Электронизация бизнес-процессов плюс сканирование

Клаус Шульц, руководитель отдела по маркетингу продукции в регионе EMEA, PFU Imaging Solutions (Fujitsu).

Папки, скоросшиватели и кипы бумаг по-прежнему наводняют офисы по всему миру. Но даже если бумажные счета-фактуры, квитанции и контракты хранятся в упорядоченном виде, это не означает, что в случае необходимости их можно быстро найти. Зачастую отыскать нужный документ – все равно что найти иголку в стоге сена. А если несколько сотрудников, находящиеся в разных местах, захотят одновременно получить доступ к одному и тому же документу, они неизбежно столкнутся с трудностями.

Именно поэтому все больше и больше компаний – как маленьких, так и крупных – систематически сканируют бумажную документацию. Сканирование документов освобождает информацию «из бумажного плена», делает ее доступной в электронном виде и позволяет воспользоваться всеми преимуществами цифрового документооборота. Согласитесь, электронные документы намного легче находить, использовать, копировать и редактировать!

Бизнесс-процессы со сканированием

Сканирование в бизнес-процесс – это новая парадигма, помогающая автоматизировать перевод бумажных документов в цифровой формат. В последние годы подход к сканированию претерпел значительные изменения. Если раньше сканирование выступало в качестве завершающего этапа документооборота (сканирование в архив), то теперь сканирование «запускает» документооборот, интегрируя бумажные документы в бизнес-процесс.

Раньше сканеры использовались в основном для архивирования информации, то есть после окончания работы с бумажными документами. Теперь же сканирование становится начальным этапом работы с электронными документами: сегодня сканер – это те «ворота», через которые документы попадают в систему управления документацией (DMS) и управления корпоративным контентом (ЕСМ). Таким образом, инструменты сканирования и системы DMS и ЕСМ теперь тесно интегрированы между собой.

Еще одна современная тенденция  – это сканирование документов с сохранением их в облаке. Такое решение позволяет синхронизировать отсканированные документы через облако со всеми заинтересованными сторонами документооборота, делая информацию доступной в любое время и в любом месте.

Как интегрировать бумажные документы в бизнес-процесс так, чтобы с ними могли работать все заинтересованные сотрудники предприятия одновременно? Действительно, большинство компаний имеют устройства для сканирования документов, однако сканер сканеру рознь. Как правило, отделы компаний оцифровывают документы централизованно, чтобы затем переместить их в свой цифровой архив. Другим отделам от этого не легче. В ходе глобального исследования, проведенного ассоциацией AIIM (www.aiim.org) в 2010 году, лишь 16% респондентов сообщили, что сканируют документы для передачи их в бизнес-процесс, в то время как 66% ответили, что цифруют документы только для хранения. По словам Клауса Шульца (Klaus Schulz), руководителя подразделения маркетинга продукции в регионе EMEA, PFU Imaging Solutions: «Традиционно существует два подхода к сканированию документов. Документы сканируются либо централизованно, в самом конце процесса документооборота (для архивирования), либо – по инициативе самих сотрудников – на более раннем этапе. В последнем случае доступ к цифровой копии имеет, разумеется, только тот, кто ее сделал».

Ни один из этих подходов нельзя назвать эффективным. С появлением новых персональных сканеров появился и третий подход: теперь сотрудник может сканировать документы прямо на своем рабочем месте или в центральном отделе и сразу же отправлять их в систему электронного документооборота одним нажатием кнопки. Это упрощает процесс помещения информации из бумажного документа в информационную среду бизнес-процессов. Эта новая парадигма позволяет объединить процесс сканирования и системы управления корпоративной информацией в единую среду управления документами. Включив бумажные документы в систему цифрового документооборота на раннем этапе, мы сможем не только повысить эффективность работы сотрудников, но получить прямую прибыль, например в виде скидки за досрочное осуществление платежа.

Если отсканированная информация предназначена для дальнейшей обработки в облачных приложениях, предлагается новая парадигма: сканирование в облако. Она позволяет филиалам и удаленным офисам компаний стать полноправными участниками процесса цифрового документооборота. Кроме того, она помогает мобильным сотрудникам работать с этой информацией и отправлять документы в электронную систему управления документооборотом из любой точки земного шара. Например, с помощью портативного сканера появляется возможность для мобильных сотрудников отправить отчет о расходах в бухгалтерию. Сотрудники смогли бы быстрее получить компенсацию расходов, и им бы не пришлось тратить деньги из своего кармана. А финансовый отдел знал бы, какую сумму нужно иметь в запасе на представительские ими расходы.

Новые требования к сканерам

Ключ к любому рынку – простота. Сканирование для бизнес-процесса должно быть удобным и не требовать специального обучения. Многие современные многофункциональные средства сканирования востребованы, поскольку без труда интегрируются в существующую электронную систему управления документооборотом. Клаус Шульц уточняет: «Сканеры должны обеспечивать пользователям возможность без труда отправлять документы на факс, в ящик электронной почты, на сетевой принтер, в приложение или на корпоративный портал, а также просто сохранить в файловой системе. Кроме того, пользователь должен иметь возможность отправлять документ в несколько систем одновременно, например в архив и конкретный бизнес-процесс». Для этого сканеры должны быть оснащены специальной программой для распознавания текстов (OCR-программой), которая позволяет сохранять документы в формате PDF с возможностью поиска по тексту. Пригодиться способность конвертировать документы в редактируемые файлы популярных офисных форматов (rtf, doc и другие).

Сканирование документов для архивирования в конце жизненного цикла документа все еще подходит для юридических и бухгалтерских отделов, но не более того. Переход к модели сканирования в начале работы помогает повысить эффективность бизнес-процессов; при этом архивирование отсканированных документов становится всего лишь одним из этапов работы. Идея достаточно проста: нам нужна возможность оцифровывать бумажные документы одним нажатием кнопки, чтобы как можно раньше интегрировать их в бизнес-процесс.

«Мы уверены, что чем раньше мы отсканируем документ, например счет, тем легче нам потом будет с ним работать. Другое важное преимущество сканирования в процесс – это возможность снизить расходы, связанные с обработкой, сортировкой, упорядочиванием, классификацией и поиском информации вручную», – отмечает Клаус Шульц. Сканирование в процесс помогает нам избежать ситуаций, когда, например, нескольким пользователям приходится сканировать один и тот же документ из-за отсутствия общего архива.

В условиях кризиса предприятия стремятся сократить расходы, что делает сканирование в процесс еще более востребованным. Сегодня у нас впервые появилась возможность «встроить» бумажный документооборот в корпоративную ИТ-инфраструктуру и даже корпоративное облако!

Сканирование информации, содержащейся в бумажных документах, – это обязательное требование для организации эффективного управления знаниями в компании. В сегодняшнем мире информация – это самый ценный бизнес-актив. Тем не менее, огромный объем корпоративной информации остается на бумаге. Оцифровывание документов не только упрощает доступ к корпоративной базе знаний, но и помогает организовать этот важный ресурс. Здесь действует золотое правило: чем проще найти нужную информацию, тем более популярно решение среди пользователей.

Ключ к успеху – перевод документов в формат с возможностью поиска (например, PDF). При сканировании к файлу добавляется текстовая информация. Система оптического распознавания символов извлекает всю доступную для считывания информацию (адреса, таблицы и т. д.) и помещает их в сам файл. Подготовленный таким образом файл содержит не только изображение оригинального документа, но и информацию, полученную системой OCR. Это позволяет выполнять поиск по содержимому документа и обрабатывать текст. Документы в формате PDF превращаются из обычного изображения в ценный источник информации.

Технология сканирования в облако предлагает новые возможности мобильным сотрудникам. В условиях непрерывного развития технологий сканирования компании теперь имеют возможность сканировать документы напрямую в облачные приложения и синхронизировать всю необходимую информацию буквально одним нажатием кнопки. Кроме того, они могут автоматически загрузить всю информацию в облачное хранилище, создав базу данных, которая будет доступна другим мобильным сотрудникам, партнерам и другим пользователям в любое время и в любом месте.

Оцифровка бумажных документов на ранних этапах документооборота дает целый ряд преимуществ: снижение расходов, ускорение процессов, удобный доступ к корпоративной базе знаний и улучшенная среда совместной работы. То, на каком этапе бумажный документ переводится в электронную форму, зависит от нужд компании и уровня организации производственных процессов. «Внедрение сканирования в процесс вовсе не означает, что надо изменять имеющиеся процессы, если они доказали свою эффективность, – говорит Шульц. – Эта технология призвана помочь сэкономить время, свести к минимуму ошибки и облегчить работу сотрудников компании. Кроме того, она не требует специального обучения, поэтому ваши сотрудники, партнеры и клиенты смогут начать пользоваться ею немедленно».

Сканирование в бизнесе

Страховые компании

Банки и страховые компании – это огромный рынок для технологий сканирования нового поколения. В этой отрасли портативные сканеры могут существенно ускорить рабочий процесс. Например, при обсуждении договора с клиентом страховые агенты могут вносить изменения в текст документа от руки. Затем клиент ставит свою подпись. Вернувшись к себе в офис, агент по электронной почте или по факсу направляет эти документы, а также бланки урегулирования претензий и прочие бумаги в главный офис компании. Обработка и приведение в порядок этих документов отнимает много времени и средств. Было бы удобнее  прямо во время встречи с клиентом отправить эти документы по электронной почте в соответствующий отдел и загружать их в корпоративную базу данных! Главный офис смог бы сразу подтвердить получение документов и известить стороны о заключении договора страхования. Представьте, насколько удобнее это было бы для клиента!

Аналогичным образом, эта технология позволяет ускорить рассмотрение претензий клиентов. Сканирование в процесс выгодно не только бизнесу, но и его клиентам.

Банки и финансовые компании

Использование сканеров намного упрощает работу с денежными переводами и другими документами в отделениях банков. До сих пор во многих банках расписки о получении денежного перевода собирают и каждый вечер доставляют в главный офис. Банку необходимо убедиться в том, что все денежные переводы были проведены корректно и в срок. Сканирование расписок в филиале банка не просто ускорит процесс, но и значительно снизит расходы на перевозки. Если это не противоречит правилам банка, сами клиенты смогут направлять отсканированные расписки прямо в офис филиала, ускоряя процесс перевода средств на счет.

Здравоохранение и фармакология

Технологии сканирования в процесс способны улучшить работу аптек. Так, служащий аптеки может отсканировать рецепт и автоматически сравнить выписанный препарат со списком имеющихся лекарств. Если в наличии имеется менее дорогой препарат, состоящий из тех же ингредиентов, по закону фармацевт должен предложить его клиенту. «Подобная операция поможет фармацевтам сократить количество ошибок в работе», – объясняет Клаус Шульц. Кроме того, она позволит покупателям сэкономить деньги. Сотрудники медицинской лабораторий смогут лучше управлять образцами лекарств, сканируя этикетки, если препарат еще не прошел регистрацию и проверка по штрих-коду невозможна.

Новые возможности для бизнеса

Сканирование как бизнес-процесс поможет распределенным компаниям, сотрудники которых находятся далеко друг от друга, но регулярно работают с одними и теми же бумажными документами. Эта технология подойдет компании любого размера. Она поможет повысить эффективность бизнес-процессов за счет раннего включения бумажных документов в цифровой документооборот.

Многие компании задаются вопросом: «Где лучше сканировать документы: непосредственно на своем рабочем месте, в отделе или в главном офисе компании?» Клаус Шульц считает, что: «Если пользователю часто приходится сканировать, то, разумеется, удобнее иметь сканер под рукой. Вряд ли ему захочется отрываться от работы и идти в соседний офис, чтобы просто отсканировать документ. Как вариант можно рассмотреть сетевые сканеры на уровне отдела, поскольку они позволяют всем сотрудникам отдела без особого труда загружать оцифрованную информацию с бумажных носителей в общий бизнес-процесс. Однако сегодня сканирование на уровне целого отдела дополняет, а не заменяет другие виды сканирования (например, сканирование на рабочем месте).

Сканер должен обеспечивать высокое, предсказуемое качество, именно поэтому к современным системам сканирования предъявляются весьма высокие требования. Во-первых, электронные документы должны хорошо читаться вне зависимости от того, кем они были отсканированы, на каком оборудовании, при каком освещении и какого качества была бумага исходного документа. Даже при разном качестве документов в пачке сканер должен обеспечивать цифровое изображение единообразного уровня. Унификация отсканированных документов гарантирует надежное выполнение последующих операций, например распознавания текста сервером. Во-вторых, сканер должен быть прост в обращении. Он должен иметь интуитивный интерфейс, а также обеспечивать идеальное качество сканирования одним нажатием кнопки, чтобы им могли пользоваться даже не знакомые с процессом сканирования люди.

Приложения играют важную роль в деле интеграции сканеров в систему электронного документооборота. Сегодня обработка изображений осуществляется на уровне системного программного обеспечения или встроенного в сканер. Второй вариант позволит снизить вероятность ошибки, а также повысить скорость сканирования и передачи изображения для последующей обработки.

Благодаря решениям от независимых поставщиков программного обеспечения (ISV) пользователь может выбрать уровень интеграции приложений и системы сканирования. При низком уровне интеграции сканируемая информация просто сохраняется приложением в одной из электронных папок. При высоком уровне интеграции, обеспечиваемом пакетом разработчика ПО, возможна классификация и проверка содержания документа непосредственно на экране сетевого сканера. С точки зрения пользователя возможность установки дополнительных приложений является важным компонентом системы сканирования.

В отличие от обычных документ-сканеров, напрямую подключенных к ПК, сетевые сканеры могут создать некоторые проблемы безопасности. Ответственность за обеспечение информационной безопасности лежит на ИТ-администраторе. Именно он управляет подключением периферийных устройств к сети компании и отвечает за предотвращение атак. На что следует обратить особое внимание? Во-первых, у сетевых сканеров не должно быть открытых USB-портов. Вы сможете снизить риск кражи цифровых документов, если запретите копирование документов на USB-накопители. Кроме того, эта мера поможет защитить ПК от заражения вирусами. Межсетевые экраны и антивирусы обеспечивают дополнительную линию обороны от вирусов, угрожающих сетевым сканерам.

Чтобы обезопасить корпоративную сеть и защитить личную информацию сотрудников, следует решить несколько важных вопросов. Каким образом сетевой сканер взаимодействует со всей системой в плане подключения и управления? Достаточно ли безопасна передача данных со сканера на целевое устройство в сети компании или в Интернете? «При обмене данными даже по корпоративной сети стоит использовать SSL-шифрование. Тогда использование сетевого сканера будет безопасно для предприятия», – говорит Шульц. Аналогичным образом, можно ограничить доступ к устройству определенным пользователям и группам, которые будут выполнять авторизацию по протоколу LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) или LDAPS (LDAP over SSL).

Другой аспект, требующий внимания, – это встроенное в сканер хранилище информации. Если в сканере хранятся личные данные пользователя, например отпечатки пальцев для биометрического контроля, то в случае кражи сканера злоумышленник может воспользоваться этой информацией. Та же опасность существует и в отношении документов, если сетевой сканер выполняет функцию файлового сервера. «Именно поэтому очень важно сделать так, чтобы создаваемые при сканировании временные файлы надежно удалялись. В этом вам помогут специальные утилиты записи и стирания данных», – говорит Шульц. Ну и, конечно, все существующие меры предосторожности вместе взятые не смогут заменить проверенной и надежной корпоративной политики в сфере информационной безопасности. Производители сканеров могут лишь предложить пользователям защитить документы паролем при передаче.

Преимущества бизнес-процессов со сканированием

Большое количество компаний все еще не решается включить сканирующие устройства в цифровые бизнес-процессы. Клаус Шульц объясняет, почему: «Аналоговые и цифровые процессы длительное время развивались параллельно, практически не пересекаясь друг с другом. Многие пользователи с недоверием относятся к этим новшествам, поскольку не желают вносить корректировки в свои бизнес-процессы. Мы все немного страшимся всего нового, и это нормально. Однако встроить аналоговые процессы в цифровой документооборот вовсе не так сложно, как может показаться на первый взгляд!»

Компании, заинтересованные во внедрении систем сканирования, должны делать это поэтапно, вначале, возможно, на примере одной процедуры. Необходимо понять, возможно ли включить бумажные документы в цифровой документооборот как можно раньше и какие преимущества это дает. Например, вы можете сначала использовать такое сканирование только для обработки счетов. Затем технологии сканирования можно внедрить и в другие процессы. Так, шаг за шагом, вы сможете создать единую функционально законченную систему. «Мы создали системы сканирования, которые не требуют вносить изменений в рабочие процессы при условии, что эти процессы достаточно эффективны. При создании наших продуктов мы в первую очередь заботимся об удобстве для пользователя».

Перед внедрением систем цифровой обработки документов необходимо продумать три момента: ежедневный объем сканируемых материалов, время, отводимое на сканирование, и размер документов. После этого несложно определить, какой именно сканер вам подходит: настольный, сетевой или, может быть, даже производственный. Сотрудников желательно вовлечь в проект на раннем этапе. В конце концов, именно они являются «связующим звеном» между бумажными документами и электронными процессами. Так они смогут лучше понять, как бизнес-процессы со сканированием бумажных документов поможет им в повседневной работе, и научатся лучше пользоваться ими.