Документы и информация как доказательство

Редакция ECM-Journal продолжает разговор о современных проблемах документоведения. Сегодня в нашем традиционном «круглом столе» участвуют:

●    Валентина Михайловна Писанова, документовед-практик, специалист отдела консалтинга и внедрения компании DIRECTUM-M, блогер ECM-Journal.

●    Галина Валентиновна Подкорытова, член Гильдии Управляющих Документацией, Начальник отдела делопроизводства департамента корпоративных информационных систем компании ФИНЭКС, имеет опыт руководства отделами ДОУ крупных производственных предприятий.

●    Галина Александровна Серова, профессор кафедры Автоматизированных систем документационного обеспечения управления, преподаватель высшей категории Центра подготовки персонала Банка России, кандидат технических наук.

●    Наталья Александровна Храмцовская, эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы», член «Гильдии Управляющих Документацией» и ARMA International, кандидат исторических наук

Экспертам было предложено ответить на ряд вопросов.

Достаточно ли существующих терминов для управления документами и организации работы с документами? Нужны ли нам заимствования из англоязычной практики (типа record), нужны ли новые термины для документоведения и делопроизводства в современных условиях использования информационных систем?

Наталья Александровна Храмцовская: Если рассматривать вопрос в общем плане, то существующая отечественная терминология в сфере управления документами и информацией недостаточна и её следует пополнять, в том числе и путем заимствования некоторых англоязычных терминов. Такое положение дел связано с тем, что за последние 30 лет в мире кардинально изменились идеология, методы и технологии, применяемые в государственном управлении, праве, управлении деловой деятельностью и бизнес-процессами, управлении документами и информацией, архивном деле и т.д., а официальная отечественная терминология «окаменела» в состоянии на 1980 год и почти не развивается.

Стремительное изменение технологий означает, что и терминология должна постоянно меняться; однократного «подтягивания» будет недостаточно.

Что касается конкретно термина record, то отечественный термин «документ» является вполне адекватным его переводом. Потребности в каком-то дополнительном термине у отрасли нет. Ровно такая же ситуация, кстати говоря, сейчас наблюдается в европейских странах, где появившиеся одно время собственные «записи» стремительно вымирают.

Галина Валентиновна Подкорытова: Вопрос систематизации и расширения состава терминологических определений в различных областях деятельности всегда является актуальным. Особенно остро в сфере ДОУ это стало проявляться в процессе внедрения систем электронного документооборота. Становится недостаточным использование только традиционных и хорошо нам знакомых терминов, включенных в ГОСТ Р 51141-98.

На сегодняшний день понятийный аппарат ДОУ требует включения в свой арсенал всё новых терминов, связанных с электронным документооборотом. Значительная часть терминов, касающихся построения системы документационного обеспечения на современном уровне управления упоминается в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, в MoReq2.

Но в процессе использования действующих и появления все новых нормативных актов, регламентирующих процессы управления документами в органах государственной власти, местного самоуправления, а также предприятий и организаций различных форм собственности, нельзя не отметить факты различного толкования одних и тех же терминов и определений. Толкование не только различное, но и в отдельных случаях на уровне рядовых специалистов ДОУ просто неверное - как пример можно привести термин «утверждающая подпись», который воспринимается только как подпись в грифе утверждения. Не случайно в локальных нормативных актах предприятий, касающихся вопросов ДОУ, создаются свои разделы «Термины, определения, сокращения». Нельзя не упомянуть и об отсутствии гармонизации в понятийном аппарате делопроизводственных терминов на отечественном и зарубежном уровнях. Взять, к примеру, всем известные термины документ и официальный документ (records), которые так значимы в процессе разрешения споров на различных уровнях. В связи с этим появление единого терминологического словаря ожидается с большим нетерпением.

Серова Галина Александровна: В настоящее время мы сталкиваемся с вопросами создания современного офиса, использования автоматизированных систем ДОУ и убеждаемся, что нет однозначного понимания и непротиворечивости используемой терминологии.

Например, Слово «офис» – иностранные слово, переводится как контора, канцелярия или место, где проходит работа управленческого персонала . Применительно к отечественной практике – это технический и технологический комплекс, обеспечивающий эффективность управления организацией.

Бурное развитие техники, программного обеспечения, средств коммуникации в области работы с документами привело к изменению содержания офисной деятельности. Так появились новые термины типа «record», «гаджеты», «ноутбук», «CD», «DVD», «iPad», «Интернет» и т.д.

Насколько стремительно в наше время развиваются различные технологии работы с документами, настолько же быстро язык пополняется заимствованными словами. Очень часто невозможно придумать русский эквивалент какому- либо определению и иногда просто легче позаимствовать иностранное слово.

В этом случае для пользователей ДОУ особая роль отводится терминологическим словарям в области документоведения, в них фиксируются компоненты научного знания и смысловое понимание нового термина, используемого в документации.

Необходимо отметить, что работы по созданию многоязычной терминологической базы ведутся.

В докладе на Конгрессе Международного совета в Брисбене август 2012 г. сообщалось, что в 2010 г. секция по архивному образованию и обучению (ICA-SAE) взялась за задачу создания интерактивной, доступной в Интернете многоязычной базы данных архивной терминологии.

 В конце августа 2012 г Международная организация по стандартизации опубликовала стандарт ISO 26162:2012 « Системы управления терминологией, знаниями и контентом. Разработка, внедрение и поддержание систем управления терминологией.», ISO 26162 один из семейства стандартов для упрощения обмена терминологическими данными.

Ассоциация ARMA International опубликовала очередное издание «Глоссарий терминов в области управления документами и информацией».

Валентина Михайловна Писанова: Я изначально не люблю излишних заимствований, особенно вносящих смуту в привычное понимание тех или иных слов. Сейчас, как мне кажется, нужно говорить не столько о недостаточности существующих терминов, сколько об отсутствии их однозначной трактовки, в том числе на законодательном уровне. Термин «электронный документ» в 2010 году был закреплён законодательно, но формулировка, увы, оставляет широчайшее поле для полёта фантазии.

Мы привыкли, что юридические факты, права и обязанности, как правило, фиксируются в форме документа – материального или электронного. И с этой целью документ хранится на предприятии. Есть ли на предприятии другая информация, которая хранится не в форме документа, именно для целей подтверждения юридических прав, обязанностей?

Наталья Александровна Храмцовская: Хочу заметить, что России желательно посмотреть, а как же действует весь остальной мир, прежде чем изобретать что-то своё. В настоящее время ведущие страны мира (да и Россия тоже) идут по пути признания документного статуса информации, сохраняемой в форме, отличающейся от традиционного способа оформления бумажных документов. Признается, в частности, подобный статус и устанавливаются длительные сроки хранения для информации в базах данных.

Наиболее радикальный подход уже несколько лет используется в англосаксонских странах, где в суд в случае спора в обязательном порядке следует представлять как традиционные документы, так и любую сохраненную электронным образом информацию – вплоть до содержимого оперативной памяти компьютеров.

Наиболее ярким примером «другой информации, которая хранится не в форме документа [подобного традиционному бумажному], именно для целей подтверждения юридических прав, обязанностей» служит контент автоматизированных банковских систем, систем бухгалтерского учета и т.п. на основе баз данных. Да и электронная отчетность – это чаще всего XML-файлы, а не «квазибумажные» документы…

Валентина Михайловна Писанова: Ответ на этот вопрос напрямую вытекает из ответа на предыдущий. Что такое «форма документа»? Из смысла ст. 75 Арбитражно-процессуального кодекса РФ следует, что электронная переписка является письменным доказательством, так как сведения об обстоятельствах, имеющих значение для дела, воспринимаются из текста сообщения. Отличительной особенностью электронного документа является его форма. Требования относительно формы представления электронных документов в качестве доказательств в АПК РФ отсутствуют. В СЭД электронным документом может называться и мультимедийная информация. Арбитражная практика по электронным документам существенно разнится. Слабое место электронных документов – сложность доказательства достоверности не только содержащихся в них данных, но и авторства. Так будет ли, например, запись телефонного разговора 1-й линии техподдержки достаточным доказательством чего-либо? Не уверена, что юристы сойдутся в едином мнении.

Возникали ли в вашей практике случаи, когда не хватало документов, использовались другие источники информации для доказательства в споре (арбитражное производство, досудебный механизм или процедура разрешения споров)?

Наталья Александровна Храмцовская: С моей точки зрения, если информационный ресурс/объект принимается в качестве доказательства – это, по определению, документ J.

Хочу напомнить, что, согласно международному стандарту ISO 15489-1:2001 (адаптированному у нас как ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007), «3.15 Документы (records) – информация, созданная или полученная организацией или отдельным лицом и сохраняемая в дальнейшем в качестве доказательства и сведений для выполнения требований законодательства или же в интересах деловой деятельности».

По данным проводимого мной мониторинга отечественной судебной практики, наши суды уже в течение довольно длительного времени принимают в качестве доказательств самые разнообразные электронные объекты (особенно если их целостность и аутентичность не оспаривается сторонами).