"Дао" автоматизированных бизнес-процессов
Когда число автоматизируемых процессов достигает полусотни, вы даже не пытаетесь в них ориентироваться и начинаете избегать создавать задачи по ним.
Представьте:
ваша компания внедрила модуль управления бизнес-процессами. Работает десяток
типовых процессов, все вокруг довольны: если кому-то хочется решить какую-то
задачу, он вспомнит, что для этого имеется типовой маршрут и создаст задачу по
нему.
Но пользователи системы вошли во вкус, и теперь у них тысячи идей, как использовать новые возможности. По их пожеланиям бизнес-аналитиками и разработчиками добавлено еще двадцать типовых маршрутов. Теперь уже надо долго вспоминать, автоматизирован ли нужный процесс или пока нет. Вы ищете среди как-то сгруппированных тридцати процессов нужный вам, и либо находите, либо не находите. Часто вам говорят, что для решения вашей задачи существует типовой маршрут, вы просто его не нашли. Вы постепенно запоминаете десять-пятнадцать часто используемых вами маршрутов, в остальных ориентируетесь слабо.
Когда число автоматизируемых процессов достигает полусотни, вы даже не пытаетесь в них ориентироваться и начинаете избегать создавать задачи по ним. В конце концов либо волевое руководство принудит вас использовать типовые маршруты правильно, либо система бесславно прекратит работать.
Выходов вижу несколько.
Во-первых, нужно усиливать возможности поиска маршрутов: описывать их, давать возможность искать среди них нужный по ключевым словам.
Во-вторых, нужно по возможности сокращать число маршрутов за счет их усложнения или делать «сверх-маршруты» (например, согласование договора и оплаты по нему делать в одном маршруте).
В-третьих, нужно лучше группировать маршруты, делая не один, а два или три уровня группировки.
В-четвертых, четче «нацеливать» типовые маршруты, предлагая их только тем пользователям, которым они реально нужны.
В-пятых, периодически напоминать пользователям о новых и старых маршрутах, о том, что и для чего применяется. И, чтобы лучше запоминали, приводить примеры использования, снабжать иллюстрациями. Кстати, здесь можно поговорить о роли в этом процессе бизнес-аналитика, но это тема отдельной беседы.
Комментарии 2
Типовых маршрутов должно быть почти "на каждый чих", чтобы пользователь точно знал - надо искать в типовом маршруте.
Сокращать число маршрутов за счет их усложнения - выход плохой, постепенно в таком маршруте ориентироваться и вносить изменения будет просто непосильной задачей. Еще ведь нужно, чтобы обычный пользователь мог схемы посмотреть и примерно понять, как этот маршрут работает.
Безусловно, нужно добавлять возможностиь выбора типовых маршрутов, причем используя все перечисленные методы (поиск, группировку, ограничение прав). А по поводу примеров и иллюстраций - так это инструкция должна быть на каждый процесс, сопровождаемый типовым маршрутом.
Кстати, аналогичная проблема возникает с использованием шаблонов документов...
Все-таки, если говорить о роли бизнес-аналитика, насколько она востребована? Практически во всех крупных предприятиях в Голландии (где мы были) и даже в одном небольшом нам сообщали, что есть специальный человек, который следит за актуальностью бизнес-процессов и всегда может сказать, что и как нужно сделать в том или ином случае. И он может работать в частности как справочная (в том, что касается протекания бизнес-процессов). По-моему, это как раз человек из группы бизнес-аналитика или даже он сам.