EDMS и ERMS с точки зрения MoReq2
Чем отличаются системы управления электронными информационными (document) и официальными документами (record)? Вроде как для работы над обоими видами документов во многом нужны одни и те же функции.
Чем отличаются системы управления электронными информационными (document) и официальными документами (record)? Вроде как для работы над обоими видами документов во многом нужны одни и те же функции. Вот ключевые отличия с точки зрения MoReq:
|
EDMS |
ERMS |
| позволяет модифицировать документы; | защищает документы от изменения; |
| допускает существование нескольких версий одного документа; | допускает существование документов в одной версии – финальной |
| допускает удаление документов их владельцами; | запрещает удаление документов, кроме некоторых строго контролируемых ситуаций; |
| может включать некоторые функции управления долговременным хранением | должна включать строгие правила хранения; |
| структура хранилища документов если и присутствует, то может находиться под управлением самих пользователей | должна содержать документы в строго упорядоченном виде (в соответствии с классификационной схемой), определяемом администратором системы |
| предназначена в первую очередь для поддержки повседневной работы с документами. | может поддерживать повседневную работу, но основное назначение – предоставить надежное хранилище для документов, значимых для бизнеса. |
Чтобы эти отличия не выглядели загадочно, достаточно принять во внимание акценты каждого из этих двух классов: для EDMSважна эффективность пользователей, для ERMS – сохранность документов.
Еще из списка видно, что ERMS исключает поддержку подготовки и согласования документов. Создатели MoReq обошли эту проблему очень просто: объявили EDMS дополнительным (опциональным) модулем ERMS, в котором присутствует недостающая функциональность. При этом требования к EDMS и ERMS оказываются непротиворечивыми, т.к. в первом случае речь идет о требованиях к documents, а во втором - о records (то, что documents и records - штуки совершенно разные, хоть и похожи друг на друга, мы выяснили в самом начале). Правда, требования к управлению информационными документами, сформулированные в виде "ERMS должна позволять делать то-то и то-то с информационными документами", выглядят несколько сбивающими с толку.
Похожие статьи
Комментарии 10
Таблица различий EDMS и ERMS переведена из оригинального текста MoReq2, опубликованного на http://www.moreq2.eu/.
Евгений.
Эксперты компании Директум тоже считают, что ERMS=СЭД? Мы тут с Натальей завели небольшую беседу на эту тему http://www.docflow.ru/forum/forum1/topic9911/
Станислав, можно заглянуть, например, в местный глоссарий: http://www.ecm-journal.ru/docs/Sistema-ehlektronnogo-dokumentooborota-SEhD-ili-EDMS-Electronic-Document-Management--Systems.aspx.
Мы всегда сопоставляли СЭД с классом EDMS, правда, с некоторыми оговорками. ERMS мы исторически предпочитали рассматривать, как надстройку над EDMS. Некоторые делают наоборот, что тоже имеет свой смысл. Но терминология живет своей собственной жизнью, она не определяется исключительно поставщиками... Для CNEWS и DSS Consulting, например, СЭД - это рынок, а не класс систем. DSS Consulting, правда, делает некоторую классификацию внутри рынка, где класс СЭД определяется по наличию:
Напомню, что в MoReq2 функциональность workflow вынесена за рамки ERMS.
Лично я против приравнивания СЭД к ERMS, поскольку заметная доля решений на рынке, называемом "СЭД", имеет слабое отношение к ERMS.
"6 Ways Document Management and Records Management Differ"
http://www.cmswire.com/cms/document-management/6-ways-document-management-and-records-management-differ-006454.php
Хорошая статья, спасибо, Наталья!
П.С. Пользуясь правом редактора, сделал ссылку на статью кликабельной.
Наталья, спасибо! В статье наглядно показано, как должна обращаться система с единицей информации в зависимости от ее статуса (считается ли она документом (record) или нет). А сколько систем реализует этот общий функционал - уже другой вопрос. Тем не менее, думается, что для пользователей будет удобнее, когда одна система управляет "официальными" и "неофициальными" документами, либо пользователи работают через единый интерфейс. Иначе, скажем, искать документ сначала в одной системе, потом в другой, ломая голову, ИМХО, есть лишние сложности.
Хочу предложить вниманию коллег ещё один любопытный материал. Руководитель программы управления электронными документами одного из федеральных агентств США объясняет, как отделять records от не-records.
http://www.slideshare.net/chapkenmat/managing-electronic-records-within-a-federal-government-workplace-2944868
Особенно интересны слайды 8 и 9.