Как эффективно управлять сетевым диском

Сетевой диск похож на сад: если за ним не присматривать, он зарастет сорняками и перестанет приносить пользу.

Если вы как раз собирались разобраться со своим «заросшим» сетевым диском, прочитайте эту статью. В ней вы найдете четкий план действий, который позволит вам вернуть все на круги своя.

Почему сейчас?

Если для решения этого вопроса вам нужен дополнительный стимул, вспомните о том, к чему приводит бездумная работа с сетевыми дисками.

Все мы сталкивались с проблемой дублирования файлов и трудностями в поиске информации. Однако сетевой диск, брошенный на произвол судьбы, может еще и привести к снижению продуктивности сотрудников и повышенным рискам для безопасности.

В век облачных хранилищ эти риски лишь возросли. Доступ к ценной конфиденциальной информации может получить любой человек, у которого есть интернет.

Как правильно организовать работу с сетевыми дисками

Описанные ниже шаги помогут вам снизить риски для безопасности, избежать дублирования файлов и повысить продуктивность сотрудников.

Продумайте информационную структуру

Правильная информационная структура – это важнейший шаг на пути к эффективной работе с сетевым диском. В идеале структура сетевого диска должна повторять организационную структуру вашей компании. Для начала, создайте список типов файлов, которые станут общими для всех подразделений компании. Например, будь то финансовый отдел или отдел маркетинга, всегда найдутся как файлы, связанные с основной функцией подразделения, так и общие файлы. Составьте как можно более полный список таких функций. Это поможет вам создать стандартизированную и предсказуемую структуру для всех папок на сетевом диске.

Разработайте структуру папок

Как только общая информационная структура будет готова, можно заняться выделением папок, нужных конкретным подразделениям. На этом этапе вам, естественно, придется выделить папки, специфичные для каждого отдела. Чтобы определить, какие, опросите сотрудников и просмотрите документы, с которыми они работают. Это поможет получить ясное представление о том, какого рода информацию создает и использует подразделение. Как только вы разберетесь с типами файлов, разработайте полную структуру папок и обсудите ее с сотрудниками, прежде чем придать ей окончательную форму.

Определитесь с правами пользователей

Когда структура папок будет готова, определите, каким пользователям нужен доступ к папкам. Это ключевой этап на пути борьбы с рисками для безопасности. Самый простой способ распределения прав – это выдача их группам, а не отдельным пользователям. Так каждый работник будет приписан к группе, созданной на основе исполняемой им роли, старшинства или принадлежности к определенному отделу. Все, что нужно знать вашему ИТ-отделу, чтобы внедрить новую структуру папок и выдать необходимые права, – это к какой группе принадлежит тот или иной сотрудник.

Такой подход позволит ускорить процесс внедрения, и в перспективе уменьшит количество одиночных запросов на предоставление прав доступа, тормозящих работу отделов делопроизводства и информационных технологий.

Подготовьте диск

Когда черновая структура папок готова, и права пользователей определены, можно заняться созданием папок на диске. Чтобы избежать путаницы в период перехода от старой структуры папок к новой, дайте понятное название новым папкам. Например, даже такое простое название, как «NEW Отдел по работе с персоналом», поможет отличить новую папку от старой.

На этом этапе отделу информационных технологий нужно будет создать логины и пароли для пользователей и выдать необходимые права доступа.

Прежде чем новая структура выйдет в свет, нужно предпринять еще несколько дополнительных шагов. Более того, если ваша цель – уменьшить риски для безопасности, избежать дублирования файлов и повысить продуктивность сотрудников, на эти четыре заключительных шага вам нужно обратить особое внимание.

Ввод обновленного сетевого диска в эксплуатацию

Как и с любой инициативой по упрощению делопроизводства, успех здесь напрямую зависит от тщательного обучения персонала и контролируемого перехода на новый порядок работы. Отсюда четыре заключительных этапа нашего подхода:

Расскажите персоналу о новой структуре и процессах

Этот этап состоит из двух шагов. Первый – это рассказ о преимуществах нового подхода. Если сотрудники компании не оценят преимуществ использования обновленного сетевого диска, вероятность того, что они будут с ним работать, сильно уменьшается. Второй шаг включает в себя демонстрацию работы с сетевым диском. Демонстрация должна быть как можно более подробной и детальной. Не все сотрудники могут хорошо понимать принципы делопроизводства и работы с компьютером. Например, даже такое простое действие, как переименовать папку или создать новую, может создать определенные трудности у некоторых членов персонала.

Аккуратно перейдите к использованию обновленного сетевого диска

Переход к работе с новым сетевым диском также состоит их двух шагов. При переезде в новый дом вы не берете с собой мусор, так что и здесь первый шаг – это привлечь персонал к удалению ненужных файлов. Это значительно упростит следующий шаг – перенос сохранившихся файлов в новую структуру папок. Опять же, для этого необходимо привлечь все отделы, чтобы дать им возможность перейти к новому способу работы наиболее комфортным способом.

Контролируйте процесс перехода и оказывайте помощь персоналу

Если персонал хорошо обучен, ваша роль в процессе перехода должна быть минимальной. Однако сотрудникам все же может понадобиться ваша помощь и участие.

Решите последние вопросы

Прежде чем завершить процесс перехода, решите оставшиеся вопросы. А именно:

·         удалите старые папки и папку с ненужными файлами;

·         уберите временные префиксы с новых папок;

·         получите одобрение заинтересованных сторон.

Некоторые этапы могут показаться вам очевидными, но мы видели немало компаний, которые в спешке перехода к использованию нового сетевого диска упускали из виду важные моменты.

Описанный выше методичный и зарекомендовавший себя подход обеспечит вам безопасный и успешный переход к новому способу работы с сетевыми дисками.

Перевод: Алексеева Елена.

Источник: Community AIIM