5 основных российских трендов в ECM 2023

Редакция ECM-Journal опубликовала перевод статьи западного эксперта Хайссама Абдул Малака «11 трендов управления документами в 2023 году».

Вот эти тренды кратко:

1 — Использование облачных хранилищ
2 — Более широкое использование ИИ
3 — Использование блокчейна для обеспечения безопасности данных
4 — Автоматическая классификация документов
5 — Федеративный поиск
6 — Автоматизация бизнес-процессов
7 — Использование технологий RPA
8 — Легкое взаимодействие
9 — Настройка интеграции с разными системами
10 — Отказ от изолированного хранения документов
11 — Гибкий интерфейс и пользовательский опыт

Мы попросили прокомментировать эти тренды российского специалиста. Его мнение читайте ниже.

Иван Агапов

Руководитель направления развития бизнеса компании Directum

Перечисленные в статье задачи и потребности действительно имеют место быть, но большую их часть я бы не стал обозначать словом «тренды». Скорее это те базовые требования, которые сейчас предъявляются к корпоративным информационным системам по управлению процессами и документооборотом и которые сформировались «эволюционным» путем.

Возьмем для примера автоматическую классификацию документов: если речь о структурированном цифровом документе или о неструктурированном, у которого есть карточка с необходимыми данными, вид определится автоматически. Конечно, современные ИС могут классифицировать и бумажные документы с помощью инструментов ИИ, но всё же я бы не сказал, что это тренд, скорее — один из процессов, который идет в фоновом режиме.

То же самое справедливо по отношению к федеративному поиску. Действительно, это удобный инструмент, и компания Directum предлагает свой продукт Smart Search, который помогает искать информацию сразу по всем системам, используемым в компании. Настройка «умного поиска» — это тоже одна из возможных задач, а не тренд.

Автоматизация бизнес-процессов действительно не теряет своей актуальности, но в той же степени этому вопросу уделяли внимание 10 лет назад, и он будет так же важен через 10 лет. Это можно сказать и о настройке интеграций корпоративных систем с другими решениями.

Что касается технологий RPA, то «шумиха» вокруг них в последнее время поутихла. Большинство заинтересованных сторон уже понимает, как и где можно их использовать. Технология вышла на плато продуктивности. Тоже не стал бы относить ее к трендовым — сегодня она отодвинулась на второй план.

Отдельно хотел бы остановиться на вопросах использования облаков. В России такой способ работы с системами и данными — сейчас точно не тренд, скорее наоборот. Средний и крупный бизнес использует программные продукты по модели SaaS, но только для некоторых ситуаций. Их ключевые корпоративные информационные системы, как правило, располагаются на серверах самого клиента. Что касается крупного бизнеса, с учетом потребности в импортонезависимости, рисков кибер-атак и угроз информационной безопасности его представители в нашей стране чаще делают выбор не в пользу облаков.

Вопрос хранения данных внутри информационной системы в России стоит довольно остро в связи с увеличением числа электронных документов. Здесь важно выстроить систему четкого управления оперативными и долговременными архивами как бумажных, так и электронных документов. В то же время пристальное внимание уделяется вопросам информационной безопасности, поэтому доступ к данным регулируется через назначение прав так, чтобы просматривать документы могли только определенные сотрудники.

5 трендов российского управления документами

Если говорить о тенденциях, характерных для российского рынка, я бы выделил пять основных.

1 — Распространение искусственного интеллекта

Это действительно тренд, и мы в компании Directum плотно работаем над развитием инструментов ИИ и их подключением к самым разным задачам. В 2022 году мы выпустили новый вариант поставки Directum RX Intelligence со встроенным интеллектом, который предлагает механизмы и возможности, готовые к использованию уже из «коробки».

2 — Импортозамещение

О нём говорили и до событий 2022 года, а после у компаний просто не осталось выбора — нужно переходить на отечественное ПО. Процесс этот длительный и будет идти еще не один год.

3 — Больше видов цифровых документов

Всё больше видов документов и процессов становятся полностью электронными (законодательно и на практике). За последнее время в цифру перешли кадровые документы, внутренняя первичка, транспортные накладные. Перечень всё время расширяется. Поэтому все более актуальной становится тема долговременного хранения цифровых активов.

4 — Шире охват цифрового взаимодействия

Цифровые процессы распространяются даже на сотрудников, не работающих за компьютером на постоянной основе, — производственных, «полевых». Их подключают к электронному обмену данными с помощью мобильных устройств или инфокиосков, например, для подписания электронных кадровых документов.

5 — Low-code + No-code

Развитие low-code/no-code функциональности КИС для создания настраиваемых решений и пользовательских интерфейсов, в которых легко выстроить логику бизнес-процессов под конкретные задачи каждой компании. В системе Directum RX вся адаптация поделена на два уровня: low-code-разработка и no-code-настройка. Сложная логика остается за программистом, а настройка — за аналитиком. Такой подход позволяет быстро стартовать работу с системой при минимальной начальной адаптации, так как базовую настройку аналитик или ведущий пользователь производит самостоятельно, и для этого ему не нужно владеть навыками программирования.