Электронный документооборот в ритейле: от цифровых архивов до HR

Ритейл считается одной из наиболее «продвинутых» отраслей бизнеса, охотно внедряющей новые технологии. Однако еще недавно торговые сети полностью игнорировали системы внутреннего электронного документооборота, предпочитая вести дела на бумаге.

В 2019 году в розничных компаниях начали запускаться первые проекты в этой области. По информации компании Directum, число её заказчиков-ритейлеров, желающих автоматизировать внутренние процессы, с октября 2018 года возросло почти в 2 раза.

Примерно в одно время проекты по внедрению внутреннего электронного документооборота запустили несколько крупных российских ритейлеров, в числе которых, например, «Глория Джинс». Для холдинга ECM — это часть крупного проекта по цифровизации договорных процессов.

«Перевод юридически значимого документооборота в цифру будет являться естественным развитием проекта. Хотя необходимо отметить, что не все наши контрагенты готовы к подобным изменениям, — добавил он. – Технологии и инновации становятся ключевыми факторами развития бизнеса и особенно такого динамичного как ритейл. Все наши ключевые ИТ-проекты, как и данный проект, мы рассматриваем в контексте реализации концепции предприятия «реального времени».

Всё по папкам

Необходимость оцифровать договорную деятельность и систематизировать файлы внутри единого хранилища действительно существует у большинства торговых сетей. Крупнейшие игроки заключают до тысячи новых договоров и нескольких тысяч дополнительных соглашений каждый год, а суммы сделок могут исчисляться миллионами рублей. Без использования новых технологий сложно контролировать такой объем документации, повышается вероятность ошибок, которые могут дорого обойтись компании.

В создании электронного архива нуждаются также огромные массивы кассовых документов. Цифровые хранилища позволяют хранить чеки с обеспечением их юридической значимости и облегчают выгрузку нужной информации перед налоговыми проверками и аудитами.

Современные файловые архивы обеспечивают полный цикл управления документами от их создания и согласования до отправки в архив и удаления.

Физические документы компании после добавления в электронную базу отмечаются штрих-кодом, при помощи которого легко найти необходимый файл. С технической точки зрения сотрудники работают со ссылками на документы, в то время как сами файлы располагаются в едином хранилище. Ссылки могут находиться в нескольких папках, при этом в каждой папке пользователь будет работать с одним и тем же документом. Такой подход гарантирует единство и сохранность информации, упрощает работу пользователей.

Документы по одной тематике можно связывать между собой. Например, связать договор с перепиской, дополнительными соглашениями, актами и счетами. Это позволяет в один клик получить доступ ко всем необходимым материалам. Цепочка связей отображается в карточке документа, там же можно добавлять новые связанные документы.

Для повышения безопасности хранилища сотрудникам назначаются права доступа: полные, на изменение или просмотр содержимого.

В помощь HR

Настоящая головная боль для большинства ритейлеров — это процесс подбора и найма персонала. Крупные торговые сети имеют огромный штат продавцов, регулярно приходят новые сотрудники, которым необходимо быстро влиться в коллектив и пройти обучение. Всё это сопровождается огромным количеством документов: иногда чтобы трудоустроить одного сотрудника, необходимо заполнить десятки бумаг.

Если HR-процессы в компании оцифрованы, при приеме на работу кандидату достаточно один раз заполнить форму в планшете или компьютере, после чего автоматически формируется необходимый пакет документов. Кадровому работнику остается их распечатать и отдать на подпись. При формировании документов система создает штрих-код. При получении оригиналов, считав его, она автоматически меняет статус на «оригинал получен» и параллельно помещает скан-образ в электронную базу. При переводе сотрудника на другую должность в системе создаются задачи на подготовку внутреннего приказа, изменение записи в трудовой книжке, смену прав доступа. Заявление на увольнение создается в системе в несколько кликов и отправляется на согласование по регламенту компании.

Кроме того, при наличии электронного документооборота в компании проще внедрить новые инструкции: работникам удобнее проходить обучение в формате электронных мини-инструкций, разбитых на составные части, в конце которых может быть тест на закрепление материала. Так информация может быть усвоена гораздо быстрее, чем при прочтении массивной инструкции на 50 листов.

Сводные отчеты по оценкам групп сотрудников или общий рейтинг по компании помогают руководству сформировать стратегию развития персонала, а сотрудникам — планировать собственный профессиональный рост.

Шире круг

Можно установить в подсобном помещении или кабинете администратора компьютер для общего пользования или терминал самообслуживания — аналогичный тем, что мы видим в банках или на вокзалах. Либо — и именно по этому пути идёт большая часть заказчиков — компания может использовать для доступа к внутренним сервисам мобильное приложение или чат-бот. Причем в случае с чат-ботами подключение к информационной системе может даже не требовать установки отдельного приложения, так как они разрабатываются на основе популярных мессенджеров.

«С помощью чат-ботов наши заказчики организуют процесс ознакомления с внутренней документацией с проставлением простой электронной подписи. Они помогают организовать работу по сбору заявок в сервисную службу или HR-департамент, а также проводить опросы по уровню удовлетворенности, что очень важно для больших компаний с высоким уровнем текучести персонала», — рассказывает Гузель Муллахметова.

Чат-боты могут использоваться также для общения с соискателями. Резюме кандидатов заносятся в систему и для удобства связываются с соответствующими вакансиями. Вся информация хранится в одном месте и доступна пользователям в соответствии с их правами доступа. Процедуры ведутся по маршрутам, настроенным согласно регламентам компании. Система сама напоминает участникам о наступлении новых этапов: сбор заявок о вакансиях, назначение собеседований и прочих. После принятия необходимого количества сотрудников вакансия закрывается автоматически.

Будущее уже здесь

Цифровая экосистема: модный термин или новая реальность? Полина добавила, что окупаемость внедрения таких систем может быть довольно быстрой, особенно для крупных холдингов с территориально распределенной структурой: электронный документооборот помогает им экономить на бумаге, услугах курьеров, сокращает время на принятие решений и вывод нового персонала. И если сегодня ECM внедряют только крупнейшие торговые сети, то уже через несколько лет её наличие может определять конкурентоспособность компании и срок её жизни на рынке.

Источник: Retail & Loyalty