Долговременный архив: зачем и как его создавать?

Компании, вставшие на путь цифровизации, все чаще задумываются о внедрении электронных архивов. В том случае, когда речь идет о долговременном хранении электронных документов (ЭД), придется разобраться, какие требования предъявляются к хранению документов и как их обеспечить в условиях не до конца сформировавшейся нормативной базы и редких практик.

В том, каким требованиям должно соответствовать решение для долговременного архива, как обеспечить юридическую значимость ЭД даже спустя многие годы и что это даст бизнесу, помимо экономии на бумаге, помогали разбираться бизнес-аналитики компании DIRECTUM Гузель Муллахметова и Алексей Микрюков.

Каким организациям и для чего могут потребоваться электронные архивы

Изначально основной задачей электронного архива было хранение оцифрованных копий бумажных оригиналов ради упрощения доступа к документам и снижения рисков их утраты. Кроме того, информационные системы, часто использовались для управления архивом бумажных документов и автоматизации деятельности архивных служб. ЭД, созданные в системах электронного документооборота (СЭД) и других информационных системах, тоже иногда попадали в такие архивы. Но для обеспечения долговременного хранения такие документы приходилось распечатывать перед подписанием и хранить традиционным способом.

Сегодня все больше документов создаются и подписываются в электронном виде. Соответственно, возникает задача их хранения, в том числе долговременного. Можно говорить о том, что вопрос хранения ЭД стал актуален для всех компаний, вставших на путь цифровизации.

Какие требования российского законодательства важно учесть при хранении документов

Эксперты называют нынешний период переходным. Сегодня организации чаще всего работают как с бумажными, так и с электронными документами, и бизнесу важно обеспечить их хранение вне зависимости от носителя информации. Требования, предъявляемые к бумажным архивам, и практики хранения бумажных документов существуют давно. Но просто транслировать их для обеспечения хранения ЭД нельзя. Для хранения ЭД необходимо создать собственные «правила игры», с учетом имеющегося опыта и их особенностей. На текущий момент нормативная база не может дать четких ответов на все вопросы. При этом уже появился ряд рекомендаций, а вопрос обеспечения хранения ЭД обсуждается все активнее.

На практике это означает, что предприятия вынуждены часто самостоятельно разрабатывать внутренние регламенты и прописывать правила хранения ЭД, опираясь на нормы законодательства и существующие рекомендации. И одной из ключевых характеристик, которую необходимо учитывать при разработке таких регламентов, является срок хранения документов. Все документы, в том числе и ЭД, подразделяют на документы временного срока хранения (до 10 лет), документы временного срока хранения (свыше 10 лет) и документы постоянного срока хранения.

«Документы со сроками хранения менее 10 лет как правило хранятся в подразделениях, на местах у делопроизводителей. Следовательно, когда мы говорим об архивах долговременного хранения, мы имеем в виду все документы со сроком хранения свыше 10 лет и документы постоянного срока хранения», — уточняет бизнес-аналитик компании DIRECTUM Гузель Муллахметова.

Основными задачами, которые должен решать долговременный архив, является обеспечение сохранности, доступности и воспроизводимости информации, которую содержат ЭД на протяжении всего срока хранения.

Другой важный аспект — обеспечение юридической значимости. Для того, чтобы ЭД считался юридически значимым, должен выполняться ряд условий:

• документ оформлен согласно установленному порядку (обязательное наличие определенных реквизитов);
• содержание документа не противоречит законодательству РФ;
• документ подписан уполномоченным на это лицом;
• обеспечены целостность и подлинность документа;
• работа с документом осуществлялась в соответствии с установленными правилами.

Одним из важных вопросов здесь является наличие доказательств, что сертификат, с помощью которого была поставлена электронная подпись (ЭП), был действительным и не был скомпрометирован на момент подписания.

«Срок действия сертификата ЭП, как правило, — один год. Поэтому, если мы рассматриваем длительное хранение документов, то на момент проверки срок действия сертификата, скорее всего, уже истечет. И здесь возникает вопрос: как подтвердить действительность сертификата на момент подписания? Одним из возможных способов такого доказательства является применение технологии штампов времени», — рассказывает Гузель Муллахметова.

Как обеспечить юридическую значимость документа на протяжении всего срока его хранения

Для того, чтобы обеспечить юридическую значимость ЭД на протяжении всего срока хранения, нужно выполнить ряд технических и организационных мероприятий, основной целью которых является обеспечение доверия к ним. Доверие обеспечивается как за счет разработки регламентов, соглашений при создании документа, так и возможности предоставления необходимых доказательств на протяжении всего срока хранения документа.

Подтверждение действительности сертификата ЭП на момент подписания ЭД, даже после истечения срока его действия, может достигаться за счет использования международного стандарта CAdES. Он предусматривает специальный формат архивной ЭП (CAdES-A), позволяющий хранить необходимые доказательства действительности подписи на момент подписания, за счет использования штампов времени и механизма перештамповки.

Формат такой ЭП включает в себя подписанные атрибуты, хеш документа, саму ЭП, штамп времени, подтверждающий существование ЭП на момент времени, доказательства действительности сертификата ЭП (значения сертификатов и информация об отзыве), а также архивного штампа времени, подтверждающего время, когда были собраны все необходимые доказательства.

«С учетом неполноты национальной нормативной базы, при разработке своих решений, таких, как DIRECTUM «Долговременный архив», мы ориентируемся, в том числе, на существующие практики и международные стандарты. Это позволяет уже сейчас решать задачи долговременного хранения ЭД. При этом мы внимательно отслеживаем возможные изменения и рекомендации, которые появляются в России», — объясняет бизнес-аналитик компании DIRECTUM Алексей Микрюков.

Что можно автоматизировать в работе архивов

Надо понимать, что организация архива — это достаточно большой комплекс мероприятий, который требует решения методических, организационных и технических задач. Аналитики полагают, что высокие технологии в этом случае тесно связаны с методологией работы. Современные решения опираются на ИТ и сложившиеся архивные практики, а потому покрывают все основные процессы, связанные с архивным хранением.

«Во-первых, это процедуры, связанные с подготовкой к передаче документов и дел в архив, непосредственное комплектование архива, а также учет и контроль за документами, которые хранятся в архиве. В частности, в решении DIRECTUM «Долговременный архив» автоматизированы процессы передачи документов на хранение, контроль сроков хранения документов, их своевременного гарантированного уничтожения, формирования и согласование сдаточных описей, годовых разделов сводных описей, а также создание всех обязательных учетных документов архива, рекомендованных Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов, — приводит пример Гузель Муллахметова.

Во-вторых, решение автоматизирует все пользовательские процедуры: поиск документов в архиве, запросы архивных справок, выписок, копий, предоставление временного доступа к документам/делам, предоставление документов по запросам физических лиц и госорганов.

Создаем долговременный архив: выбор решения, основные этапы, что влияет на сроки и стоимость

Сначала компании нужно определиться с тем, какой именно архив ей нужен. Первый вариант — единый электронный архив всех документов организации. Это, скорее, оперативная история, нежели долговременная. Задача такого архива — перевести всю работу с документами внутри предприятия в электронный вид. Второй вид архивов — финансовый. Здесь речь идет об организации хранения договоров, счетов и других финансовых документов. Как правило, такие архивы нужны для быстрого предоставления по запросу в проверяющие госорганы. И, наконец, долговременный архив, который внедряют, когда речь идет именно о длительном хранении ЭД, которые должны оставаться юридически значимыми.

«При создании долговременного архива необходимо учитывать объемы и виды документов, количество информационных систем, в которых они создаются, структуру и бизнес-процессы предприятия», — перечисляет Алексей Микрюков.

Сам выбор решения — стандартная история, отточенная в любой компании. К тому же, помогут отраслевые вендоры, хорошо понимающие потребности бизнеса. Для предприятия все начинается с анализа и исследования бизнес-процессов, определения целей и ожидаемых показателей. Затем наступает этап проектирования: процессы оптимизируются, а проектные решения согласовываются всеми участниками внедрения. Следующий этап — настройка, адаптация и модификация решений под нужды заказчика, а также тестовая эксплуатация системы. Затем организуется обучение рядовых пользователей и опытно-промышленная эксплуатация, во время которой завершается отладка процессов, а система доводится до идеального состояния.

При этом важно осознавать также необходимость доработки внутренней нормативной документации для определения места и задач архивной системы в бизнес-процессах предприятия.

Какие результаты для бизнеса приносит автоматизация архивного делопроизводства

Ключевые выгоды очевидны, некоторые из них имеют прямое влияние на бизнес, а некоторые — опосредованное. Например, за счет снижения нагрузки на информационные системы оптимизируется сама ИТ-инфраструктура компании. Гарантируется сохранение юридической значимости ЭД в течение срока их хранения, что в перспективе может избавить бизнес от многих рисков.

«За счет создания централизованной системы снижается стоимость хранения электронных документов, — добавляет Гузель Муллахметова, — а благодаря автоматизации процессов архивного делопроизводства сокращаются временные затраты архивистов и упрощается поиск документов. Также не стоит забывать еще про одну выгоду, которую нельзя оценить одномоментно — это накопление базы знаний, которая содержится на предприятии».

Источник: TAdviser