Электронный документооборот бухгалтерии. Загляните внутрь

Во время пандемии многие компании перешли на электронный документооборот с контрагентами и убедились, насколько это безопасно и удобно. Однако отказаться от внутренних бумажных процессов решились далеко не все. Что останавливает такие компании, какие выгоды они теряют и как правильно перейти на полный электронный документооборот в бухгалтерии – читайте далее.

Когда снаружи в документообороте всё гладко, а внутри – круги согласований на бумаге

Обмен документами 2020: без контакта и пыли

В 2020 году от бумаг стали отказываться даже самые стойкие компании, которые раньше отчаянно сопротивлялись работать по-новому. Многие из них перешли на электронный документооборот (ЭДО) по требованию контрагентов. И это логично – в пандемию российские компании ещё раз убедились, насколько сложно оформлять, подписывать и подолгу ожидать возврата оригиналов на бумаге.

Другое дело – работа с контрагентами в электронном виде. Обмен юридически значимыми документами с контрагентами и подписание проходят онлайн, за пару минут, без контакта и пыли. Счета-фактуры, акты, транспортные накладные – все оригиналы бухгалтеры оформляют, подписывают и отправляют, находясь дома.

Все бумаги – в цифру. Да, так можно было

Государство давно на стороне компаний, которые стремятся отказаться от лишней бумажной суеты в бухгалтерии. Уже сейчас любые первичные учётные документы, а также регистры налогового и бухгалтерского учёта можно переводить в электронный вид. Подтверждение тому – ст. 314 НК и п. 5 ст. 9 и п. 6 ст. 10 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте».

«Закон уточняет, что первичные учётные документы и регистры составляются «на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью». Более того, можно не хранить их на материальных носителях, что подтверждает Письмо Минфина № 03-02-07/1-314 от 24.06.2008», – поясняет Мария Савельева. 

Для подписания электронных бухгалтерских документов, которые применяются внутри компании, достаточно усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП). Допускается и простая (ПЭП). В обоих случаях электронный документ становится равнозначным бумажному. Чтобы убедиться в этом, рекомендуем заглянуть в п. 2 ст. 6 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Ещё один важный момент – гарантия юридической значимости электронных первичных учётных документов на протяжении всего срока хранения (не менее 5 лет после отчётного периода). Для этого используется простановка штампа времени, который доказывает правомочность подписи на момент подписания (ст. 11 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

Давайте по порядку. Как перейти на внутренний ЭДО

Шаг 1. Определитесь с видами документов и реквизитами

Рекомендуем начать с анализа ситуации в бухгалтерии. Главное на этом этапе – понять, какие именно бумаги нужно в первую очередь переводить в электронный вид. Затем надо оценить, какие реквизиты карточек документов важны для дальнейшей работы бухгалтера.

«Состав реквизитов не должен быть избыточным – поясняет Мария Савельева. – При этом не стоит ограничиваться минимальным количеством полей. Нужно помнить, что в будущем по заявленным реквизитам предстоит найти необходимый электронный документ в системе. Если самостоятельно определиться с перечнем сложно, то можно ориентироваться на 402-ФЗ. В законе описывается состав реквизитов всех бухгалтерских документов».

Шаг 2. Составьте список участников документооборота

Теперь нужно определить сотрудников, которым предстоит работать с электронными бухгалтерскими документами. Уточните, кто именно сейчас создаёт документы, согласовывает и подписывает. Эта информация позволит правильно настроить регламенты взаимодействия в системе.

Шаг 3. Выберите правильную систему

Рекомендуем оценивать решения по совокупности параметров. Критериями выбора системы для цифровизации документооборота в бухгалтерии обычно выступают: возможности ПО для дальнейшего развития, наличие интеграции с другими используемыми информационными системами, стоимость, наличие квалифицированной техподдержки.

Лучше обратиться к опытному и надежному разработчику, который не только может организовать финансовый архив, но и подскажет, как это сделать правильно.

Для чего это всё? Оцениваем выгоды

Перевод внутренней первички и регистров в электронный вид – это всегда положительные инвестиции. И вот минимум семь причин почему:

• в разы сокращаются расходы на печать документов – в крупных компаниях их количество исчисляется тысячами;
• снижается трудоёмкость работы с внутренними документами – не тратится время на «доставку» бумаг от стола к столу или их подшивку, раскладывание по папкам;
• удобный поиск как самого бухгалтерского документа по реквизитам, так и информации по его содержимому (Ctrl+F) – не нужно перебирать сотни папок и листов;
• исключаются потери документов – в электронном виде их невозможно испортить или потерять;
• проще согласовывать – никаких «ой, это не вам» или «вы уже посмотрели счёт?». В системе задаются маршруты согласования, благодаря которым все документы отправляются тому, кому нужно. При этом статус по ним проверяется в два клика, без личного обращения к согласующему сотруднику. Там же документы подписываются и хранятся;
• экономия пространства в бухгалтерии – нет заваленных бумагами столов и шкафов для хранения документов, меньше пыли и больше места для сотрудников;
• и наконец, исключаются все контакты и снижаются риски подхватить вирус от коллег.