Внедрение КЭДО в СМБ: пошаговая инструкция

К примеру, вы просмотрели видеопрезентации или менеджер показал вам работу решений «КЭДО», «Отпуска» и «Прием на работу» на видеоконференции. Вы получили коммерческое предложение, где указана полная стоимость внедрения. Но из каких этапов оно состоит и что включено в установку функциональности для кадровых отделов? Рассмотрим на примере Directum HR Pro.

Заключение договора

Главная задача этого шага — подписание договора на предоставление подписки HR Pro на 12 месяцев и поставка вендором программного обеспечения клиенту.

Обращаем внимание, что в подписку уже включены:

• первая линия поддержки рабочей группы;
• новые версии системы;
• УНЭП сотрудникам;
• мобильное приложение HR Pro для работы в личном кабинете.

Кстати, благодаря приложению HR-процессы для сотрудников станут проще и быстрее, личный кабинет всегда под рукой, легко перейти к заданию из push-уведомления. Для входа используется PIN-код, поэтому личные данные надежно защищены.

В приложении можно стартовать заявления, согласовывать командировки, планировать отпуска, просматривать документы, и получать рассылки от компании.

Инициация проекта

Объединяются рабочие группы от заказчика и исполнителя, проводится организационная встреча и передается план работ по внедрению.

Со стороны разработчика будет большая команда: руководитель проекта, консультант, системный инженер.

Со стороны заказчика должна быть сформирована рабочая группа до 10 человек: руководитель проекта, представители кадровой службы, технический специалист, ответственный за интеграцию с 1С: ЗУП, руководители подразделений при необходимости.

Установка системы

Есть два варианта поставки ПО: облачный и локальный. Отметим: в облаке к цене системы добавляется стоимость «железа» и обслуживание программы.

Если вы выберете локальную версию, то ко времени поставки вам нужно подготовить серверные мощности вашей компании. Технические требования к возможностям сервера мы подготовим и предоставим заранее.

На этом же этапе проводится подключение к провайдеру для получения сертификатов электронной подписи и настройка мобильного приложения.

Настройка интеграции с 1С: ЗУП

При внедрении типовой функциональности HR Pro работы по настройке интеграция с учетной системой заказчика 1С: ЗУП 3.1 уже включены в стоимость внедрения.

Если у заказчика нетиповая 1С: ЗУП или другая учетная система, разработчик проведет отдельную настройку ПО. Бывают ситуации, когда интеграция вообще не нужна, и специалисты компании сами вручную загружают в систему данные о сотрудниках своего предприятия и его оргструктуру.

Важный нюанс. В коммерческом предложении указаны варианты внедрения: «Standart» и «Lite».

В случае «Standart» установка и настройка сначала проходят в препродуктивном контуре системы и только после всех проверок — в продуктивном.

В варианте «Lite» препродуктива нет, это снижает стоимость внедрения, но все работы ведутся сразу на продуктивном контуре.

Функциональная настройка системы

Один из самых длительных этапов. На этом шаге внедренцы:

• заносят в систему карточки организаций;
• настраивают аутентификацию по паролю, права подписи для руководителей и HR-специалистов;
• устанавливают открытые ключи сертификатов подписей;
• загружают положения о КЭДО, соглашения об использовании информационной системы и шаблоны согласия на кадровый электронный документооборот;
• присваивают сотрудникам компании специализированные HR-роли, настраиваем списки ознакомления, запускаем синхронизацию данных с 1С.

Изначально в типовую функциональность — «Lite» — включено 25 видов заявлений и 12 процессов согласования. Дополнительные возможности клиент по необходимости устанавливает самостоятельно.

В рамках «Standart» можно дополнительно настроить еще 10 видов документов и 2 варианта процесса согласования.

Методическая поддержка

Задача поставщика — не только внедрить, но и обеспечить работу системы в соответствии с законодательством. Поэтому разработчик поддерживает клиентов в вопросах методологии: консультирует и передает готовые актуальные шаблоны ЛНА и после заполнения загружает их в систему.

Обучение администраторов и рабочей группы заказчика

Необученные пользователи, по опыту, чаще саботируют внедрение системы. Поэтому очень важно в первую очередь научить пользоваться системой рабочую группу и администраторов. Для этого есть специальные курсы.

«Основы работы в Directum HR Pro» изучают 2 сотрудника HR службы и 1 администратор. А курс «Настройка процессов и организационной структуры в Directum HR Pro» проходит 1 администратор.

Затем обучается рабочая группа из десяти человек. Занятие длится до 2,5 часов, по окончании — выдаем запись лекции.

Тестовая эксплуатация

На этом этапе устраняются все возникающие ошибки, отрабатываются замечания клиента, проводятся консультации рабочей группы.

Опытно-промышленная эксплуатация

Заключительный этап, на котором подводятся итоги внедрения HR Pro, заказчик передается в сопровождение, подписываются все акты.

Вы получаете решение, благодаря которому:

• больше не нужно тратить время на сбор подписей под бумажным кадровым документом, весь маршрут проходит в системе;
• не требуется личное присутствие в офисе для того, чтобы ознакомиться с документом или подписать его — все это легко делается удаленно;
• приказы из 1С: ЗУП создаются в электронном виде автоматически и сразу отправляются в HR Pro сотруднику.

Итог: возможность работать с персоналом быстрее, эффективнее и экономить при этом ресурсы стоит того, чтобы сделать 9 шагов на пути к цифровизации HR-процессов и кадрового документооборота.

Изображение: freepik