ECM на салфетке

Пару дней назад мы думали, как ещё можно изобразить жизненный цикл ECM. Набросок, который в итоге получился, хочу вынести на ваш суд. Как вам?

Самый верхний слой: Управление контентом и деловыми процессами

Верхний слой строится на главной цели вложений в ECM – практике и технологиях, – на том, как вы достигаете цели по повышению производительности труда и снижению рисков и затрат, как поощряете инновации, когда они несовместимы друг с другом.

Средний слой: Деятельность конечного пользователя

Это общий взгляд на возможности ECM с точки зрения конечного пользователя – задачи и действия, которые будут выполняться большинством пользователей. Все остальные элементы должны лишь помогать организации автоматизации, соответствия, эффективности процессов и оставаться за сценой.

●    Создание/Захват – прием корпоративного контента в любом формате и использование его в бизнес-целях. Начинается с традиционного сканирования бумажных документов, приема файлов по электронной почте и интеграции с офисными пакетами и заканчивается захватом мультимедийной рекламы, графического контента и контента из соцсетей.

●    Организация – конечные пользователи по ходу работы классифицируют, добавляют метаданные или теги, распределяют документы по папкам – подобная организация работы с информацией возможна благодаря сопутствующим процессам или правилам хранения/удаления. Идентификация контента по типу, теме и предмету может привести в действие автоматизированные рабочие процессы, управляющие жизненным циклом документа. Такая идентификация может приводиться в соответствие с правилами безопасности. Результат – формирование прочной основы для поиска необходимых элементов, их индексации и даже рекомендации пользователю от лица системы.

●    Совместная работа – делиться информацией и интерактивно работать с коллегами: комментировать или ставить примечания в документе во время редактирования, создавать новые версии, отслеживать изменения, комментировать и обсуждать задачи, создавать общее групповое рабочее пространство и интерактивные форумы, обмениваться опытом и строить общую базу знаний.

●    Поиск и извлечение данных – отправляйте запросы к хранилищу с помощью ключевых слов или фраз, метаданных и тегов, запоминайте и делитесь с коллегами результатами поиска, храните готовые запросы для последующего использования, управляйте виртуальными папками, создавайте связи между документами, находите подходящий контент, созданный экспертами.

●    Публикация и доставка – публикация готового контента для заинтересованных пользователей в интранет, экстранет или веб-сайты, отображение контента в стандартные форматы для обмена или хранения, объединение и экспорт связанного контента в папках, рабочем пространстве, внешних серверах, создание составных документов из отдельных элементов.

Нижний слой: Информационная архитектура

Нижний слой – это техническое описание стратегии управления информацией организации. Технологии направлены на оптимизацию, ускорение и рост управления корпоративным содержимым, деловыми процессами с помощью правил, политик безопасности и сервисов хранения.

●    Метаданные – генерируемые системой и заранее предопределенные идентификаторы и теги для категоризации контента и запуска процессов и бизнес-правил.

●    Таксономия – структура хранения информации предприятия, которая придает форму метаданным, обеспечивают согласованность по определению и описанию информации для всех пользователей и администраторов, независимо от формата или источника.

●    Запоминание/хранение/удаление – основа финальной стадии жизненного цикла контента, что позволяет предприятиям установить последовательные правила для уничтожения, архивного  хранения и обработки материалов независимо от формата.

Что скажете о такой структуре?

Перевод: Алёна Чукарева, DIRECTUM.

Оригинал: Digital Landfil