Доверенная среда хранения, доверенная третья сторона, метки доверенного времени. Использование для юридически значимого архивного хранения

Михаил Александров, аналитик DIRECTUM

При оценке целесообразности перехода на электронный документооборот обязательно возникает вопрос организации архивного хранения документов. Особенно это актуально для кадрового делопроизводства, где некоторые документы нужно хранить по 50 и более лет. Помимо облегчения оперативной информационной системы, архив обеспечивает доступ к электронным документам на протяжении всего срока их хранения: они могут потребоваться как самому владельцу, так и регуляторам или сторонним организациям.

При хранении по нескольку десятков лет могут устаревать форматы и нарушаться целостность документов, равно как и сроки действия сертификатов электронной подписи (ЭП). Однако существуют способы организовать электронный архив так, чтобы избежать этих проблем.

●   Воспроизводимость документа обеспечивается конвертацией в новый формат;

●   Целостность и юридическая значимость могут быть закрыты механизмами ЭП;

●   Доступность данных – задача как прикладной логики системы, так и политик системного администрирования.

В этой статье подробнее рассмотрим, какие инструменты можно будет использовать для сохранения юридической значимости электронных архивных документов в ближайшее время.

Доверенная среда хранения

На текущий момент на рассмотрении находится законопроект «О внесении изменений в Федеральный закон "О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма" и иные законодательные акты Российской Федерации (в части использования и хранения электронных документов)". Проект подразумевает введение ролей «доверенная среда хранения» (ДСХ) и «оператор доверенной среды хранения».

В обязанности оператора ДСХ должен входить весь цикл архивных работ по принятию и дальнейшему сопровождению электронных документов:

●   своевременная конвертация в актуальные форматы воспроизведения для обеспечения человекочитаемости документа;

●   предоставление дубликатов хранимых документов как в электронном варианте, так и на материальных носителях;

●   своевременное гарантированное уничтожение данных по требованию заявителя, согласно условиям договора или по истечении сроков хранения.

Таким образом, документы на обслуживании у оператора ДСХ должны сохранять свою юридическую значимость, а какими средствами планируется это обеспечивать – пока неизвестно. Операторы ДСХ, как и удостоверяющие центры, должны будут проходить государственною аккредитацию соответствия, иметь гарантийный капитал и нести ответственность за свою деятельность.

Доверенная третья сторона

Следующий инструмент, с помощью которого можно обеспечить юридическую значимость электронного документа – «оператор доверенной третьей стороны (ДТС)». Официально такое определение ещё не введено, в российской нормативной базе он должен появиться с введением правок в ФЗ-63 об ЭП вместе с «меткой доверенного времени» и «облачной ЭП».

Доверенная третья сторона – опыт не новый, практика уже наработана у наших партнеров по Таможенному союзу – Республик Беларусь и Казахстан. Изначально инструмент ориентирован на использование при трансграничном обмене электронными документами и используется для подтверждения действительности подписи, выданной удостоверяющим центром (УЦ) другой страны.

В качестве подтверждения операции проверки подписи ДТС генерирует и предоставляет DVCS-квитанцию (от англ. «Data Validation and Certification Server» – сервер сертификации и валидации данных). Это специальный электронный документ, сформированный и подписанный ДТС. Квитанция содержит сведения об исходном документе, результаты его проверки и данные о времени выполнения проверки (так называемая «метка времени ДТС»), информацию о подписанте и УЦ, то есть весь необходимый набор данных для проверки электронной подписи в документе.

Таким образом, DVCS-квитанции имеет смысл использовать для фиксации наличия юридической силы документа на момент проверки его доверенной третьей стороной. Согласно требованиям п.2, ст.11 ФЗ-63 «Об электронной подписи» усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) действительна либо на момент проверки, либо должны иметься доказательства её действительности на момент подписания. ДТС и будет выступать гарантом доверенного времени установки ЭП на документ. При необходимости длительного хранения, у ДТС можно запросить продление выданной им DVCS-квитанции на срок, не превышающий срок действия сертификата ключа проверки подписи сервиса ДТС.

Также стоит учесть, что поскольку ДТС – незаинтересованный внешний сервис, его услуги вряд ли будут бесплатными.

Метки доверенного времени

С помощью меток (или штампов) доверенного времени (timestamp) владелец документа может получить свидетельство того, что именно эти данные в этот момент времени у него есть — то есть наличие метки времени может выступать доказательством существования определённой информации на момент, зафиксированный поставщиком меток.

Важно понимать, что сама по себе метка времени без контекста мало что значит. Т.е. время доверенного поставщика меток – стандартная точка отсчёта для всех, кто ему доверяет. Доверие, в свою очередь, можно организационно установить как своему внутреннему сервису, так и аккредитованному или неаккредитованному внешнему.

Для обеспечения юридической значимости документов метки доверенного времени включают в состав усовершенствованных электронных подписей. Это ЭП, формируемые по стандартизированным форматам, например, CAdES для откреплённых ЭП или XAdES для XML-документов с встроенной ЭП.

Процесс формирования метки времени выглядит так:

1.     Подписание электронного документа

2.     Проверка ЭП по времени поставщика меток

3.     Предоставление метки времени

4.     Усовершенствование подписи с включением метки

На бизнес возлагается весь цикл архивных работ от разработки регламентов до выбора средств технической реализации в зависимости от условий и задач. Так, решение может быть ориентировано на применение усиленной квалифицированной или неквалифицированной ЭП, а также меток времени аккредитованных и неаккредитованных поставщиков. Ответственность за решение полностью лежит на владельце информации.

Заключение

С учётом принятия новых законопроектов в части электронного документооборота спектр средств для работы с электронными документами и подписями официально расширится.

Бизнес сможет подобрать инструмент для поддержания юридической значимости электронных документов на протяжении всего срока их хранения. Важно комплексно подходить к выбору организационных и технических мер — с пониманием основных процессов и исходя из рисков, задач и возможностей конкретной компании.

Источник: DIRECTUM - решение для архивного хранения.