Давайте знакомиться с ECM

В октябре проект DOCFLOW выпустил Обзор полезных рекомендаций и успешных практик на тему «Знакомство с ECM», предназначенный «для специалистов, заинтересованных в получении знаний по теме электронного документооборота и управления информационными ресурсами». Как задумывалось изначально – этот обзор стал первым из серии подобных тематических подборок, помогающих специалистам быстро погрузиться в предметную область управления корпоративным контентом. Ну а поскольку речь идет о «знакомстве с ECM», то первый выпущенный Toolkit содержал базовые знания и рекомендации экспертов по теме ECM.

В целом, одной из основных особенностей обзора стал значительный акцент на проблематику внедрения ECM-решений, что во многом подтверждает тезис, принимаемый большинством консультантов, – о первостепенной важности грамотного внедрения для того, чтобы  ECM в компании «прижилась». Вводная часть обзора «Что такое ECM» уже подходит к рассмотрению ECM как стратегии, то есть с концептуальной, а не технологической стороны вопроса. (Не буду повторять предыдущих комментаторов в том, что в части определений обзор содержит западный, хоть и небезынтересный взгляд на управление информационными ресурсами). Так, например, в статье «ECM стратегия» выделяются четыре области, наиболее значимые с точки зрения ECM-политики:

●    соответствие требованиям регулирования (Compliance);

●    коллективная работа (Collaboration);

●    обеспечение непрерывности производственных процессов (Continuity);

●    управление расходами (Cost)

А успешное управление этими областями уже предполагает значительную организационную подготовку.

Вторая и третья части обзора посвящены вопросам подготовки к внедрению ECM-системы: какую информацию необходимо собрать до запуска внедрения, как подготовить персонал к работе с системой, как грамотно организовать продвижение проекта на уровне компании, а также – как оценить эффект и риски проекта и избежать наиболее типичных ошибок внедрения. Многие изложенные рекомендации являются адаптацией статей экспертов AIIM и, что характерно для западных блогов, отличаются жестко структурированной подачей информации (достаточно посмотреть на заголовки: «8 способов продвижения вашего ECM-проекта», «5 шагов к ускоренному внедрению ECM-системы»). Несмотря на ссылку на западную практику, экспертные мнения подобраны достаточно универсальные и во многом актуальны для российских компаний. Однако на фоне этих материалов статьи членов экспертного совета DOCFLOW выглядят особенно интересно, поскольку содержат примеры и статистику, основанную именно на российской практике внедрений. И, пожалуй, главным недостатком обзора можно назвать небольшое количество статей именно российских экспертов (помимо, разумеется, ссылок на актуальные вебинары DOCFLOW, которые тоже вошли в toolkit).

Также в октябрьскую подборку не вошла, как изначально планировалось, глава под названием  «Ситуация на рынке ECM сегодня», содержащая результаты исследований проекта DOCFLOW. Во многом это позволило бы дополнить нехватку российского взгляда на ECM и именно российской практики. Впрочем, как говорят сами представители DOCFLOW, этот материал войдет в следующий перевыпуск обзора. В целом, с точки зрения сотрудника компании-вендора, было бы интересно услышать – насколько эта подборка и этот формат были интересны тем, кому обзор адресован – специалистам, только погружающимся в тему ECM?