Диалоги о КЭДО. Какие подписи использовать для кадровых документов

Спикеры:

Айрат Сибгатуллин

директор продукта Directum HR Pro

Александр Быков

эксперт по информационной безопасности Directum

Айрат Сибгатуллин: Какие сейчас существуют в мире и в России электронные подписи?

Александр Быков: В 63-ФЗ «Об электронной подписи» определено несколько видов: простая электронная подпись (ПЭП) — это соответствие человека и документа, подтверждаемое с помощью кода, усиленная квалифицированная (УКЭП) и неквалифицированная (УНЭП) — формируются с помощью криптографических алгоритмов.

Какой электронной подписью подписать кадровый документ — ПЭП, УНЭП, УКЭП, Госключ? Но не для всех документов разрешены (трудовым кодексом и трудовым законодательством) разные виды подписей. Нужно выбрать ту, которая будет работать долгие годы.

Айрат Сибгатуллин: Кадровые документы подписывают работодатель и сотрудник. Начнем с работодателя — какой тип подписи лучше всего использовать ему?

Александр Быков: Руководителю выгоднее сразу выбрать квалифицированную электронную подпись (УКЭП). Она требует затрат на выпуск сертификата, но это самый надежный вид. Подходит для подписания любых кадровых документов.

Обычно такие подписи уже есть у руководителей: для взаимодействия с налоговыми и другими государственными органами либо для подписания договоров в электронном виде. Единственное — нужно передать полномочия с помощью доверенностей тем людям, которые будут подписывать и утверждать именно кадровые документы.

Айрат Сибгатуллин: Руководителей не так много, и организации готовы понести затраты на подписи для них. Но подключение УКЭП для тысячи, 10 тыс. сотрудников — это дополнительные расходы?

Александр Быков: Массовый выпуск подразумевает очень быстрое формирование сертификатов. И здесь лучше всего подходят неквалифицированные электронные подписи. Требования к ним ниже, чем к сертификатам УКЭП.

Что касается финансовых затрат — обычно разработчики информационных систем уже закладывают стоимость сертификатов УНЭП в стоимость лицензий. То есть каких-то дополнительных расходов может и не быть.

Айрат Сибгатуллин: Как сотруднику выпустить сертификат УНЭП?

Александр Быков: Для выпуска УНЭП не нужно никуда ходить. Компания может получить от удостоверяющего центра право и полномочия и стать доверенным лицом. А сотрудник отдела кадров компании получит право для личной идентификации сотрудников. Тогда как для получения квалифицированной подписи (УКЭП), нужно будет обязательно сходить в удостоверяющий центр на идентификацию. Это основной вопрос в выпуске сертификата электронной подписи.

Диалоги о КЭДО. Как организовать внедрение Второй вариант получения УНЭП — это идентификация с помощью Госуслуг. В этом случае участие даже сотрудника отдела кадров не требуется. Будущий владелец сертификата аутентифицируется на Госуслугах и подписывает заявление, соответственно, выпускает сертификат. Это можно встроить в процесс подключения сотрудника к кадровому документообороту.

Айрат Сибгатуллин: Можно ли получать подписи абсолютно бесплатно?

Александр Быков: Да, Трудовой кодекс позволяет это сделать. Сервис Госключ — это технология и мобильное приложение, с помощью которого можно подписывать и кадровые документы.

Госключ ускоряет подключение на целый шаг. Перед тем, как подписать самый первый документ коммерческой неквалифицированной подписью между физическим лицом (работником) и юридическим лицом (работодателем), обязательно нужно заключить соглашение об обмене документами в электронном виде. Для Госключа этого не требуется, поскольку это неквалифицированная электронная подпись, сертификат которой формируется в инфраструктуре электронного правительства.

Айрат Сибгатуллин: Выгоды очевидны. Почему бы всем не перейти на бесплатный Госключ, который предоставляет государство?

Александр Быков: У того, кто будет подписывать документы, должен быть смартфон с установленным мобильным приложением «Госключ» и выпущенным сертификатом. Не все люди имеют такие телефоны, и здесь есть некоторые ограничения.

Мобильное приложение HR Pro: кадровые процессы в привычном интерфейсе Айрат Сибгатуллин: Можно ли комбинировать Госключ, УНЭП и УКЭП?

Александр Быков: Это очень хороший подход. Комбинировать разные варианты электронных подписей, в том числе Госключ и коммерческий УНЭП, можно в Directum HR Pro. Сотрудники увидят, что подпись формируется в государственной системе. Это повысит привлекательность КЭДО для работников. Соответственно, охват сотрудников повысится.

Айрат Сибгатуллин: Удостоверяющий центр (Госключ или другие коммерческие УЦ) —это все равно третье лицо между работником и работодателем. Есть закрытые организации, оборонные, которым из-за требований информационной безопасности не подходит такой вариант. Какая альтернатива есть для них?

На страже безопасности: как компании с закрытым контуром выбрать систему КЭДО Александр Быков: Требования информационной безопасности — это не повод отказываться от возможностей кадрового документооборота. В закрытом контуре такое предприятие может организовать собственный удостоверяющий центр. Это будет неаккредитованный УЦ для массового выпуска электронных подписей. Потому что аккредитация — это сложная и дорогая процедура. Directum HR Pro интегрируется с такими удостоверяющими центрами, а наш партнер КриптоПро поставляет средства для них.