Вопросы и ответы об электронной транспортной накладной. Часть 2
27 сентября состоялся второй онлайн-семинар Synerdocs о теории и практике использования электронной транспортной накладной. Эксперты рассказали о новом решении грузополучателям и грузоотправителям, а также по традиции ответили на вопросы участников.
27 сентября состоялся второй онлайн-семинар Synerdocs о теории и практике использования электронной транспортной накладной. Эксперты рассказали о новом решении грузополучателям и грузоотправителям, а также по традиции ответили на вопросы участников.
Материал по итогам предыдущего вебинара Электронная транспортная накладная. Ответы на вопросы. Часть 1.
|
|
Иван Агапов, руководитель бизнес-направления Synerdocs |
|
|
Алиса Муратова, бизнес-аналитик Synerdocs |
|
|
Константин Тасмаев, бизнес-аналитик Synerdocs |
Правовые нормы использования электронной транспортной накладной
Обеспечивает ли схема обмена электронными транспортными накладными юридическую значимость документооборота?
Коллеги, чем вы обоснуете то, что документ, подписанный разными видами электронной подписи (ЭП), имеет статус юридически значимого?
Иван Агапов: ФЗ № 63 «Об электронной подписи» позволяет использовать самые различные подписи в рамках одного обмена документами между контрагентами. В том числе допустима ситуация, когда один из участников электронного документооборота (ЭДО) применяет квалифицированную ЭП, а другой — простую. В Федеральном законе № 402 «О бухгалтерском учете» говорится, что первичный документ должен обладать обязательными реквизитами первичного учетного документа, при этом ст. 5 предполагает составление документа в виде электронного, при этом подписывать его можно электронной подписью в соответствии с ФЗ № 63 «Об электронной подписи». Тогда такой перевод в электронный вид является правомерным.
К вопросу об использовании простой подписи: читаю ФЗ № 63 и вижу, что это на самом деле просто логин/пароль. Исходя из ст. 5, нельзя полноценно ни определить лицо, подписавшее документ, ни снизить риски внесения изменений…
Муратова Алиса: Перед использованием сервиса лицо (водитель, кладовщик и т. д.) проходит идентификацию, в процессе которой устанавливается однозначное соответствие ключа простой электронной подписи (ПЭП) и конкретного пользователя (сотрудника компании). Водитель заполняет и подписывает заявление об идентификации на бумаге, где подтверждает свои личные данные, номер мобильного телефона, подтверждает принадлежность логина его учетной записи, подписывает требование не передавать устройство и не разглашать данные для доступа. Это позволяет однозначно определить подписанта. Процесс идентификации пользователя аналогичен процессу идентификации при выдаче сертификата квалифицированной электронной подписи (КЭП). Риск внесения изменений в документ снимается средствами самого сервиса Synerdocs, в т. ч. использованием хэша документа при формировании ПЭП и использованием КЭП со стороны грузоотправителя и грузополучателя.
Что показывать ГИБДД, когда останавливают машину?
Иван Агапов: На сегодняшний день нет правовых норм, которые бы регулировали представление электронных транспортных накладных сотрудникам ГИБДД, в том числе под вопросом техническая оснащенность самих проверяющих. Одно дело представить документ на экране смартфона или планшета, а другое- проверить его оригинальность и подписи на нем. Тем не менее, мы предлагаем водителям представлять инспектору бумажный экземпляр электронной транспортной накладной, подписанный грузоотправителем и водителем.
Если электронные документы можно представлять в суды в формате xml (примеры есть), то почему данную ЭТрН нельзя в xml?
Алиса Муратова: На сегодняшний день нет законом установленного единого формата по представлению транспортных накладных как в ФНС, так и в суды. Поэтому первое что можно сделать: документ распечатать, заверить и представить по требованию в бумажном виде, однако нужно понимать, что суд может истребовать оригинал электронного документа. Поэтому можно выгрузить ЭТрН на внешние носители из сервиса Synerdocs, прикрепить файлы электронных подписей и представить по требованию.
Подробнее Как сейчас следует подавать электронные документы в суд? Таблица требований.
Как аудиторы проводят проверку? По электронной выгрузке или нужно будет все документы печатать?
Константин Тасмаев: Анастасия, для ознакомления с документами вы можете предоставить аудиторам заверенные копии на бумаге. Второй вариант — записать на диск и представить его аудиторам. В случае выездной проверки можете предоставить рабочее место с доступом к сервису обмена или информационной системе, в которой у вас создаются и обрабатываются данные документы.
Подробнее Электронные документы во время выездной налоговой проверки.
О решении Synerdocs для транспортных компаний
Что именно подписывает водитель при помощи простой электронной подписи и к штату чьей компании относится водитель?
Константин Тасмаев: водитель подписывает транспортную накладную в xml-формате (точнее определенные титулы ТрН), соглашаясь с тем, что он принял груз к перевозке и сдал его. При этом может добавить замечания и отметки, которые отразятся в соответствующих разделах. Подписывает, конечно же, не вслепую, в сообщении содержится вся необходимая информация о грузе. И сама ТрН доступна для просмотра, к ней можно обратиться в любой момент. При этом водитель может относиться как к транспортно-логистической компании, так и к штату сторонней компании-перевозчика.
У всех участников процессов перевозки должен быть ЭДО? У продавца, перевозчика и грузополучателя? А если у них разные операторы ЭДО?
Константин Тасмаев: Ирина, все участники должны быть подключены к сервису обмена Synerdocs, поскольку бизнес-решение «ЭДО в грузоперевозках» пока есть только у нас. При этом мы можем помочь подключить всю цепочку в рамках проектов подключения ваших контрагентов.
Где хранятся документы? В облаке?
Иван Агапов: Базовый вариант — хранение ваших электронных транспортных накладных в облаке Synerdocs. Но также вы можете организовать локальное хранение, для этого у нас есть методы API, которые позволяют выгружать документы в отдельные локальные папки на ПК. Если вы уже работаете в ЕСМ-системе, например, DIRECTUM или DirectumRX, предлагаем использовать финансовый, оперативный или долговременные архивы для решения этой задачи.
Все разделы документа заполняются вручную? Или есть некая база водителей, транспорта и пр.? Есть ли в вашем решении автоподстановка данных?
Константин Тасмаев: Наталья, работа с транспортной накладной для вас остается привычной, можете создавать ее в своей информационной системе, дозаполнять данные вручную, и т. д. Любые данные можно взять из информационной системы и подставить в транспортную накладную. Для этого можете использовать наши интеграционные решения и открытый API. Как таковой централизованной базы водителей и транспорта в открытом доступе нет. Но обычно такие данные есть в информационной системе стороны, которая формирует ЭТрН.
С какими ERP есть интеграция? Об 1С услышала, а есть еще варианты?
Константин Тасмаев: Сервис Synerdocs интегрируется с различными корпоративными, учетными и бухгалтерскими системами. Это позволяет обмениваться юридически значимыми электронными документами из привычного интерфейса вашей корпоративной информационной системы. Мы предлагаем различные варианты: сервис интеграции, работающий с любыми информационными системами, открытый интерфейс программирования API, который позволяет самостоятельно настроить интеграцию, учитывая особенности внутренних процессов предприятия и готовые коннекторы к наиболее распространенным информационным системам (1С, SAP).
Если в пути поменяется водитель? Кто будет подписывать документ при сдаче груза?
Константин Тасмаев: Анастасия, транспортную накладную будет подписывать водитель, сдающий груз. Процесс работы с электронной транспортной накладной аналогичен работе с бумажной.
После подписания на погрузке водителем накладной, грузоотправителю приходит уведомление, что документ подписан?
Константин Тасмаев: Анастасия, сейчас грузоотправитель может отследить статус подписания документа в сервисе обмена Synerdocs в режиме реального времени или в своей ИС, которая будет интегрирована с сервисом. Как только водитель подпишет документ, он приобретет статус «Груз для доставки от Грузоотправителя получен». Отправляемого уведомления пока нет, но может появиться в ближайших обновлениях бизнес-решения «ЭДО в грузоперевозках», если такие потребности будут у наших клиентов.
У нас дорожно-строительная компания. Прием груза происходит прорабом на участке. При этом на объекте работ вообще не может быть никакой сотовой связи. Как в этом случае может проходить подписание документов водителем и прорабом (грузополучателем)? Могут ли они подписать ЭТрН в режиме offline?
Иван Агапов: Вопрос очень интересный. Мы уже сталкивались с подобными ситуациями, но не в строительной сфере. Пока в решении, которое мы разработали для обмена электронными транспортными накладными, offline-подписания нет. Сейчас работаем над этой темой. Тем не менее, варианты решения такой задачи есть уже сейчас — например, можно организовать одно рабочее стационарное место с компьютером и выходом в интернет. В перспективе мы планируем реализовать другие подходящие способы решения задачи подписания документов в такой ситуации.
***
Подробно о нашем решении читайте на странице «Решаем задачи транспортно-логистических компаний».
Если у вас остались вопросы к экспертам, вы можете отправить их по e-mail: agapov_ii@synerdocs.ru, muratova_ar@synerdocs.ru.
Комментарии 7
1. По закону простая ЭП и не защищает от модификации ("обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания") - о каком риске и его снятии вообще можно говорить?
2. Хэш - это уже криптографические преобразования, т.е. подпись усиленная. Каким средством электронной подписи производится преобразование, SMS-модулем телефона водителя?
1. Верно. В критериях простой ЭП нет пункта по обнаружению изменений в подписанном документе. Однако в нашем сервисе при формировании простой ЭП используются технические средства, позволяющие определить соответствие ПЭП изначально подписанным данным. Таким образом, сама подпись по-прежнему позволяет определить лицо, подписавшее документ (то есть является простой), но в то же время еще имеет некоторые свойства усиленной неквалифицированной, что дает дополнительную защиту и профит в ее использовании.
2. Создание ПЭП происходит на стороне сервиса Synerdocs по запросу к API.
С ув. системный аналитик Synerdocs.
Законом простая ЭП со свойствами усиленной не предусмотрена. Уровень защиты системы определяется уровнем самого слабого звена - никаких дополнительных защит и профитов не может быть.
Как быть с ситуацией, что автор вроде бы определен, но он говорит, что подписанный им документ был изменен после подписания (он подписал другой документ), т.е. он автор другого документа, а кто автор этого документа?
Вадим, а вы какой бы вариант подписания эл. документа предложили пользователю, у которого нет компьютера? (тому же водителю, например?)
Простая ЭП - это однозначный тупик, т.к. нет некриптографической технологии для ЭЦП, а авторство без контроля целостности не работает. В ГК РФ предусмотрена возможность использования иных аналогов собственноручной подписи - если клиенту все равно (:-)), то не запрещено договариваться о галочках/крестиках/нажатиях на кнопки/конклюдентных действиях/молчании/мычании/..., да что угодно!
По-моему, в этой схеме есть совсем не очевидный на первый взгляд недостаток. Вы рекомендуете предоставлять инспекторам ГИБДД "бумажный экземпляр электронной транспортной накладной" (сама фраза слегка парадоксальна, но речь не об этом). Правильно ли я понял, что подразумевается копия электронного документа? Если да, то как быть с тем, что подписанная живой подписью и заверенная печатью копия электронного документа по сути перестает быть копией (ведь информация в ней отличается хотя бы в части визуального отображения подписей)? Кроме того, инспектор ГИБДД явно будет требовать оригинал документа, понятно, что он не всегда сможет определить, что перед ним копия электронного документа, но это детали. А если мы говорим, что это не копия, а транспортная накладная, оформленная на бумаге, то возникают противоречия, что документ одновременно существует на бумаге и в электронном виде. Насколько я понимаю, по закону нет явного запрета на оформление одного документа и в электронном и в бумажном виде, однако пункт 6 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 №402-ФЗ "О бухгалтерском учете" гласит:
"В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа."
То есть речь именно о копиях электронных документов, а не о "бумажном экземпляре электронного документа". К тому же я где-то явно видел формулировку, что при наличии одного и того же документа и в электронном виде и на бумаге, оригиналом считается именно бумажный документ (тут могу ошибаться, не смог найти подтверждение, но хотелось бы увидеть ваш комментарий и на этот счет).
Сергей, насколько я понимаю ситуацию, для ГИБДД распечатывается копия электронного документа из сервиса с отметками о подписании ЭП, на всякий случай ставятся живые печати и подписи грузоотправителя и водителя. По прибытию к грузополучателю эта копия уничтожается. Подписанный всеми сторонами экземпляр будет существовать в сервисе и только в сервисе.