Документы — топливо для бизнес-процессов

Электронные документы наступают. Бумага пока еще не сдает своих позиций, но ей уже приходится обороняться, и эта дилемма тем более заметна, чем больше документов приходится обрабатывать. Когда документации много, то и «бумажное наследие» всегда тяжелее, а применение новых технологий часто дает значительный эффект. Недавно ряды бумажных документов понесли еще одну серьезную потерю — с этого года счета-фактуры могут быть электронными. Теперь компании могут оформить всю бизнес-транзакцию без использования бумажных документов.

Как на любой войне, не обходится без шпионов и лазутчиков. Электронная подпись в ее нынешней инкарнации все еще скорее препятствует широкому распространению электронных документов, чем способствует. Судите сами: зачем вам нужен документ, который надо переподписывать каждые 11 месяцев, иначе он станет недействительным? А именно это сегодня предписывает действующий закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи». С бумажными документами такой суеты нет — подписано, и с плеч долой. Но бизнес, невзирая на все препоны законодательства и технические трудности, идет по пути использования электронных документов. И на данном этапе неизбежно параллельное использование бумажных и электронных документов, что, собственно, и создает основу для бизнеса многих компаний, специализирующихся на технологиях Data Capture и Document Capture — захвату данных и документов из физических бумажных носителей и преобразованию их в вид, пригодный для использования в автоматизированных информа­ционных системах.

Как технологии Data & Document Capture помогают бизнесу

В некоторых отраслях общая эффективность (а значит, и прибыль) сильно зависит от скорости обработки первичных документов. В первую очередь это касается ритейла, банковского и страхового секторов. Причем у ритейлеров, с одной стороны, и банкиров и страховщиков — с другой — проблемы разные: в ритейле это задачи B2B, а в банках и в страховании — скорее B2C.

В ритейле потоки документов возникают в основном между торговыми сетями и их поставщиками. Каждая отгрузка товара сопровождается документами, и эти данные должны быть введены в учетную систему. Чем быстрее они туда попадут, тем лучше — это значит, тем точнее можно управлять запасами и ресурсами, быстрее будут оборачиваться средства, вырастет прибыль акционеров.

Итак, здесь мы имеем классическую задачу Data Capture — необходимо как можно скорее отсканировать первичные документы (счета, накладные, счета-фактуры, акты и пр.) и ввести эти данные в ERP, чтобы инициировать или завершить бизнес-процессы, ведь иногда документ может быть подтверждением выполнения бизнес-операции.

Что должна для этого уметь система Data Capture?

• Качественно сканировать документы, в том числе мелкого формата или на плохой бумаге, и при этом получать изображения высокого качества.
• Извлекать из документов данные, контролировать их правильность и фиксировать их метаданные.
• Помещать эти данные в бизнес-процессы. Образы первичных документов при этом не всегда важны. Они могут передаваться в ECM-систему или игнорироваться.

Например, данные из накладной поставщика должны попасть в учетную систему магазина, только тогда товар может быть продан. Понятно, что чем скорее это произойдет, тем лучше для магазина и для покупателей.

Если же посмотреть на задачи Document Capture, то они часто направлены на обеспечение формального соответствия регулирующим требованиям. Сотрудник банка, оформляющий кредит, запрашивает у клиента копии различных документов. Затем они должны попасть в бизнес-процесс рассмотрения его заявки на кредит и обычно используются просто в виде изображений — копии различных свидетельств, выписки и прочие, как мы их называем, подтверждающие документы.

Что должна уметь система Document Capture?

• Точно то же самое, что и система Data Capture, — качественно сканировать документы, в том числе мелкого формата или на плохой бумаге, и при этом получать изображения высокого качества.
• Обеспечивать атрибутирование и классификацию документов, при возможности (если качество изображения позволяет) — полнотекстовое распознавание.
• Обеспечить экспорт изобра­жений и сопроводительной информации (атрибутов) в BPM или в ECM-систему для использования в бизнес-процессе.

Как мы видим, определенная технологическая разница здесь есть, но при этом цель все-таки общая — вовлечь бумажные документы в бизнес-процессы.

Угрожает ли консьюмеризация высокотехнологичным решениям по вводу документов?

Технологии сканирования становятся обычным делом, каждый может сканировать — на работе, дома, где угодно. Можно сканировать даже при помощи смартфона — это уже апофеоз пресловутой консьюмеризации. Как следствие, имеем заданные начальные условия: клиенты верят, что сканирование — это просто и дешево. Постановка задачи: как в этой ситуации объяснить заказчику, что решение по массовому вводу бумажных документов может стоить не одну сотню тысяч долларов? Томас Сэнджер, старший вице-президент по продуктам и решениям Kofax EMEA, объясняет, что нельзя все сводить к сканированию. На самом деле Capture — понятие емкое. Это гораздо более сложная, но и более полезная для предприятий технология.

По его словам, сканирование представляет собой лишь одну часть нашего продуктового портфеля, и capturing соответственно — одна часть, получение информации. Важны также ее классификация, контроль правильности, преобразование в полезные данные и помещение их непосредственно в бизнес-процессы. И именно учет этих нюансов, по мнению компании, отличает ее бизнес-решения от той совокупности технологий, которую на сегодня смело можно отнести к консьюмерским. Время же возврата инвестиций по наиболее быстро окупаемым решениям сферы малого бизнеса может составлять порядка одного года. В крупном бизнесе оно, как правило, больше.

Григорий Липич, генеральный директор «ABBYY Россия», не видит никакой угрозы в консьюмеризации сканирования. По мнению Abbyy, вера клиентов в то, что сканирование — просто и доступно, позитивный фактор, поскольку подогревает интерес к технологиям. Причем организациям нужны работающие решения, которые можно применять в конкретной корпоративной среде. Именно поэтому компании и платят не за какие-то теоретические решения, а за то, чтобы конкретная технология работала в их конкретном рабочем процессе. Консьюмеризация и упрощение интерфейсов пользователя приводят к тому, что на предприятии появляется больше источников, из которых электронные изображения документов могут попадать в информационные системы. Любой сотрудник может при помощи смартфона сфотографировать документ и запустить его в рабочий цикл. Но чтобы использовать технологии стало удобно, нужно приложить определенные усилия для их интеграции в рабочий процесс.

Мобильное сканирование — отнюдь не игрушка

Мобильные технологии очень быстро вошли в нашу жизнь и еще быстрее проникли в бизнес. Обычные мобильные телефоны вытесняются смартфонами, а ноутбуки у многих пользователей сменились планшетами. Каждое из этих мобильных устройств снабжено камерой — следовательно, может служить источником изображений для систем обработки документов. Разумеется, нет речи о том, что смарт­фоны могут как-то конкурировать с документными потоковыми сканерами, но свою лепту в ускорение бизнес-процессов они внести могут.

С помощью мобильных устройств можно сканировать документы прямо в месте их возникновения или получения — например, при доставке товара клиенту. Или сам клиент, получив счет или квитанцию, может обратиться в компанию с какой-то проблемой. Итак, очевидно, что мобильные устройства стали для документов еще одной точкой входа в бизнес-процесс. Как ИТ-индустрия отвечает на новый вызов? В этом направлении активно работают как ветераны рынка, так и молодые стартапы. Очевидно одно: для создания действительно удобных и полезных для бизнеса решений нужна разная экспертиза, в области мобильных приложений и в технологиях Capture.

Примечательно, что сейчас все больше начинает ощущаться спрос на инструменты так называемого мобильного распознавания документов. В первую очередь ими интересуются банки, которые хотят дать своим пользователям инновационные способы оплаты счетов и таким образом привлечь молодую и активную аудиторию.

Так, решение Octopod по мобильному распознаванию платежных документов, построенное на базе EMC Captiva, позволяет обрабатывать платежки на всех основных мобильных ОС в режиме реального времени. Более того, существуют и другие системы распознавания документов, с которыми в ближайшее время компания планирует интегрировать свой продукт для мобильного банкинга.

В данный момент банковские услуги активно развиваются, и в ближайшем будущем, по всей видимости, можно надеяться на появление полноценного банковского функционала в мобильных смартфонах и планшетных устройствах. В Kofax планируют выпустить мобильные приложения в следующие 12 месяцев, а может быть, и быстрее. Не исключено, что это будут финансовые приложения наподобие управления расходами

Приложения Abbyy сейчас также доступны в мобильном исполнении. Вероятно, и корпоративные решения не заставят себя долго ждать.

Будущее имиджинга

Сегодня все говорят о безбумажном офисе, электронном правительстве. И определенные успехи в этом направлении есть. Например. банки давно уже перестали выдавать выписки в бумажном виде, а если и выдают, то по отдельному требованию и за отдельную плату. Бумага как уголь — она может когда-то и закончиться, а ведь пока именно бумажные документы являются основным «топливом» для бизнес-процессов. Разумеется, это не дело ближайшего будущего, но давайте попробуем заглянуть вперед. Что будут делать поставщики технологий имиджинга в безбумажном будущем?

Григорий Липич и здесь смотрит в будущее вполне позитивно. Уход с рынка из-за отказа бизнеса от бумажных документов его компании не грозит. Ее деятельность, как известно, почти всегда ассоциируют со вполне определенным набором технологий. Это восприятие было бы довольно трудно изменить даже в случае необходимости. И оптимальным направлением дальнейшего раз­вития подобных компаний с уже сложившейся ре­путацией на рынке представляется такое, которое бы явно демонстрировало преемственность технологий. То есть речь идет все о той же концепции Data Capture. В данном случае имиджинг (получение изображений документов) — лишь часть решений. Мировые тенденции таковы, что даже если в дальнейшем объемы бумажных документов и будут сокращаться, то объемы электронных документов, из которых нужно извлекать информацию, вырастут. Если же говорить о России, СНГ или любой другой развивающейся экономике, то здесь бумага как минимум в ближайшие десять лет останется основным носителем информации о транзакциях. Первая причина — в низком проникновении ИТ в экономику, вторая — в более активном развитии экономики по сравнению с Западом.

В Kofax EMEA придерживаются сходной позиции. Там признают, что такой тренд есть. Но считается, что даже в условиях точечного и при этом, вполне возможно, успешного проникновения консьюмерских технологий ценность современных решений корпоративного уровня лежит именно в области поддержки документоемких бизнес-процессов.

Участники рынка в целом верят в сосуществование электронных данных в любом формате с одновременным присутствием в бизнес-среде бумажных документов. Есть исследование Gartner, что 60% документов до сих пор остаются на бумаге. Но уже сейчас бизнесу необходима технология Capture, работающая с любыми форматами документов. Если мы посмотрим на деятельность страховых компаний вообще и на процессы оформ­ления страховых случаев в частности, то увидим, что обычная практика — когда входящие документы приходят и в бумажном виде, и по электронной почте (просто письмом или письмом с вложениями, в разных форматах). Факсы тоже пока продолжают использоваться, но при этом все больше и больше документов поступает с мобильных устройств.

Однако любая крупная ECM-система, будь то Open Text или Documentum, имеет модуль интеграции с электронной почтой или импорта факсов. Казалось бы, зачем клиентам решения класса Kofax для этих задач? Но тонкость заключается в различиях между двумя направлениями работы с документами. Одно, более известное, касается помещения информации в архивную систему. Это далеко не един­ственная задача. Еще одна, причем не менее важная, заключается в том, чтобы извлекать информацию из документов и помещать ее непосредственно в бизнес-процессы. Архивных систем на рынке безусловно больше, чем тех, которые способны полностью справиться со второй задачей. Да и корпоративные пользователи лучше информированы о функциях и преимуществах электронного архивирования, чем о возможностях конвертации данных в электронную форму и дальнейшем их использовании в контексте исполнения тех или иных бизнес-прцесссов.

Можно ли вообще обойтись без бумаги?

Ответ однозначно положительный. Нынешний уровень развития технологий, инфраструктура коммуникаций и законодательная база, даже в России, уже позволяют организовать взаимодействие между ком­паниями полностью в электронном виде.

Пока, быть может, потенциальными преимуществами формирования полностью безбумажного документооборота обладают организации, использующие наиболее мощные и известные на рынке транзакционные системы поддержки бизнес-процессов. При этом именно у таких компаний интенсивный поток транзакций традиционно сопровождается не менее интенсивной генерацией целых пакетов документов. Здесь есть возможность полностью автоматизировать все процессы приема и передачи документов, снабдить их электронной подписью, обеспечить функциями контроля исключительных ситуаций и т. д. Таким образом, клиенты транзакционных бизнес-приложений смогут исключить трудоемкие операции сканирования, распознавания, печати и бумажной пересылки документов. Кроме того, автоматизируются функции архивирования документов и исключается ручной контроль результатов передачи документов по каналам связи.

О наличии подобных функций (в данном случае встроенных конкретно в SAP GUI) в собственных разработках заявляют, например, в компании «Терралинк».

Так или иначе мы видим, что ИТ-индустрия может предложить бизнесу различные решения, позволяющие обуздать бурные потоки документов, но не путем возведения на их пути плотин, а путем углубления и спрямления русла этих потоков. Тогда и все механизмы бизнеса начинают работать быстрее.

Мнение эксперта

Алексей Корепанов, бизнес-аналитик DIRECTUM

К сказанному стоит добавить, что решение подобных бизнес-задач, как правило, требует комплексного подхода. Подразумевается не только сам программный продукт, но и услуги консалтинга, включающие рекомендации по оптимальной организации бизнес-про­цессов.

Наиболее типичный пример из нашей практики — задача по организации архива первичной финансовой документации. Для ее решения силами ECM-системы используются интеграционные механизмы с ERP-системой и средством распознавания гибких форм, а также средствами потокового сканирования и специализированным решением быстрой идентификации документов по штрихкоду. При этом решается и ряд организационно-методических вопросов. Острейшими оказываются вопросы обеспечения целостности, аутентичности и доступности документов. В отношении первичных финансовых документов непреодолимых проблем нет, так как срок их хранения не превышает пяти лет. Достаточно использовать современные форматы файлов, носители информации и сертифицированную электронную подпись (ЭП).

Источник: Intelligent Enterprise