Экспедиторские документы. Да по ним «цифра» плачет!

Константин Тасмаев, бизнес-аналитик Synerdocs

Рынок транспортно-логистических услуг уже не тот. Данные за январь – октябрь 2018 года подтверждают, что рост его замедляется. Объемы перевозки падают, и эта тенденция затрагивает все сегменты этого российского рынка, в том числе долю транспортно-экспедиционных компаний.

По мнению агентства M.A.Research, в 2019 году темпы роста сегмента транспортно-логистических услуг не превысят 3,3%. В 2018 этот показатель не преодолел 5%.

Для адаптации к новым условиям, по оценке M.A.Research, потребуется как минимум 2 года, что отодвинет начало ускорения роста рынка ТЛУ на 2021-2022 гг. Эксперты считают, что положительную динамику рынку обеспечат развитие электронной торговли, сетевой розницы и отраслевых проектов.

В текущих условиях привлекательной остается оптимизация внутренних процессов в совокупности с автоматизацией внешней деятельности организации.

Перевод «документальных отношений» с контрагентами в цифровой вид – один из инструментов современного бизнеса, за счет которого организации получают неоспоримые преимущества. В первой части статьи «Выход из бумажного лабиринта» я рассказал о транспортной накладной. Во второй части я покажу перспективу перевода в электронный вид других экспедиторских документов.

Первая точка взаимодействия – составляем договор транспортной экспедиции

Именно с его заключения начинаются продолжительные отношения заказчика и логистической компании. По договору транспортно-экспедиционных услуг (далее – ТЭУ) одна сторона (исполнитель) обязуется за вознаграждение и за счет другой стороны (клиента) выполнить или организовать определенные договором экспедиции услуги, связанные с перевозкой груза (п. 1 ст. 801 Гражданского кодекса РФ).

Исполнитель может вести деятельность в двух качествах:

1.   В роли агента по поручению и от имени клиента, когда экспедитор выступает посредником между клиентом и перевозчиком. В этом случае предметом договора ТЭУ выступает организация и выполнение экспедитором за вознаграждение и за счет другой стороны (клиента) операций и услуг, связанных с перевозкой грузов.

2.   Ситуации, когда исполнитель выступает перевозчиком и либо перевозит грузы собственным транспортом, либо привлекает транспортную компанию, оставаясь при этом полностью ответственным за перевозку. Экспедитор рассчитывается с перевозчиками от своего имени. Иными словами, договор ТЭУ оформляется как соглашение оказания услуг.

Такая форма отношений, как правило, используется:

●    если экспедитор оказывает услуги клиенту своими силами без привлечения сторонних организаций;

●    в случаях, когда логистические компании, привлекая третьих лиц, не хотят предоставлять заказчику информацию о стоимости услуг подрядных организаций и о размере своего вознаграждения или раскрывать иную коммерческую тайну;

●    когда привлекают субподрядчика для оказания услуги нескольким клиентам. Например, 3PL провайдер привлекает организацию по перевозке грузов, принадлежащих разным заказчикам.

При указанной форме договорных отношений цена договора определяется как единая стоимость услуг экспедитора. Заказчик не компенсирует ему затраты, понесенные в интересах клиента.

Время делать заказ – оформляем поручение экспедитору

Далее начинается работа в рамках конкретной перевозки. Клиент описывает характеристики груза, время и место, куда необходимо доставить товар. Эта информация предоставляется исполнителю в виде поручения. Процесс работы с документом довольно прост (рисунок 1). В форме определяется перечень и условия оказания исполнителем клиенту транспортно-экспедиционных услуг в рамках договора ТЭУ

Заказчик формирует поручение в двух экземплярах. Оригинал вручается 3PL оператору.

Рисунок 1. Как работать с поручением экспедитору

Стандартный процесс оформления документа:

1.   Заказчик услуги формирует поручение на перевозку, указывая необходимые параметры груза.

3.   Документ отправляется по электронной почте или с использованием альтернативных средств связи в адрес транспортно-экспедиционной компании (далее – ТЭК/ТЛК).

4.   Клиент звонит в адрес ТЭК, чтобы проконтролировать принятие решение по поручению.

5.   Исполнитель разрабатывает маршрут, определяет транспорт.

6.   Экспедитор приступает к исполнению обязательств и формированию сопроводительных документов.

На любом этапе исполнения договора ТЭУ клиент имеет право отозвать ранее выданное поручение с обязательным возмещением ему фактических расходов, связанных с исполнением услуг, указанных в нем.

Выданное (экспедитору) поручение клиент отзывает в письменной форме.

Этап исполнения услуги – экспедиторская расписка

Поручение подписано – значит, пора предоставлять услуги. Сервис в области грузоперевозок неотделим от понятия материальной ответственности. В сегменте транспортно-экспедиционных услуг подтверждающим фактом, что исполнитель получил груз, для клиента считается экспедиторская расписка (далее – ЭР).

Рисунок 2. Работа с экспедиторской распиской

Этот документ исполнитель выдает заказчику при приеме товара, предоставляя право владения материальной ценностью до момента передачи груза получателю по окончании перевозки.

Заказчику необходимо передать исполнителю основные сведения о грузе для заполнения расписки. Обычно требуемые параметры бывают указаны в поручении экспедитору.

В расписку обязательно должна быть включена информация:

1. о предприятии-отправителе;

2. о получателе груза;

3. персональные данные экспедитора;

4. дата и номер составления документа;

5. некоторые сведения о грузе и параметрах перевозки (вес, упаковка, количество занимаемых мест и т.д.).

Расписку составляют в двух экземплярах, один из которых передают заказчику, а второй оставляют у ТЭК. После того как груз бывает доставлен до адресата, документ не возвращается экспедитору, а остается на руках клиента (для такого рода бумаг есть даже специальный термин – «необоротный документ»).

Особый случай – складская расписка

На терминалах экспедитора и перевалочных пунктах в момент, когда клиент принимает груз на хранение, составляется складская расписка. Ее выдает ТЭК заказчику в момент передачи товара. Документ подписывает сотрудник организации, имеющий надлежаще оформленное подтверждение своих полномочий.

На практике документ встречается достаточно редко. Чаще используются акты приема-передачи материальных ценностей на хранение серии МХ, о работе с которыми можно подробнее прочитать в «Документооборот в ногу со временем. Как и зачем бизнес переводит акты МХ в электронный вид?».

Источник: Synerdocs. Решения для транспортных компаний.