Диалоги о КЭДО. Как вовлечь сотрудников в цифровое взаимодействие

Спикеры:

Айрат Сибгатуллин

директор продукта Directum HR Pro

Алексей Доронин

владелец продукта Directum HR Pro

Айрат Сибгатуллин: Алексей, скажи, пожалуйста, почему этап подключения сотрудников так важен?

Алексей Доронин: Всё просто: если сотрудники не подключатся, КЭДО не случится. Потому что кадровый электронный документооборот не возникает как проект внутри предприятия сам по себе. Он привязан к вполне конкретным результатам, которые работодатель, заказчик хочет достичь путем внедрения кадрового ЭДО.

Конечно, когда этот проект задумывается, просчитывается, тогда закладываются определенные показатели: сколько сотрудников должно зайти в КЭДО, что считается приемлемым, а что неприемлемым. Чем выше процент вовлеченности сотрудников, тем лучше окупаемость проекта.

— Какой процент подключенных можно считать хорошим либо плохим? Есть ли какая-то статистика или рекомендация?

— Вопрос с подвохом, про цифры всегда говорить сложно. Я отвечу так: всё зависит от специфики заказчика или конкретного предприятия внутри, например, большого холдинга.

— Получается, каждая организация должна сама для себя решить: условно, 50% [сотрудников] подключено — это хорошо или плохо? Обеспечим мы достижение KPI, которые ставятся перед проектом, при таком количестве либо нет?

— Всё так, да. Это очень индивидуально, цифры надо примерять каждый раз на себя. В то же время понятно, что не ради 20-30% всё затевается.

— Давай перейдем к типовым ошибкам, которые допускаются на этапе вовлечения. Назови, пожалуйста, основные, наиболее популярные.

— Одна из таких очень досадных, обидных и довольно часто встречающихся — это отсутствие информированности сотрудников о том, что за проект идет внутри предприятия. Для чего КЭДО необходим, что ожидается от самих сотрудников. Но давайте исходить вот из чего. Людям, когда от них что-то требуется, надо дать максимально развернутую информацию о проекте. Сотрудник не должен чувствовать, что это очередная инициатива, спущенная сверху, — это плохая мотивация.

Необходимо донести, что КЭДО — это большой плюс не только для предприятия, но и для персонала. Благодаря мобильному приложению в своем смартфоне у сотрудника появляется возможность легко взаимодействовать со своим работодателем: оформить заявление на отпуск, подписать документ, и это буквально в пару кликов.

— Есть ли какие-то инструменты, как донести эти сведения до сотрудников?

— Их довольно много: листовки, сайты. Я знаю, что коллеги снимали видеоролики и регулярно обновляли общий информационный фонд по КЭДО на своем предприятии. Наш продукт Directum HR Pro сопровождает стандартная листовка по подключению сотрудников к кадровому ЭДО, где по шагам расписано: делай раз, делай два, делай три, но ее хорошо бы обогатить спецификой предприятия. У каждого конкретного заказчика есть свои особенности, поэтому и для персонала эти преимущества будут индивидуальны.

— И  информация будет востребована сотрудниками?

— Важно говорить на языке персонала. Приведу пример: мы сталкивались с тем, что у одного заказчика коллективу приходилось ездить через пол-Москвы для того, чтобы решить свои кадровые вопросы. Это занимало продолжительное время, отсюда — непроизводственные расходы и для сотрудника, и для работодателя. Всех это очень напрягало. И как только зашла речь про проект КЭДО, первым делом работники спрашивали: «А что, мы теперь не будем через полгорода ездить»? Вот золотая мотивация, которую все искали, именно ради этого сотрудники и будут подключаться.

В каждом конкретном случае эта мотивация будет своя, и ее надо поискать. Мы наблюдаем, что сейчас работодатели продумывают, что будет преимуществом конкретно для них и какие средства донесения они будут применять. Если у вас есть внутренний портал, блог, телеграм-канал, то надо эти площадки использовать по максимуму. Необязательно доносить дозированную информацию для тех, кто прямо сейчас подключается. Наоборот, лучше пояснять, что у нас идет проект внедрения, он занимает вот столько-то месяцев, мы начинаем с этих подразделений. Для того чтобы все остальные коллеги понимали, что их ожидает в ближайшее время.

— То есть важно подчеркнуть, что процесс внедрения кадрового электронного документооборота уже идет, мы не ждем какого-то старта.

— Да, когда эту информацию не боятся озвучивать и проект получает широкое освещение на всех площадках, которые внутри компании есть, это увеличивает к нему доверие. И здесь нам открывается еще один очень интересный момент: мы можем показать цифры, если для заказчика это приемлемо. Например, такое-то подразделение подключилось, столько-то процентов от общей численности. Когда два-три подразделения стартуют одновременно, процент у них сильно отличается, включается соревновательность. Сотрудники думают: «Как бы нам тоже подтянуться?», «А почему бы мне сейчас не подключиться?».

— Такой психологический фактор: я как сотрудник вижу, что наше подразделение проигрывает, нам не хватает одного голоса, поэтому я, наверное, подключусь.

— Да. Коллеги даже выделяли призы, причем это необязательно какие-то супердорогие вещи. И здесь тоже должна быть привязка к специфике предприятия.

— Мы упомянули листовки, лендинговый сайт. Но все-таки нужно учитывать, что на условном предприятии, где работают синие воротнички, наверное, вкладываться в лендинговую страницу будет лишним: ее там просто не читают. И наоборот, на ИТ-предприятии, где 100% персонала трудятся за своим компьютером, скорее всего, на листовку, лежащую на ресепшене или на проходной, просто не обратят внимания.

— Особенности компании необходимо понять и использовать в свою пользу. Если где-то лучше наклеить объявление или разложить листовки, то так и необходимо делать. Чувствуете, что надо собрать небольшой лендинг, благо сейчас инструментов очень много, пожалуйста. Плюс лендинга в том, что мы не ограничены количеством преподносимой информации. Здесь можно в «раскрывашках» и «выпадашках» спрятать очень много всего. Чтобы человек по часто задаваемым вопросам почитал и всё для себя понял.

— У тебя богатый опыт внедрения, взаимодействия с нашими клиентами и, скорее всего, есть какие-то интересные кейсы вовлечения сотрудников. Можешь поделиться с нашими зрителями?

— Да, был очень интересный инсайт от одного из наших заказчиков, который несколько лет назад крепко зашел в КЭДО. Причем процент вовлечения у них сумасшедший — порядка 98-99%. Повторюсь, это не самоцель, но в формате исследования им было очень интересно, кто эти два процента.

Специалисты компании поименно выписали и ненавязчиво поинтересовались у людей. Да, конечно, выявилась определенная доля сотрудников, которые просто по каким-то своим причинам не доверяют электронному кадровому документообороту. Но были и те, которые не сочли нужным подключаться. Кто они — просто парадоксальная информация. Как говорит сам заказчик, они думали, что это возрастные сотрудники рабочих профессий. Но интересный инсайт был в том, что это оказались мужчины в возрасте от 20 до 30 лет, преимущественно работающие в продажах.

— Алексей, большое спасибо, что поделился интересным опытом. Мы убедились, что этап вовлечения сотрудников в КЭДО ключевой для всего проекта.

Если вы не знаете, как эффективно донести ценность цифрового формата до коллектива, скачайте полный гайд «Как влюбить сотрудников в КЭДО». Он доступен по ссылке. В материале собрали популярные сомнения работников о подключении к кадровому ЭДО и дали подробные разъяснения по каждому вопросу.