Константин Истомин, Directum: Компании выбирают комплекс готовых ИТ-решений

Исполнительный директор компании Directum рассказал, как пандемия отразилась на рынке ECM, какие тренды продиктовала новая реальность и почему решения на базе искусственного интеллекта сейчас так востребованы бизнесом.

– Как пандемия COVID-19 повлияла на компанию Directum и отношения с клиентами? Как рынок СЭД/ECM пережил карантин 2020 года и переход клиентов на удалёнку?

– Продукты Directum направлены в первую очередь на крупные и средние компании, которые за время карантина пострадали меньше, чем малый бизнес. Но несмотря на это наша команда почувствовала, что потенциальные клиенты начали осторожнее относиться к новым проектам. Хотя это быстро прошло: когда бизнес «акклиматизировался» к условиям удалёнки, активность возобновилась.  И пусть живых встреч между нами и клиентами стало меньше, зато компании, ранее выбиравшие исключительно очное общение, изменили своё отношение к этому формату. Они согласились на онлайн-взаимодействие и на удалённое внедрение.

Пандемия и перевод сотрудников на удалёнку спровоцировали бизнес начать внедрение ИТ-продуктов. Появился интерес к электронному документообороту, многие компании отказались от бумажного обмена договорами и первичными учётными документами в работе с контрагентами. Цифровизация затронула и организационно-распорядительный документооборот, так как появилась необходимость заменить на приказах собственноручную подпись электронной.

Если рассматривать переход на дистанционную работу самой компании Directum, он прошёл безболезненно. В нашей организации все процессы с помощью наших же продуктов уже цифровизированы, поэтому особых сложностей при выстраивании онлайн-взаимодействия не возникло.

– Какие тренды, продиктованные новой «ковидной» реальностью, сформировались в бизнесе?

– Компании циклического сектора, с одной стороны, затормозили экономическую активность, урезали бюджеты. С другой – продолжили развивать цифровизацию, в том числе новые проекты. Правда, приоритеты всё-таки пересмотрели.

У коллегиальных органов тоже изменился подход к работе. Если раньше многие наши клиенты собирались очно, то сейчас это правило отошло на второй план. Компании внедряют инструменты для видеоконференций, средства параллельного редактирования документов, мобильные решения. Всё это позволяет оперативно общаться, быстро вносить правки одновременно нескольким пользователям и при этом не быть привязанным к персональному компьютеру.

Цифровизация не обошла стороной и сферу корпоративных услуг. Разгрузить сервисных специалистов, сделать работу сотрудников удобнее и повысить контроль при обращении помогают порталы самообслуживания и личные кабинеты.

– Топовая тема последнего времени – цифровизация кадровых процессов. Какими преимуществами обладает ваша система перед остальными типами ИТ-решений, предназначенных для HR?

– Directum HR Pro – комплекс готовых решений для управления кадровыми процессами и хранения электронных документов. Исторически сложилось так, что эти задачи выполняются системами разных классов. Но мы объединили их в одном продукте.

По российскому законодательству, кадровые документы должны храниться в течение 50-75 лет, а иногда и бессрочно. Решение «Долговременный архив» с его инструментами для гарантии неизменности электронных документов, их целостности и юридической значимости (включая перештамповку электронных подписей) – важное преимущество Directum HR Pro перед учётными и HRM-системами, которые представлены на рынке.

Таким образом, HR Pro связывает другие кадровые системы, объединяет их в ИТ-комплекс, чтобы выполнять масштабные кадровые задачи.

– Насколько высока потребность бизнеса в интеллектуальных сервисах для обработки документов? Какие задачи с их помощью решают компании?

– Когда в экономике наступает период неопределённости, организации ищут пути минимизации затрат. Во время карантина заинтересованность бизнеса ИИ-инструментами для обработки документов значительно возросла. С их помощью выполняются трудоёмкие, цикличные и требующие сосредоточенности операции: занесение документов в систему, сопоставление данных, заполнение реквизитов, оценка рисков, поиск расхождений. Искусственный интеллект работает без участия человека, поэтому исключает распространённые ошибки, сокращает издержки и экономит трудовые ресурсы.

Ещё задолго до вспышки коронавируса бизнес начал организовывать общие центры обслуживания и аккумулировать в них трудоёмкие процессы. В связи с тем, что в них концентрируются большие объёмы документации, повысилась нагрузка на работников и выросло количество допускаемых ошибок. Очевидно, что у компаний сформировался запрос на уменьшение трудоёмкости обработки документов. Решения на базе интеллектуальных технологий идеально выполняют поставленную задачу.

По нашим прогнозам, в 2021 году потребность бизнеса в сервисах искусственного интеллекта станет сильнее, особенно в кругу крупных компаний.

– Расскажите о проектах внедрения, которые в 2020 году запомнились вам больше остальных.

– К числу самых смелых и злободневных отнесу проекты по цифровизации HR-процессов: один в компании Deloitte, второй – в «Мон’дэлис Русь». Электронный кадровый документооборот в текущей действительности крайне востребован, но оба проекты были стартованы задолго до пандемии. Просто компании уже тогда осознали всю важность и экономическую целесообразность перевода в цифру этой области.

Ещё один успешный проект внедрения и к тому же один из первых в России – это запуск в «Сургутнефтегазе» системы долгосрочного хранения электронных документов на основе решения Directum «Долговременный архив». Ожидается, что в организованном хранилище компания будет ежегодно хранить более 1 млн документов по разным направлениям деятельности.

Проект внедрения Directum Ario в УК «Альфа-Капитал» – также интересный кейс. Здесь с помощью AI-сервиса обрабатываются распоряжения на вывод средств. За счёт того, что из процесса исключили ручное сопоставление реквизитов, документ проверяется всего 1,5 минуты, после чего будучи основанием для вывода средств он без промедления отправляется на согласование.

Другой яркий пример – внедрение Directum Ario в сети магазинов «Подружка» («Табер Трейд»). С помощью искусственного интеллекта входящие счета автоматически заносятся в систему, что разгружает бухгалтерию. Высвободившиеся 2-3 часа специалисты посвящают выполнению других задач.

Не менее интересен ещё один кейс по автоматизации работы бухгалтерии в АО «Л’Ореаль». Здесь обработку бумажных первичных учетных документов и последующее занесение в систему выполняют те же интеллектуальные сервисы Ario.

– Решения каких направлений будет развивать компания Directum в ближайшие годы? Расскажите о новых технологиях, у которых больше перспектив на российском рынке?

– У бизнеса сегодня есть чёткое понимание, каким требованиям должны соответствовать системы и решения цифровизации. Крайне важен измеримый эффект. Чем быстрее получится развернуть функциональность, тем лучше. Спросом пользуются готовые решения, которые можно оперативно внедрить и сразу начать их эксплуатацию. При этом компании обращают внимание на наличие гибкой адаптации процессов. Есть высокая потребность как в коробочных решениях, так и в надёжной платформе с выстроенной архитектурой. Такие требования сформировались не вчера, а в течение 10-15 последних лет. Рынок постоянно меняется, появляются новые тенденции, и с учётом этого разрабатываются наши продукты.

Мы регулярно улучшаем UI/UX, совершенствуем омниканальный доступ, чтобы пользователям было удобно, и они на 100% вовлекались в работу. Таким образом, организация строит внутренние цифровые процессы и внешние. Для последних предусмотрены готовые коннекторы к сервисам обмена, которые обеспечивают юридически значимое взаимодействие с контрагентами.

Сервисы Ario будут развиваться сразу по двум направлениям. С одной стороны, как базовый модуль в составе системы Directum RX. Этот вариант подойдёт компаниям, которым требуется комплексная цифровизация. Второе направление развития – независимый продукт Directum Ario One, который можно будет интегрировать с ПО любых классов. Им явно заинтересуются организации, уже использующие другие системы.

Сфера использования сервисов Ario постоянно расширяется. Они применимы не только в бухгалтерии и договорной работе, но и в кадровых процессах, совместимы с ECM, BPM, ERP и другими системами.

Функциональность Directum HR Pro тоже не стоит на месте. Тренды законодательства и потребности клиентов диктуют свои правила, влияют на планомерное развитие продукта и его совершенствование.