Документы на службе эффективности

Маргарита Фузеева

Согласно Большому энциклопедическому словарю, документ — это «материальный носитель данных (бумага, кино- и фотопленка, магнитная лента, перфокарта и т. п.) с записанной на нем информацией, предназначенный для ее передачи во времени и пространстве. Документы могут содержать тексты, изображения, звуки и т. д.»*. Особенно мне нравится вот это: для передачи во времени и пространстве!

Таким образом, первыми документами человечества являются наскальные изображения, которым теоретически может быть сотни тысяч лет. Вполне вероятно, что кто-то из древних художников просто изображал окружающий его мир, но были среди них и практики, которые применяли наскальные изображения животных именно для документирования обязательств по заготовкам перед предстоящей охотой. Это позволяло нашим далеким предкам экономить значительные ресурсы при подведении итогов — без материального носителя данных сверка плановых и реальных показателей происходит гораздо сложнее и намного больнее.

Существенно то, что необходимость создания документов была вызвана именно желанием зафиксировать нужную информацию и в дальнейшем ее использовать во времени и пространстве. То есть сама суть этих материальных носителей состоит прежде всего в повышении эффективности взаимоотношений людей. Тогда о чем еще здесь можно говорить?

Человечество никогда не останавливалось в своем развитии, делая новые открытия и создавая полезные вещи. Но чем дальше мы движемся вперед, тем больший объем лишних данных становится материальным, мешая нам повышать нашу результативность. Именно поэтому теперь уже приходится искать методы повышения эффективности работы с инструментом, изначально созданным для эффективности. В этом смысле я бы выделила один из самых важных принципов, повышающих продуктивность любого документа. По крайней мере могу утверждать, что именно внедрение этого правила в собственную постоянную практику обеспечило мне существенный рост производительности сразу по нескольким направлениям деятельности.

Так вот, постарайтесь сделать так, чтобы любой формируемый вами документ использовался несколько раз (чем чаще, тем лучше). Принятие этого принципа означает как минимум исполнение двух требований: к оформлению и хранению. То есть первый раз мы напрягаемся чуть больше, создавая информационный носитель, который будет гораздо полезнее для последующих работ, чем быстрая поделка, закрывающая текущую проблему. Кроме того, мы организуем такую систему хранения документов, при которой нужные данные можно быстро извлечь на свет.

Очень часто главным параметром, характеризующим эффективность формирования документов, считают скорость их написания. В результате мы экономим на конкретной операции, но теряем на каждой последующей возможности использования уже проделанной нами работы.

Простой пример с ответом на электронные письма. Получили сообщение, нажали кнопочку «ответить», написали текст, щелкнули «отправить» — дело сделано быстро, но неэффективно, если есть вероятность, что такого рода письмо (вопрос) вы получите хотя бы еще один раз.

Как-то наш знакомый программист поделился с нами таким правилом, которое он выработал для себя в процессе трудовой деятельности: «Если ко мне обращаются с одной и той же задачей более двух раз, то я пишу программу для автоматизации ее выполнения». Я не программист, возможно, и вы тоже, но мы можем применить определенные меры, сокращающие усилия на повторяющихся операциях. Например, создать файл, в котором будут собраны сформулированные нами однажды в письмах ответы на поступившие вопросы. Их можно расположить по темам или организовать простое оглавление с использованием гиперссылок по тексту запроса.

Точно так же можно действовать по любому направлению. Вам нужно сделать документ для решения конкретной проблемы? Стоит затратить чуть больше времени, чтобы реализация частного текущего вопроса помогла в достижении общей цели или в решении других имеющихся задач. Например, на основе данного файла в дальнейшем можно будет подготовить материал для формирования базы знаний, или использовать его в рекламных материалах, или вставить написанный текст в будущую статью, или включить его в отчет.

Кстати об отчетах. Очень полезно заранее подумать о минимизации затрат и оптимизации процесса отчетности. Например, поделюсь с вами одной маленькой хитростью. В каждом своем проекте я обычно выделяю два вида отчетов: внешний и внутренний. Внешний предназначен для заказчика (или непосредственного руководителя), содержит все необходимые и оговоренные с вышестоящим звеном разделы. Обычно для него устанавливается определенная периодичность на основании выбранного и согласованного с руководством вида контроля. Создание такого отчета, как правило, требует довольно много времени и усилий. Внутренний отчет — это мой собственный документ, который предназначен для сокращения издержек на составление внешних отчетов. Такой отчет рекомендуется вести постоянно, как дневник или хронику произошедшего. Он поможет не упустить ничего важного и значительно облегчит восстановление всех обстоятельств деятельности. В простейшем виде он может выглядеть как обычная фиксация событий, осуществляемая постоянно после каждого свершившегося действия. Будет еще эффективнее, если для такого внутреннего отчета-хроники вы сделаете шаблон, структура которого в основных разделах совпадает с внешним отчетом для руководства.

Предположим, что во внешнем документе вы должны освещать развитие пяти направлений. Тогда в шаблоне внутреннего отчета следует заготовить пять соответствующих разделов и организовать быстрый доступ к ним по гиперссылке. Ежедневно вы работаете с этим файлом, просто сохраняя в нужном месте всю информацию, относящуюся к каждому конкретному направлению, не заморачиваясь ее отбором и анализом по важности, стилистикой, правкой и т. п. При этом ведение такого дневника благодаря компьютерным технологиям («копировать — вставить») занимает мало времени. Подходит срок для составления внешнего отчета, и вы только «причесываете» уже накопленные и разложенные по разделам данные. По моей практике в этом случае время на создание детально проработанного внешнего отчета на базе внутреннего значительно сокращается и составляет 10–30 минут в зависимости от сложности темы: вам следует только отсечь ненужные сведения и отредактировать файл. Для справки: подготовка аналогичного отчета с нуля, включая поиск, сбор необходимой информации из разных источников и ее структурирование, может занять несколько дней. К этому добавьте не дающее покоя чувство, что в итоге вы непременно забудете что-то очень важное, неизвестно где хранящееся.

В данном случае принцип множественного использования документов может быть применен и в отношении исходного дневника (хроники) событий. Он уже нам очень пригодился для отчета, а еще его можно использовать для анализа хода процесса и нахождения источника конкретного инцидента. Бывает, что в нем содержится полезная информация даже для формирования базы знаний проекта.

Огромной сложностью, снижающей эффективность деятельности, является неправильная организация хранения накопленной информации и связанные с этим затраты на поиск необходимых материалов. По оценкам экспертов, время, расходуемое сотрудниками на поиск нужных (уже имеющихся у них) данных, составляет в среднем две недели в год, но в некоторых особо запущенных случаях может доходить и до месяца!

В борьбе с указанной проблемой мне помогает личный каталог, который я называю библиотекой. Простейший ее вариант может быть реализован в программе Microsoft Excel. У меня это выглядит как таблица со следующими полями: дата создания, тема, категория, для кого разработан, гиперссылка на документ. Все новые файлы регистрируются в этой библиотеке. В этом случае процесс поиска даже давно сформированного документа значительно облегчается. Еще такой каталог полезен для быстрого доступа к часто используемым данным: один щелчок на гиперссылке каталога вместо нескольких по вложенным папкам за год сэкономит немало минут (альтернатива — ярлыки на рабочем столе — помогает только при небольшом количестве постоянно задействованных файлов).

В проектах (особенно в стартапах) можно применить эту же идею библиотеки-каталога и для создания итоговой базы знаний. Речь идет не только об общей базе, которая может собираться централизованно с помощью специальных программных средств. Я имею в виду прежде всего личное хранилище данных, которое, безусловно, может стать основной и для создания информационного фонда проекта после его завершения.

Представьте, что перед вами стоит новая задача, для выполнения которой вам придется многое сделать самому. Чтобы повысить эффективность работы, рекомендую на старте продумать и организовать структуру хранения информации, а на ее базе изготовить шаблон каталога. Если все новые документы проекта (даже черновики и промежуточные версии) регистрировать в таком каталоге в соответствующем разделе, то можно получить значительную экономию затрат по нескольким направлениям, начиная от поиска и доступа к рабочим материалам и заканчивая процессом формирования итогового электронного диска, в котором будет собрана вся разработанная в ходе проекта документация. Этот диск может быть передан заказчику проекта (или вашему непосредственному руководителю). Он очень пригодится вам и в дальнейшем. Помните? Каждый документ должен использоваться неоднократно. А значит, в следующий раз выполнение хоть в чем-то схожей задачи начнется не с нуля... Вы откроете ранее созданный вами материальный носитель для передачи очень полезной

* Большой энциклопедический словарь / Гл. ред. А. М. Прохоров. М.: Большая российская энциклопедия, 2004.

С автором статьи можно связаться по адресу: margo@starcons.ru.