Глубоко копать? ЭДО в нефтегазовом секторе. Часть 1.

Ульяна Коровкина, аналитик Synerdocs

Разберем особенности, как в нефтегазовых компаниях построена работа со множеством документов? Какова специфика электронного документооборота и есть ли место для внешнего обмена электронными документами?

На сегодняшний день входят в нефтегазовый комплекс России входят отрасли:

●    Разведка.

●    Добыча сырья.

●    Транспортировка.

●    Переработка.

●    Распределение продуктов переработки нефти и газа.

Так как продукт проходит через все стадии обработки – от добычи до продажи, предприятия каждой отрасли нефтегазового комплекса связаны друг с другом. Логично, что появляются крупные холдинговые структуры, составные части которых выполняют разную отраслевую деятельность.

Для того, чтобы представить полную картину документооборота в крупных нефтегазовых компаниях, рассмотрим подробнее специфику их работы.

Документооборот и автоматизация

Добывают нефть, транспортируют ее и перерабатывают, как правило, разные предприятия. На заключительном этапе подключаются компании, которые реализуют продукты переработки сырья, в том числе поставляют их конечному потребителю (например, автозаправки).

При столь сложной деятельности компании нефтегазового сектора генерируют и используют огромное количество разных документов. Условно разделим их на следующие виды:

●    нормативно-технические (стандарты, нормативы, инструкции, методики);

●    справочные (журналы, каталоги);

●    организационно-распорядительные;

●    документы бухгалтерского и налогового учета, другой отчетности;

●    входящая/исходящая корреспонденция.

Многоступенчатый рабочий процесс в таких компаниях-гигантах сложно организовывать, не используя достижений современных информационных технологий. ERP, ECM и различные системы финансового планирования на предприятиях нефтегазового сектора стали не просто полезными, но необходимыми. И это помимо специализированных продуктов, учитывающих потребности данной отрасли (ПО для расчета и моделирования инженерно-геодезических работ, эксплуатации скважин и т.д.).

Руководство выбирает разные методы внедрения информационных технологий в деятельность холдинга «от подразделения» или «от процесса», то есть переход к автоматизации отдельных структурных подразделений или встраивание информационных технологий в определенные бизнес-процессы с их последующим масштабированием.

Вне зависимости от способа внедрение всегда осуществляется индивидуально и зависит от особенностей производственных и бизнес-процессов конкретного предприятия. Отсюда вместе с внедрением информационных систем вытекает необходимость введения внутрикорпоративных стандартов, распространяющихся на предприятия холдинга, создания технологических документов в области информатизации.

Внедрение (обновление) информационной системы на крупных предприятиях нефтедобывающей, нефтеперерабатывающей отраслей может занять очень длительное время – более года, с последующей постоянной поддержкой и доработками.

Так или иначе нефтегазовые холдинги уже фиксируют хозяйственную деятельность и информацию из вышеуказанных типов документов и в большинстве имеют специализированные решения для работы с документами в бизнес-процессах.

Что дальше?

Управление архивами

После того, как компания перешла на электронный документооборот, естественным образом всплывает вопрос хранения массива данных, то есть возникает потребность в управлении архивом электронных документов и длительным хранением.

Отметим, что большую часть работ может занять отделение зерен от плевел, то есть фильтрация нужных документов от тех, которые уже точно не могут пригодиться (дублирующие документы, черновики, устаревшие версии и т.д.). При этом нужно верно выстроить логику хранения с соблюдением условий и сроков. Какие выгоды от электронного архива на платформе Synerdocs + DIRECTUM может получить нефтяная компания вы можете узнать в разделе www.synerdocs.ru/oil.

Внешний или внутренний

Хотя процессы, обозначенные на рисунке выше происходят внутри предприятия, но стоит отметить, что крупные холдинги – это группа юридических лиц. Часто в отдельные организации выделены «обслуживающие» подразделения (отделы закупок, логистики, бухгалтерия). В таком случае документооборот может быть внешним по своему характеру, несмотря на то, что происходит в рамках одного предприятия.

Какие перспективы по автоматизации внешнего документооборота у нефтегазовых предприятий, какие документы можно перевести в электронную форму и как это сделать правильно? Именно организации внешнего ЭДО в нефтегазовых компаниях мы посвятим нашу следующую статью.

Источник: Synerdocs