Едим слона по кусочкам, или Как масштабировать проекты внешнего электронного документооборота?

Переход на обмен электронными документами (далее – ЭДО), как и изменение любого другого уже устоявшегося в компании процесса, сопровождается определенным стрессом. Представьте, каким ужасом для консервативного бухгалтера, который много лет работал с бумагой, вдруг станет отказ от нее! А вы сами смогли бы махом перевести все документы (договоры, письма, допсоглашения, акты, накладные, счета-фактуры и др.) в электронный вид? Согласитесь, если вас, вашего бухгалтера или ИТ-специалиста обяжут работать по новым правилам, изменят устоявшиеся процессы, будет явно некомфортно.

Поэтому, как говорится, ешьте слона по кусочкам. Именно эту идею и поддерживают проекты с масштабированием. Согласно им начинать внедрение ЭДО нужно с одного процесса, постепенно переходя на остальные. Развивать проект можно различными путями и по разным критериям, некоторые из них мы сейчас разберем.

Структура организации или группы компаний

Если внутри организации с филиалами (подразделениями) или внутри группы компаний ведется достаточно активный обмен документами, то проще всего начать переход на ЭДО именно с него. Например, можно выделить одного ответственного человека, который будет организовывать приобретение и установку сертификатов ЭП и СКЗИ, регистрацию в сервисе обмена. Таким образом, все работы будут вестись централизованно.

Как правило, все подразделения в составе группы компаний бывают подключены к одному оператору ЭДО СФ, поэтому вопрос о необходимости роуминга обычно не встает. Если правильно выстроить процессы обмена уже в самом начале проекта, позднее к данному вопросу можно не возвращаться. На следующем этапе все силы можно бросить на подключение контрагентов, с которыми ведется обмен документами.

Какие документы перевести в электронный вид?

Важно определить, какими видами документов обмениваются в первую очередь. По-крупному можно выделить формализованные и неформализованные документы. К формализованным на данный момент относятся первичные учетные документы:

●    счета-фактуры, в том числе исправленные и корректировочные;

●    товарные накладные;

●    акты выполненных работ;

●    универсальный передаточный документ, в том числе корректировочный.

По сути, формализованные документы – это первичные документы в XML-формате, закрывающие сделки. Их преимущество в том, что из XML можно вытянуть все нужные данные для их последующей автоматической загрузки в учетную систему или СЭД. Кроме того, такие документы можно без проблем представлять в электронном виде в налоговые органы, тогда как неформализованные электронные документы возможно представлять только в виде бумажных копий.

К неформализованным относят все остальные документы, и их немало. Выделим самые основные:

●    договоры, приложения к ним и допсоглашения;

●    письма;

●    акты сверок;

●    акты об установленных расхождениях;

●    акты выполненных работ и товарные накладные (в ряде случаев они тоже могут быть неформализованными) и др.

Когда мы говорим о межкорпоративном ЭДО, то отталкиваться стоит от процессов, поэтому комбинировать виды документов нужно следующим образом:

Первичные учетные документы:

●    товарные накладные, акты выполненных работ;

●    счета-фактуры;

●    универсальные передаточные документы;

●    акты об установленных расхождениях.

Договорные документы:

●    договоры;

●    приложения к договорам;

●    дополнительные соглашения.

Прочие документы:

●    письма;

●    уведомления;

●    справки;

●    отчеты.

С чего же начать? С тех документов, на которые тратится больше сил и времени при обработке, и эффект от перевода которых в электронный вид вы почувствуете быстрее всего. Как правило, это первичные учетные документы.

Конечно, можно использовать и другую логику – начать с простого. Например, перевести в электронный вид договоры и письма. С ними проще, потому что: нет формата, который может измениться; не будет резкого перехода с бумаги на электронный документ; для работы с форматом XML, как правило, требуется ещё и настройка интеграции с учетной системой. Суть в том, чтобы не начинать обмениваться всеми документами сразу, ведь в таком случае настраивать и контролировать придется несколько процессов одновременно. Лучше выбирайте те документы, перевод которых в электронный вид для вас актуален именно сейчас.

Количество и качество подключаемых контрагентов

Это одна из самых сложных тем, ведь не все контрагенты хотят что-то менять. Проще всего компаниям, которые имеют прямое влияние на своих контрагентов и могут диктовать им условия. В любом случае для эффективного подключения нужно составить общий список ваших контрагентов и рассортировать его по определенным критериям для удобного пошагового перевода на электронный обмен. Это могут быть крупные, мелкие и средние компании, лояльные и не очень, уже работающие с каким-либо оператором ЭДО СФ или нет, контрагенты по основной деятельности и по хозяйственной.

1.   Чтобы рассортировать контрагентов по нужным вам критериям, сначала лучше выяснить некоторую информацию. Например, проверьте контрагентов на лояльность. Для этого вы можете сделать рассылки с предложением обмена или обзвонить контрагентов. По итогам проделанной работы у вас будет достаточно информации. Кстати, можно уточнить у вашего оператора ЭДО СФ, оказывает ли он помощь в подключении. Если такая услуга есть, многое вам не придется делать самостоятельно.

2.   Далее проще всего начать работу с компаниями, уже подключенными к выбранному вами оператору ЭДО СФ (если такие есть). Их и подключать-то не нужно – просто начинайте обмен. Из оставшихся контрагентов в первую очередь стоит начать работу с наиболее лояльно настроенными, а параллельно можно выбрать несколько контрагентов, подключенных к другим операторам ЭДО СФ. Таким образом, начав, например, с десятка компаний, вы обкатаете процесс. При этом часть контрагентов положительно отнесутся к переходу на ЭДО, а с остальной частью вы начнете обмен через роуминг. Это будет так называемый пилотный проект (который, напомню, может заключаться в обмене и внутри группы компаний). Прочитать подробнее о ходе пилотного проекта, проходящего в интернет-магазине Wildberries, вы можете здесь.

3.   Затем можно приступать к массовому подключению оставшихся контрагентов, и, возможно, оператор ЭДО СФ вам тоже в этом поможет: подготовит текст рассылки, произведет обзвон, обучит новых пользователей, даст все необходимые консультации. А ответственный сотрудник будет этим процессом управлять. В Synerdocs, например, есть целая команда специально подготовленных людей, которые курируют проекты подключения. Кроме того, можно добавить информацию на ваш сайт, или сделать отдельную брендовую страницу с информацией о подключении.

Интеграция с учетными, биллинговыми и другими системами

Встраивание в существующий процесс может пройти как очень просто, так и вылиться в целый проект.

У большинства активных операторов ЭДО СФ уже есть готовые интеграционные решения с самыми распространенными системами (например, 1С, SAP, DIRECTUM). Если у разработчика вашего сервиса обмена уже есть такая интеграция с вашей системой, то останется только произвести настройки. Другое дело, когда готовой интеграции нет.

Первый путь – это бросить все силы на разработку, а остальные вопросы оставить на потом, но тогда сам проект растянется на длительный срок. Это не очень хорошо, ведь работы идут, ресурсы тратятся, а результата нет.

Второй путь – рассмотреть альтернативные варианты, и в то время, пока будут вестись работы по созданию интеграционного решения, уже начинать подключение и обмен. Во-первых, обмениваться электронными документами можно и в веб-клиенте оператора ЭДО СФ – простого инструмента, работа в котором не требует специального обучения. Во-вторых, у оператора ЭДО СФ может иметься и такое продвинутое решение, как, например, универсальный сервис интеграции, который избавит пользователей от ручного ввода документов в систему обмена. К тому времени, когда полноценное решение будет готово, у вас уже появятся реальные контрагенты, электронные документы и опыт работы с ними, а значит, и выгода от обмена.

Вместо заключения

Рассмотренные выше варианты постепенного перехода на электронный обмен можно использовать как отдельно, так и в комплексе. Всё зависит от особенностей вашей компании и контрагентов. Главное правило – не стоит сразу хвататься за все, ведь от качества внедрения и подключения зависит то, насколько приятно и эффективно будет обмениваться электронными документами вам и вашим контрагентам. Грубо говоря, хороший план избавит от расстройства желудка при поедании слона.

Источник: Synerdocs