Инфраструктура документооборота

При обсуждении темы о запрете чиновникам использовать публичные почтовые сервисы возник вопрос “эффективность документооборота и информационного обмена”. Вопрос не случаен -  во многих случаях электронная почта выступает средством обмена информацией в служебных целях. Ответ достаточно прост - электронная почта практически единственный инструмент имеющий инфраструктурный характер и инфраструктурное значение. 
Включение и совместимость с имеющимся в обществе общедоступными механизмами обмена информацией должны быть  одним из основных критериев оценки эффективности СЭД. Можно сколько угодно оттачивать отдельные механизмы и детали, но пока ситуация не будет восприниматься в комплексе - эффекта не будет.
Почему это происходит, невнимание к документообороту как к инфраструктуре, множество причин. Предложу еще один вариант - эффект “невидимой горилы” (в интернете можно найти описание психологического эксперимента).

Инфраструктура  (лат.  infra — «ниже», «под» и structura — «строение», «расположение») это комплекс взаимосвязанных обслуживающих структур или объектов, составляющих и/или обеспечивающих основу функционирования системы в ЦЕЛОМ.

Структура состоит из элементов, в том числе и из иерархии элементов. 
Элементом управляющей бизнесом или органом власти структуры является человек. 
Гражданин и сам является субьектом, структурой из одного элемента.

Таким образом участник информационного обмена и документооборота выступает как субьект:
-  действующий от лица структуры по ее поручению и в ее интересах (“ООО “Ромашка”, в лице генерального директора Петрова, действующего на основании Устава заключает Договор”).
- действующий от своего лица по поручению и интересах структуры (“Я, Петров, менеджер ООО “Ромашка” предлагаю заключить Договор с ООО “Ромашка”).
- самостоятельное лицо действующее в своих интересах от своего лица (Я, гражданин Петров, согласен заключить Договор с ООО “Ромашка”).

Систему информационного обмена можно представить в виде матрицы в которой пересечение столбцов и строк образуют направления в котором должен быть возможен обмен адресной информацией.
 

Беря систему в целом (для нас эта система - государство, общество) можно констатировать что электронная почта практически единственный инструмент обеспечивающий общественную публичную инфраструктуру электронного информационного обмена на организационном уровне для всех возможных участников.

В экономике понятие инфраструктура тесно связано с понятием “разделение труда”. Концепция разделения труда довольно полно описана Адамом Смитом в работе «Исследование о природе и причинах богатства народов». Но и до Адама Смита люди изучавшие экономические процессы формулировали задачу так - “Хочешь узнать какой город богаче? Подсчитай сколько в нем профессий…” - эту фразу в нашем контексте стоит понимать как “сколько структур в системе?”.
И действительно когда народ обитает “квадратно-гнездовым” способом по степям, лесам, горам и прочим весям ни о каком разделении труда не может быть и речи, возможно только натуральное хозяйство и от случая к случаю меновая торговля.
Появление специализированного товарного производства стало возможно только благодаря формированию инфраструктуры. И до сих пор наличие и совершенствование инфраструктуры определяет характер разделения труда и его углубление обеспечивает рост экономики всей системы.

Можно выделить основные методы развития инфраструктуры:

• урбанизация. Локальная концентрация элементов и структур в одном месте - городе.
• транспорт. Перемещение продукта труда по транспортным артериям с развитием географической специализации.
• ярмарки и рынки. Принятые всеми время и место встречи в условленном месте для ведения обмена.

Со временем важным экономическим фактором стало еще и информационное взаимодействие. Наличие своевременной и достоверной информации дает значительное преимущество в принятии управленческих решений.

Одним из ярких примеров построения информационной инфраструктуры - координация деловой активности Ротшильдов в период наполеоновских войн. Семья по всему континенту развила сеть из агентов, поставщиков и курьеров. Семейная сеть обеспечивала Натана Ротшильда политической и финансовой информацией раньше всех, давая ему преимущества времени на финансовых рынках. Созданная инфраструктура позволила Натану получить новость о победе над Наполеоном в битве при Ватерлоо на целый день раньше официального послания правительства. Что позволило ему значительно перераспределить финансовые ресурсы в свою пользу.

Информационная инфраструктура наследует методы обмена свойственные вообще инфраструктуре:

• создание локальной сети или интранета соответствует урбанизации.
• системы ЭДО или емайл соответствуют транспортной сети.
• социальные сети, блоги аналог ярмарки или биржи.

Частная инфраструктура может быть эффективнее общественной, в том числе и потому что в ней могут значительно упрощены регламент ведения обмена, отказ от бюрократических процедур и соблюдения общих форм оформления информации. Но именно потому что “частное” решение (не от формы собственности, а от слова “часть”) исключает из обмена остальных участников системы оно вынуждено дополняется общепринятыми механизмами.

Вопрос что лучше частная или общественная инфраструктура бессмыслен - инфраструктура это инструмент и эффективность его использования зависит от преследуемых целей. Тем не менее на примере технологического обеспечения глобальных сетей передачи данных  заметен однозначный процесс - частные решения не имеют перспективы без совместимости и включения в общую инфраструктуру. Именно инженерные решения образуя инфраструктуру интернета в настоящее время позволяют быть подключенными к сети всем заинтересованным лицам и за счет массового использования такое подключение становится все более доступным  по цене и  мобильности.

Информационный обмен между структурами - деловой, назовем это так, информационный обмен в отличии от  частного (личного) предполагает обмен документированной информацией.

В обществе широко распространен миф о документе как о зафиксированном факте. Нужно четко различать фиксацию процесса средствами обьективного контроля и фиксацию обязательств документом. 
Бороться с мифами даже имея аргументы бесполезно. У знаменитого специалиста по истории мифа Фрезера в “Золотой ветви” описано полинезийское племя которое каждое утро перед рассветом устраивало пляски, считая что без этого значимого действа не взойдет солнце. Более близкий пример мифологического мышления  - неспособность наших близких соседей воспринимать адекватно действительность чтобы  отказаться от мысли что все их беды от “клятых москалей”. Нужно признать что мифологизации способствует всеобщая инфантилизация сознания которая влечет карго поведение при взаимодействии со сложными системами.

Жизнь все поставит на места, тем более что кризисные явления уже не раз проявлялись за последнее время. Можно десяток раз садиться на самолет с распечаткой билета купленного через интернет или даже с паспортом, пока в очередной раз вы не поймете что выдать вам посадочный талон это всего лишь добрая воля контрагента который строит пирамиду доверия пока  “жирные времена”. А на руках у вас нет ничего что можно предьявить в суд. Да, никто не будет отрицать совершенный платеж, просто по той причине что он проходил по другому ведомству - через банк и отслеживается. Но в суде вы сможете получить только деньги. Вряд ли нарушившая обязательства сторона принесет на блюдечке все обстоятельства сделки даже если база данных будет в рабочем состоянии. Не говоря о том что поднять всю цепочку агентов, их должностных лиц, реквизитов и названий, регламентов будет делом непростым. Последние истории с туристическим бизнесом вполне доходчивый пример.

Вторая сторона мифа - доверие к бумажному документу. Простой пример из жизни - заказчику (физическому лицу), сумевшему дозвониться с претензией о срыве сроков до директора фирмы которая по договору обязалась поставить кухонную мебель, директор ответил что он конечно все обязательства выполнит, но вряд ли на документе стоит его подпись и в случае разногласий вопрос будет стоять только о возврате денег в неопределенный срок.
Зная о том как за 200 рублей можно сделать печать любой конторы, а средства печати изготовят любой бланк даже нотариальная карточка с образцами подписей не спасет. Потому что чек и корешок приходного ордера вы получили в офисном закутке от совершенно незнакомой барышни не проверяя ее паспортных данных.

Инфраструктура это в том числе сеть доверия, общепринятых правил и стандартов. В ситуации когда инфраструктура электронного документооборота отсутствует, стандарты могут диктоваться тем кто возьмется за реализацию этого необходимого в интересах всего общества решения (просто на основе инженерной логики). Либеральные рыночные времена диктуют парадигму в которой инфраструктурой должно заниматься государство. Отчасти нельзя отрицать что в этом направлении нет успехов. Перевод работы с гражданами в электронную форму, ведомственные СЭД и т.д. Но охарактеризовать это как общее, доступное, тиражируемое решение нельзя. В стране около сотни регионов - в каждом работает свое решение. Создать и передать информацию в виде документа  каждому и для каждого невозможно. История с "национальной СЭД" и НИИ "Восход" явно указывает на то что создание инструмента это вопрос не бюджета и не воли заказчика. На мой взгляд старыми вариантами построить инфраструктуру не удастся. Необходим инструмент по характеру похожий на электронную почту, но организованный с учетом PKI и PMI,  инфраструктурой выдачи электронных паспортов и УЭК.

Еще раз вернемся к электронной почте. Почему можно считать ее инфрастуктурным решением? Емайл:

• доступен к подключению и использованию любым гражданином или структурой.
• предназначен для обмена любой электронной информацией, в том числе и структурированной, в обоих направлениях.
• имеет возможность сочетать внутренний обмен с внешним.
• имеется возможность выбора узла через который будет производиться обмен - публичный сервис или сервер принадлежащий структуре.
• информация может храниться в облаке, на сервере, в клиенте. Сообщение может быть выгружено для хранения в отдельный файл.

В первую очередь нужен отказ от единого центра и построение сети из совместимых узлов - территориальных и отраслевых.  Развитие инфраструктуры всегда должно сопровождаться углублением разделения труда, структура входящая  в систему тем самым все более специализируется отказываясь в пользу общего механизма от отдельных, не влияющих на его деятельность функций. Не вдаваясь в технические подробности реализации какие функции нужно ожидать от инфраструктуры документооборота?

Мы в той или иной форме знакомы с информационными ролями необходимыми инфраструктуре:

• глашатай. Публичное извещение о принятых решениях и прочей информации.
• архивариус. Ведение архива и доступ к нему в соответствии с имеющимися у субьекта правами.
• вахтер. Проверка полномочий и регулирование доступа. Запись времени и лица в журнал доступа.
• делопроизводитель. Назначение уникального номера и официальной даты.
• телеграфист. Передача документа адресату доверенным лицом.
• почтальон. Передача документа адресату доверенным лицом без доступа к содержимому.
• нотариус. Проверка полномочий и соблюдение регламента подписания документов.
• курьер. Извещение адресата о поступлении документа по емайл и СМС.
• эксперт. Выдача заключения о валидности документа созданного третьим лицом.
• страховщик. Мискострахование процесса обмена информацией и страхование рисков.
• юрист. Упрощенная инициация защиты прав.
• аутсорсер. Принятие на себя части деятельности структуры на основе специализированного сервиса (внешний склад, траспорт, агенские услуги по продажам и т.д.)

Список далеко не полный и при наличии развитой инфраструктуры может расширяться и дополняться.

А технические вопросы реализации оставим на потом. Как всегда встает вопрос - кому это нужно и кто возьмется.