Иван Агапов (Directum): «Перевод бухгалтерских документов в электронный вид — это тренд, который держится в топе не первый год»

Иван Агапов

Product manager ECM-решений Directum

Илья Петухов (Directum): «Встроенные интеллектуальные инструменты включаются в работу с документами на всех этапах»  — Сегодня в стране в целом происходит реформа бухгалтерского учета. Власти постепенно разрабатывают новые федеральные стандарты (ФСБУ), которые накладывают свой отпечаток на изменение бухучета в компаниях, в том числе в части цифровых процессов.

Тренд, который держится в топе не первый год, — это перевод бухгалтерских документов в электронный вид. ФНС постепенно расширяет перечень формализованных документов, которые наиболее востребованы у бизнеса. В цифровой формат уже давно перевели УПД, акты, накладные и прочие документы для обмена с контрагентами. Сегодня также растет количество компаний, которые активно переводят в цифру внутренние первичные документы.

Наблюдается тренд на использование различных интеллектуальных помощников для бухгалтерских процессов. Это могут быть сервисы с элементами искусственного интеллекта или роботизации, так называемые OCR и RPA-системы, которые помогают автоматизировать рутинные операции по обработке документов. Сегодня подобные сервисы уже умеют: сравнивать номенклатурные позиции, подбирать счета баланса для хозяйственных операций, классифицировать документы по видам, проводить арифметические проверки. Например, входящий документ поступает в систему, которая обрабатывает его, после чего бухгалтеру остается только проверить данные и при необходимости исправить ошибки.

Ежегодно увеличивается количество компаний, которые переходят на удаленное взаимодействие с ФНС в рамках налогового мониторинга (НМ). Участники НМ должны научиться раскрывать информацию от декларации до регистров бухучета и первичных документов. Поэтому компаниям необходимо организовать свой финансовый архив так, чтобы к каждой хозяйственной операции был прикреплен первичный документ.

ФНС также прокачивает методологию и технологии удаленного взаимодействия для НМ. Сейчас она развивает интеграцию информационных систем участников НМ с АИС «Налог-3». С ее помощью инспектор работает в своей автоматизированной системе, а не в системе налогоплательщика.

— Какие бухгалтерские процессы на сегодняшний день практически полностью ушли в цифру? Каким компаниям это особенно важно, удобно?

— Бухгалтерия в целом достаточно хорошо автоматизирована. Сам бухгалтерский учет ведется в соответствующих информационных системах, и большинство компаний давно перешли на обмен первичными документами в электронном виде. Поэтому можно говорить, что электронный документооборот уже распространенная практика, но все равно есть куда расти и масштабироваться.

Прежде всего в цифровизации бухгалтерских процессов заинтересованы крупные компании, которые совершают в день огромное количество хозяйственных операций. Обычно это операции, связанные с куплей-продажей или внутренними процессами: перемещение товарно-материальных ценностей, амортизация, инвентаризация и так далее. Чем больше в компании таких процессов и операций, тем больше объем первичных документов, а значит, и эффект от цифровизации бухгалтерских процессов будет сильно заметен именно в крупных компаниях с большим документопотоком.

— Какие технологии и сервисы, на ваш взгляд, особенно важны сейчас в работе бухгалтерии?

— Чтобы облегчить работу бухгалтерии, важно выстроить взаимодействие не только на уровне «человек-система», но и на уровне «система-система». Например, документ создается в ERP, далее отправляется по маршруту на обработку, согласование и подписание в ECM, а после передается контрагенту через оператора ЭДО и в результате помещается на хранение в электронный архив. Чтобы процесс проходил быстро и без запинок, необходимо выстроить целую экосистему, в которой корпоративные решения будут взаимосвязаны между собой.

Уже сегодня для ряда компаний электронный обмен фактически становится обязательным, что увеличивает важность интеграции информационных систем с операторами ЭДО. Помимо межкорпоративного документооборота, в электронный вид важно переводить и внутренние первичные документы.

Чем больше цифровых документов в компании, тем более востребованной становится задача создания электронного финансового архива, а для участников налогового мониторинга — это необходимость. Однако не все организации смогли грамотно решить эту задачу: одни оставляют документы на бумаге, другие — хранят у операторов ЭДО, а третьи — переносят файлы в собственные учетные системы. В результате нет единого структурированного архива.

Также при работе с электронными документами всегда важно учитывать изменения в законодательстве. Например, машиночитаемая доверенность (МЧД) уже вошла в жизни многих организаций. Так, с 1 сентября 2023 года все сотрудники, кто подписывает КЭП физлица электронные документы от имени компании, должны подтверждать ей свои полномочия. Чтобы электронная доверенность всегда была под рукой, информационная система должна поддерживать работу с МЧД.

— Расскажите о вашем опыте цифровизации бухгалтерии — на примере собственной компании или клиентов.

— Мы знаем, с какими проблемами сталкиваются бухгалтеры сегодня. Специально для этого создана экосистема Directum, в которую входят современные инструменты и сервисы для цифровизации задач бухгалтерии. У нас есть различные решения, которые упрощают работу с финансовыми документами в электронном виде. В результате задачи выполняются быстрее и с большей эффективностью.

В Directum RX есть интеграции с операторами ЭДО и решения, которые выстраивают сквозную работу с электронными документами: начиная от создания, согласования и подписания, отправки контрагентам через сервисы обмена и заканчивая контролем возврата документов.

Встроенные интеллектуальные сервисы помогают заносить комплекты входящих документов в систему и извлекают данные при минимальном участии человека. Сервисы обрабатывают как бумажную, так и электронную первичку. ИИ-решения избавляют от рутины: классифицируют документы по виду, извлекают реквизиты, сверяют номенклатуру, находят договор или счет по операции и выстраивают связи в комплекте документов. Цифровые сервисы также помогают наполнять архив из разных источников: сервисов обмена, электронной почты или со сканера.

Для централизованного хранения первичных документов и их быстрого поиска мы разработали решение «Финансовый архив». С его помощью можно контролировать комплектность документов, связи между ними и оперативно готовиться к налоговым проверкам, в том числе в рамках налогового мониторинга.

— Какие проекты были вами реализованы?

— Производитель детского питания «ФрутоНяня», компания АО «ПРОГРЕСС», перешла на электронный документооборот с помощью Directum RX. Около 80% документов от контрагентов автоматически загружаются в систему благодаря интеграции с Контур.Диадок и уходят на согласование по настроенным маршрутам. Компания уже ускорила обработку документов на 30% и не планирует останавливаться на достигнутом результате.

Еще один интересный кейс по цифровизации бухгалтерии — крупнейший представитель химической отрасли России КАО «Азот» перевел в цифру огромный поток первичных документов, в том числе товарные накладные на внутреннее перемещение ТМЦ. Компания использует интеллектуальные сервисы, которые классифицируют документы по видам, автоматически сопоставляют номенклатуру, проверяют реквизиты и корректность указанных сумм, определяют типовые хозяйственные операции и передают данные в ERP-систему.

Российскому подразделению Bonduelle также удалось отказаться от громоздких объемов бумаги и перевести работу с первичными документами в электронный вид. Ранее в компании документы сканировались и хранились на локальных дисках, как следствие, возникали проблемы с их поиском и отслеживанием. Одной из главных задач проекта стало создание электронного архива финансовых документов. Сегодня в нем хранятся все первичные учетные документы, в том числе договоры, счета, акты выполненных работ, товарно-сопроводительные документы, а также неклассические ПУД: инвентаризационные описи, акты списания, выписки из банков. Чтобы быстро найти документы в системе, специалисты могут использовать: папки поиска по нужным критериям, реестры документов с панелью фильтрации и архивы для отправки третьим лицам, например, для представления по запросам налоговой службы.

— Каким вам видится направление дальнейшего цифрового развития бухгалтерских процессов?

— Видится, что в будущем все документы в электронном виде и работа с ними совсем не прерывается на бумагу, то есть они создаются, согласовываются и хранятся в цифре.

Рутинные операции максимально выполняет искусственный интеллект, в том числе встроенный в систему. Тогда у специалистов остается больше времени на более интеллектуальные задачи: анализ, планирование, проработка методологических задач и так далее.

После того, как все документы оцифровали, рутину отдали ИИ, возникает задача по ускорению процессов в целом. Например, чтобы провести инвентаризацию не за неделю, а за пару дней, гарантированно получить документы от контрагента и автоматически проверить, правильно ли они подписаны и прочее, разрабатываются дополнительные сервисы, которые расширяют возможности учетной системы. Когда все ИТ-решения будут интегрированы между собой, процессы будут в десятки раз быстрее.

Если заглянуть еще дальше, то следующим технологическим скачком в ЭДО может быть переход на обмен записями из базы данных. То есть, компании обмениваются не документами, а их метаданными. Например, в основе могут быть технологии блокчейн, которые продолжают развиваться для решения определённых задач, в том числе государством.

— Большое спасибо за беседу!

Источник: ict-online.ru