Диалоги о КЭДО. Кадровый ЭДО в органах государственной власти

Эксперты делятся опытом в рамках спецпроекта Диалоги о КЭДО.

Спикеры:

Айрат Сибгатуллин

директор продукта Directum HR Pro

Никита Коротаев

руководитель проектов развития Directum в госсекторе

Айрат Сибгатуллин: Государство поддерживает тему цифровизации и переводит в электронный формат различные процессы. Для коммерческого сектора КЭДО уже стал распространенной практикой, но со стороны государственного мы до сих пор видим некую настороженность и опасение. Хотелось бы узнать, какие есть отличительные черты госсектора от коммерческого.

Никита Коротаев: Органы государственной власти в сторону КЭДО пошли не сразу. Сначала мы как вендор считали это табуированной темой, которую сложно реализовать. Но столкнулись с большим спросом и начали проводить в эту сторону определенные исследования.

Что касается специфики, важно понимать, что мы идем от разных нормативных актов. Для государственных гражданских служащих есть 79-ФЗ, а для муниципальных — 25-ФЗ. Большой пласт сотрудников, которые трудятся на благо государства, те самые бюджетники, — это порядка 14,5 млн человек, которые работают в рамках Трудового кодекса по тем же правилам, что и наши коммерческие заказчики. В чём разница? По 79-ФЗ и 25-ФЗ отличается процесс приема на работу: для госслужащих предусмотрены документы, которые не свойственны Трудовому кодексу.

КЭДО [в госорганах] в рамках нормативно-правовой базы не разрешено, но и не запрещено. Соответственно, ряд наших заказчиков трактует КЭДО так: нам можно, мы используем. Уже несколько регионов, в том числе региональных правительств, применяют кадровый ЭДО: где-то на уровне системы электронного документооборота, где-то — в отдельном ПО.

В рамках государственной гражданской службы есть ряд документов, которые мы явно не можем перевести в электронный вид. Они прописаны в Указе Президента РФ № 609, который определяет процесс обработки персональных данных госслужащих.

Айрат Сибгатуллин: Несмотря на это, ты считаешь, что КЭДО в госсекторе применим?

Никита Коротаев: Я считаю, что он необходим. Если раньше в отдельных органах исполнительной власти находились собственные кадровые специалисты, то сейчас тенденция направлена на централизацию кадровой службы. То есть в аппарате правительства есть 20-30 кадровиков, которые обслуживают все ОИВы региона.

В связи с этим появляются неочевидные проблемы с физическим документооборотом. Нужно развозить документы по городу, использовать курьера и чаты. И если дальше раскручивать этот клубок сопутствующего ущерба, он может быть практически бесконечным.

Продолжая тему, я считаю, что [использовать КЭДО в госсекторе] можно. Нормативные акты этого не запрещают, но нужно оглядываться на ограничения, о которых я сказал ранее. Сейчас на рассмотрении находится проект изменений в 79-ФЗ. В нём есть статья 44.1 и появляется 44.2, в рамках которой как раз закрепляется кадровый ЭДО для госслужащих. Интересно, что почти все правила, обкатанные в Трудовом кодексе, скорее всего появятся и для государственных гражданских служащих.

Айрат Сибгатуллин: Ты упомянул, что уже есть реальные случаи, где органам государственной власти КЭДО начал приносить пользу. Поделись, пожалуйста, примерами, где это работает.

Никита Коротаев: Мы столкнулись с большим спросом от многофункциональных центров. В столице находится кадровая служба, и по всему региону разбросаны сотрудники: кто-то устраивается на полный день, кто-то сидит в отдаленном селе на четверть ставки. Иногда, чтобы трудоустроить человека, требуется не 7, а 14 дней. И опять едет автомобиль, везется бумага. А сотрудник остается неоформленным на рабочем месте.

Айрат Сибгатуллин: Наверняка ситуацию усложняют текучесть и движение персонала.

Никита Коротаев: Да, в целом для МФЦ эта история достаточно распространенная. Текучка достигает порядка 40%. Когда речь идет о применении новых инструментов при автоматизации процессов, мы не говорим о том, что избавимся от текучки. Но это один из тех пунктов, которые работают на лояльность сотрудника.

Возвращаясь к теме с подписанием трудового договора. Мы человека устроили, а он две недели сидит неоформленным. Это вызывает у него фрустрацию, он, как и работодатель, несет определенные риски. В случае судебных разбирательств начнется путаница: кто, кому и чего должен. Поэтому благодаря удобному и быстрому сервису, который позволяет сократить срок подписания трудового договора с недели до одного дня, мы сможем избежать такой ситуации: человек 7 дней работал без оформления, потом передумал и ушел. А после еще и зарплату потребовал.

Айрат Сибгатуллин: Если я правильно понимаю, для МФЦ вопрос автоматизации КЭДО стоит остро и работы предстоит еще много. Но давай вернемся к федеральным и региональным органам исполнительной власти. Как ты видишь будущее на горизонте 2-3 лет, с чем предстоит столкнуться?

Никита Коротаев: Эксперимент по применению кадрового ЭДО в федеральных органах исполнительной власти продлили еще на год. По факту просто поменялась дата, но в перспективе через 2-3 года будет повсеместное применение кадрового ЭДО. По нацпроекту «Экономика данных» предполагается, что к 2030 году в разрезе госуправления все бумажные документы должны уйти.

Между бизнесом и государством применяются новые методы обмена документами. Внутри государства то же самое. Если говорить про специфику федеральных, региональных органов исполнительной власти, нужно подумать о том, что целевая схема использования системы КЭДО — это связка с кадровой учетной системой. То есть учетка — мастер-система, из которой уходят данные, а КЭДО, автоматизируя процессы, выступает как транспорт, который предоставляет удобный доступ к сервисам.

Федеральные органы исполнительной власти работают во ФГИС ЕИСУКС [Федеральная государственная информационная система «Единая информационная система управления кадровым составом государственной гражданской службы РФ»], но с ней интегрироваться возможности пока нет. Поэтому уместность применения какого-то рядом стоящего решения пока под вопросом. Хотя в разрезе эксперимента в рамках ЕИСУКС есть часть, которая отвечает за кадровый ЭДО.

Айрат Сибгатуллин: Определенный модуль ЕИСУКС?

Никита Коротаев: Да, достаточно известный портал госслужбы. С другой стороны, на уровне регионов везде внедрены собственные решения. Одна из особенностей — разные учетные системы. Если в коммерции повсеместное применение 1С: ЗУП с некоторыми исключениями, то со стороны органов государственной власти мы столкнулись с большим разбросом: 1С, продукты Контура, Парус. С ними нет проблем разработать или настроить интеграцию. Здесь мы достаточно уверенно идем, работаем заказчиками, ведем диалог.

Айрат Сибгатуллин: Мы уже сегодня наблюдаем использование КЭДО в госсекторе. И, безусловно, в ближайшее время увидим его бурное развитие.