компании о том, что груз принят к перевозке. Иногда эта информация приходила ему в тот же день, а иногда и на следующий. Тогда как клиент хотел получать информацию о заборе груза в тот промежуток времени, на который был назначен забор, допустим, с 9.00 до 14.00.

Бывали случаи, когда отправитель подводил клиента, не сдавал груз в назначенный день на отправку. Чтобы устранить эту проблему и клиентскую «боль», совместно с нашим ИТ-подрядчиком было разработано специальное мобильное приложение для установки на телефоны водителей-экспедиторов. С его помощью они фиксируют этапы работы с грузом, в частности, отмечают время забора у отправителя, после чего клиенту в режиме реального времени направляется оповещение с фотографией о том, что забор выполнен.

Реализация проекта шла поэтапно во всей региональной сети – это 116 филиалов. На разработку софта и запуск в Москве ушло примерно 1,5 месяца. Ещё полгода ушло на тиражирование нового процесса по всей стране. Обучение новому функционалу прошли свыше тысячи водителей и логистов. К настоящему времени все водители-экспедиторы, работающие на постоянной основе, используют приложение, а общее число заявок, попадающих под мгновенное оповещение, составляет 70-75%.

ECM-Journal: Какие факторы, на ваш взгляд, позволяют ускорить цифровую трансформацию в грузоперевозках?

Сергей Майдебура: Важно понимать, что цифровая трансформация — это не столько про ИТ, сколько про людей. Один из важнейших признаков успешного её проведения – изменение сознания сотрудников компании.

Поменять бизнес-процесс просто, сложно донести нововведение до людей, замотивировать их принять его. А без этого даже самый крутой бизнес-процесс работать не будет. Если сотрудники не знают или не хотят взаимодействовать с новыми инструментами, они не будут их использовать. Это значит, что никакого смысла в их внедрении нет. Компания потратит бюджет, а результат не получит.

Цифровизация сама по себе ни в коем случае не является целью. Важно, чтобы это процесс проходил осознанно, потому что должна быть конечная цель, а именно – качественный переход в новое состояние.

Фото спикеров: ИКС Медиа, logistics.ru.