Как ЕСМ-система зависит от структуры компании?

Лицо современной российской экономики – это, прежде всего, крупный бизнес. Ни одна большая организация не обходится без программных средств управления информационными ресурсами. Здесь не существует готовых решений, история каждого проекта уникальна. Но специалисты выделяют общие черты, позволяющие отнести компанию к той или иной категории, и соответствующим образом планировать внедрение.

Есть много областей, где для достижения успеха требуется консолидация значительных человеческих и материальных ресурсов. Это банковская деятельность, добыча и переработка природных ископаемых, тяжелое машиностроение и другие отрасли. С точки зрения информационных технологий к крупным заказчикам можно отнести и систему государственных и муниципальных органов.

«Дочки» слабосвязанных корпораций зачастую самостоятельны
в выборе поставщиков информационных систем

Не вдаваясь в экономику, попробуем разобраться, в чем особенности внедрения ECM-решений в крупных компаниях и холдингах. Можно выделить два типа холдинговых структур: слабосвязанные и централизованные.

Особенности слабосвязанных структур

Рассмотрим сначала слабосвязанные структуры. Участники такого холдинга обладают достаточной самостоятельностью по широкому кругу вопросов. Централизованное управление присутствует, но только в форме постановки стратегических задач. Например, из управляющей компании спускается бюджет на очередные три – пять лет, а в рамках этого периода дочерние организации уже сами управляют бюджетом. «Дочки» зачастую также самостоятельны в выборе поставщиков информационных систем. Внедряя ECM-систему, участники холдинга, прежде всего, пытаются увеличить результативность своей работы, иными словами, ставятся задачи повышения внутренней эффективности.

Развитие ECM-систем в слабосвязанных структурах обычно идет от периферии к центру. «Дочки» самостоятельно внедряют ECM-решения, а затем решаются задачи объединения систем. В слабосвязанном холдинге количество связей между участниками сравнительно невелико и само взаимодействие имеет простой характер. Поэтому в большинстве случаев хватает решения для организации взаимодействия изначально несвязанных между собой систем. Технически такой продукт состоит из коннекторов (или агентов) – программ-представителей на стороне каждой интегрируемой ECM-системы и контроллера – маршрутизирующего узла, обеспечивающего передачу данных между системами.

Интеграция решений позволяет организовать несколько процессов: передачу документов для совместной работы из одной организации в другую, перенос справочных данных (например, для синхронизации справочников), отправку заданий в другую организацию холдинга. Также интеграция необходима для построения сквозных бизнес-процессов. Поскольку в одном и том же процессе могут быть задействованы сотрудники управляющей и дочерних организаций или компаний-партнеров, для каждой из них может быть характерна достаточно сложная логика выполнения работ, когда отправки одних только заданий исполнителям недостаточно. Для этого можно использовать общие сквозные типовые маршруты.

Неизбежная централизация

В слабосвязанных структурах по мере их развития происходят организационные изменения, и им все больше становятся присущи черты, характерные для централизованных структур. Итак, каковы же признаки централизованных структур с точки зрения ECM-систем?

Во-первых, это сам характер бизнес-процессов. Большинство из них идет через центр. Дочерние структуры согласуют с центром бюджеты, контракты, приказы. Чем сильнее централизация, тем больше вопросов решается через руководство холдинга.

Во-вторых, стандартизация и жесткая регламентация бизнес-процессов. Управляющая компания постоянно выпускает значительное количество регламентирующих и методических документов и внутрихолдинговых стандартов. Единообразной становится и структура управления.

В-третьих, в централизованной структуре выделяются организационные единицы, призванные обеспечить единообразие бизнес-процессов. Называться они могут по-разному: департаменты внутренних технологий, управления качеством и т.п. Их задача – выпуск регламентов и стандартов и контроль их соблюдения.

В жестких централизованных структурах отличается и характер развития ECM-систем. Выбором такого решения занимается управляющая компания или выделенная структура. После того как выбирается поставщик, создается типовое решение. На следующем этапе производится тиражирование этого продукта в дочерних организациях. Разумеется, при всем желании невозможно внедрить типовое решение «как есть». В каждой организации имеются свои особенности, поэтому такой продукт обязательно дорабатывается под нужды клиента.

При такой степени централизации у решения может оказаться недостаточно возможностей для организации взаимодействия слабосвязанных систем. Происходит глобальная перестройка информационного взаимодействия. Разрозненные ECM-системы объединяются в одну глобальную систему. Для этих целей может быть выделен единый ЦОД. Зрелые централизованные структуры формируют спрос на «взрослые» решения. В пятерку самых востребованных инфраструктурных и прикладных решений входят репликация данных, работа через веб-доступ и терминал, управление качеством, договорами и закупками.

Механизм репликации данных

Если взаимодействие между узлами слабосвязанной структуры минимально, то синхронизация данных между серверами единой распределенной системы может вызвать настоящую головную боль. В этом случае следует использовать различные сервисы репликации, которые позволяют организовать автоматический обмен информацией между удаленными системами.

Другая сложность – это необходимость в линиях связи между серверами. В нефтегазовой отрасли, например, большое число дочерних производственных подразделений разбросано по «медвежьим углам». Несмотря на очевидный прогресс в области телекоммуникаций, не всегда есть возможность обеспечить скоростные каналы связи между департаментами. Так что сервис репликации должен предъявлять минимальные требования к скорости передачи данных и работать в сеансовом режиме.

Работа через веб-доступ и терминал

Можно выделить два основных сценария. Первый – когда требуется обеспечить работу удаленных сотрудников и партнеров компании. Второй – когда ECM-система развернута на физическом или даже виртуальном сервере в ЦОДе, и все пользователи работают в режиме удаленного доступа.

Также второй сценарий характерен для поставки программного обеспечения по модели SaaS: система развернута на сервере поставщика услуги, и пользователь платит за свою долю вычислительных мощностей системы (функционал, дисковое пространство, транзакции). В последнее время стабильно увеличивается количество пользователей, обращающихся к корпоративным информационным системам через мобильные устройства. Считается хорошим тоном, когда основной функционал ECM-системы доступен с планшетов, смартфонов и иных бизнес-гаджетов.

Управление качеством

Как уже было сказано выше, очень часто в крупных холдингах выделяются структуры для обеспечения единообразия и установленного качества бизнес-процессов. Для эффективной работы такого подразделения необходимо решение, которое бы позволило планировать и проводить аудит, фиксировать и устранять несоответствия, планировать и осуществлять корректирующие и предупреждающие действия, проводить анализ удовлетворенности потребителя и предоставлять руководству объективные данные для анализа функционирования системы. Актуальность такого решения многократно повышается, если организация стремится соответствовать признанным мировым стандартам.

Управление договорами

Договорная работа в холдинге характеризуется не только количеством заключаемых договоров, но и зачастую изощренной схемой их согласования. Более других этим как раз «грешат» жесткие централизованные структуры. Процедура согласования может быть зафиксирована в регламентирующих документах или, наоборот, в компании существует негласная, но от этого не менее скрупулезно соблюдаемая деловая практика.

Если прибавить к перечисленным сложностям необходимость проводить мониторинг состояния действующих контрактов, контролировать исполнение обязательств, своевременно пролонгировать контракты с заканчивающимся сроком действия, то неудивительно, почему значительная доля крупных заказчиков с помощью ECM-системы в первую очередь автоматизирует управление договорами. Большинство предлагаемых решений нацелено на автоматизацию всего жизненного цикла договора.

Управление закупками

В централизованных структурах снабжение структур холдинга также обычно отдано на откуп выделенному подразделению. Подразделение с одной стороны сталкивается с потоком заявок, которые надо учитывать, обрабатывать, включать в конкурсы, исполнять, а с другой – с валом предложений, которые надо сравнивать и выбирать лучшие. ECM-решение по управлению закупками позволит создать конкурентную среду для поставщиков, сравнить их предложения, взять под контроль ценообразование и условия контракта, обеспечить прозрачность выбора для руководства, снизить коррупционные риски, сформировать «скамейку запасных» поставщиков на случай форс-мажора.

Организационное «устройство» холдинга, характер взаимодействия между его подразделениями, система управления накладывают требования к ECM-решениям. Кроме способности «переварить» объем документов, задач, структурированных данных, продукты также должны предоставлять возможность масштабирования, удаленной работы, способность к интеграции. Из прикладных задач наиболее часто приходится решать вопросы управления качеством, договорами и закупками. Отдельное внимание необходимо уделять юридической значимости электронных документов, но это уже тема для отдельной статьи или даже целого семинара, которые организуют специалисты компаний-вендоров, таких как Directum.

Сергей Бушмелев, ИТ-аналитик компании DIRECTUM

Источник: CNews, 28 ноября 2011