Итоги 2012. М. Шухардин: «Основной сдерживающий фактор – отсутствие «двигателя», способного поставить на ECM-рельсы всю организацию»

Сегодня концепция ECM, казалось бы, уже не является новинкой и даже, можно сказать, переживает второе рождение, двигаясь в сторону интеграции с BPM (Business Process Management). Однако дискуссии на тему «так ли нужны системы управления контентом предприятия?» продолжаются. Аргументы «за» и «против» ECM-решений, объективные причины и субъективные факторы, влияющие на готовность российских компаний к их внедрению, об этом вопросы портала ИКС (iksmedia.ru) руководителю отдела продаж и развития партнерской сети Михаилу Шухардину.

ИКС: Как вы оцениваете востребованность ECM-систем в российских компаниях? Каково соотношение затрат и эффективности?

Михаил Шухардин: Инструментарий, который получают компании при внедрении системы класса ECM, как и другие технологии, может быть полезен, а может – и не очень. Все зависит от того, как его использовать. Это не одна «технология», это целый спектр, который при полном внедрении меняет не просто протекание каких-то процессов на предприятии (организации), а стиль и культуру работы. Любой заказчик пытается оценить затраты на введение новой технологии и сопоставить их с выгодами, которые она несет. Как показывает наш опыт, как мы видим по статьям и докладам других игроков рынка, положительный эффект от внедрения «технологий ECM» есть. А вопросы и обсуждения чаще всего касаются измеримой эффективности.

ИКС: Что, по вашему опыту, удерживает крупных российских заказчиков от внедрения ECM-системы и распространения ее на всю организацию?

Михаил Шухардин: Что касается готовности в целом, то тут ситуация за последний год сильно не поменялась. По технической оснащённости готово подавляющее большинство организаций, «морально» тоже большинство готово. Основным сдерживающим фактором чаще всего является отсутствие «двигателя», который бы мог сдвинуть «на рельсы ECM» всю организацию. Если организация относится к малому или среднему бизнесу, таким двигателем может быть один человек (CEO, CIO), но вот в крупной организации  им должна стать группа людей – здесь единому мнению появиться немного труднее. Иногда ситуация напоминает сюжет басни «Лебедь, рак и щука». Так что ответ на вопрос может выглядеть так: сдерживает организация зачастую сама себя.

ИКС: Кто, по вашему мнению, должен способствовать распространению таких решений в российских компаниях – поставщики или IT-директора, столкнувшиеся с лавинообразным ростом неструктурированного контента?

Михаил Шухардин: Ответ банален – все. И поставщики, и представители заказчика, и их окружение. На каждом конкретном предприятии могут срабатывать разные причины, разные факторы. Но в любом случае последнее слово всегда будет за бизнесом, так что его представители обязательно должны быть «в теме». Сейчас это как никогда важно! И особенно важно их влияние на внедрение новой культуры работы, о которой я уже говорил выше.

ИКС: Потребность в управлении какими видами неструктурированного контента у крупных заказчиков сформирована уже сегодня? (Электронный архив, электронная почта, SMS, средства совместной работы, социальные сети, чаты, wiki и др.)

Михаил Шухардин: Если говорить о совокупности требований, то они действительно многогранны. К перечисленному можно добавить еще офлайн-работу, организацию работы территориально распределенных систем, специализированные места высшего руководства и многое другое.  По отдельности же только единичные предприятия требуют автоматизировать существенные участки области ЕСМ. Большинство заказчиков желает автоматизировать не более трёх бизнес-задач (например, делопроизводство, ведение архива документов и управление договорами – самое типовое ожидание коммерческих структур).

ИКС: Каков набор требований, предъявляемых сегодня заказчиками к ECM-решениям? В чем заключается специфика запросов компаний из разных отраслей? 

Михаил Шухардин: Сильнее отраслевой принадлежности на требования влияет размер организации. Небольшие компании выставляют ключевым условием низкую стоимость владения системой. Они готовы получить менее функциональное решение, но покрывающее большую часть их текущих потребностей. Требования к качеству продукта, к уровню компетенции сотрудников, занимающихся внедрением, у таких компаний невысоки. У крупных организаций ценовой критерий чаще всего отходит на второй план: они привыкли, что качественные продукты не стоят дешево. При этом они ждут многого от команды внедрения, ее опыта и знания специфики. И даже сама система отходит на второй план. К общим требованиям, которые сейчас возникают у компаний, я бы отнес возможность интеграции с существующим в организации программным обеспечением. И это уже важное требование к конкретной системе.

ИКС: Какие критерии вы предлагаете заказчикам использовать для оценки эффективности внедрения ECM-решений?

После выполненных проектов мы оцениваем эффект от внедрения. Он рассчитывается на основе статистических данных для каждой конкретной организации на каждом конкретном проекте. Эту методику мы предоставляем и нашим партнерам.

Из чего складывается успех/неуспех такого проекта?

Успех наших проектов зависит от качества технологий. Технологии внедрения тщательно проработаны, по ним у нас проходят аттестации, по ним же мы обучаем своих партнеров. Любой проект основывается на шести главных принципах технологии внедрения.

●    Активное участие руководства заказчика, поскольку только руководители высокого уровня смогут решать организационные вопросы, неизбежно возникающие в ходе внедрения.

●    Выделение и выдерживание четких целей и этапов проекта.

●    Выделение ключевого персонала заказчика для продвижения проекта на предприятии среди коллег.

●    Опора на специалистов предприятия для возможности в дальнейшем сопровождать и развивать систему самостоятельно.

●    Разумная адаптация к действующим бизнес-процессам, так как необходимо подстраивать систему под бизнес-процессы и одновременно оптимизировать и подстраивать бизнес-процессы под систему и типовые решения.

●    Документирование всех выдаваемых поручений. Выдача заданий путем оформления соответствующих распорядительных документов помогает лучше работать и решать организационные вопросы по контролю за ходом внедрения.

Источник: iksmedia.ru