Как известный интернет-магазин подключал контрагентов к обмену электронными документами

Генераторы трафика и их значимость в развитии юридически значимого электронного документооборота

По оценкам ФНС и рынка, ежегодно в России создается порядка 50 млрд первичных документов и счетов-фактур. По нашим подсчетам, более 50% из всего этого объема приходится на компании, являющиеся генераторами трафика. По нашим самым оптимистичным оценкам, на текущий момент лишь 1 млрд первичных документов и счетов-фактур из общего числа передаются в юридически значимом электронном виде.

При работе с таким количеством документов, разумеется, возникают стандартные проблемы: это тонны бумаги, трудоемкая обработка, потеря документов, длительный поиск и исправление нужной информации, содержание огромных архивов. Для того чтобы избавиться от них, крупные компании сначала организуют внутренний электронный документооборот, а затем переходят на внешний юридически значимый электронный документооборот с контрагентами. О том, какие выгоды приносит генераторам трафика данный шаг, вы можете ознакомиться в наших материалах: «Бизнес сбрасывает бумажные оковы. По следам внедрения ЭДО на предприятии», «Внутрихолдинговый обмен: оператор обмена или система документооборота?».

В цепочке внешнего документооборота генератор трафика – значимое звено, потому как именно он инициирует обмен электронными документами на рынке. Компании такого порядка могут смело диктовать условия контрагентам либо мотивировать их в переходе на электронный обмен.

Значимость генератора трафика подтверждает и то, что именно под его потребности операторы электронного документооборота (далее – операторы ЭДО СФ) создают свои решения. Это может быть интеграция с корпоративной системой, консалтинг, ведение проекта, выполнение определенных работ и т.д. Для контрагентов также предлагаются готовые решения, но, как правило, упрощенные, не требующие автоматизации сложных процессов. Таких решений генератору трафика бывает недостаточно, так как у него выявляется масса потребностей, часто связанных с организацией работы внутри компании.

Жесткая позиция генератора трафика

Перед каждым генератором трафика стоит задача — вовлечь как можно большее количество своих контрагентов в обмен электронными документами для того, чтобы получить наибольший эффект от использования электронного обмена. Соответственно возникает вопрос, как крупной компании успешно промотивировать более мелкие организации, с которыми она работает, чтобы те подключились к оператору электронного документооборота? Безусловно найдутся такие контрагенты, кто готов работать с оператором ЭДО СФ, а, возможно, уже и подключен к нему. Однако факт их подключения не означает, что контрагент реально обменивается электронными документами. Он может быть готов технически, но не подготовлен организационно.

Практика показывает, что занимая жесткую позицию, крупная компания может добиться более быстрого подключения контрагентов, а значит, и лучшего эффекта от внедрения. Выходит, идеальная модель поведения для генератора трафика — это диктовать условия контрагентам. Если же возможности занимать такую позицию нет, либо генератор по объективным причинам не хочет ее придерживаться, он может действовать стандартно — просто информировать контрагентов о возможности подключения к оператору ЭДО. Правда, по нашему опыту, в таком случае процесс подключения может затянуться, да и результаты рискуют быть не такими показательными, как в случае с более жесткой позицией генератора.

Теперь давайте рассмотрим на примере реального проекта, как генератор трафика может повлиять на процесс подключения контрагентов.

Пример Wildberries. Как известный интернет-магазин подключал контрагентов к обмену электронными документами через сервис Synerdocs

Крупнейший российский интернет-магазин Wildberries в конце 2014 года объявил своим контрагентам, что прекращает принимать бумажные документы по поставкам товара и переводит обмен в электронный вид с помощью сервиса обмена Synerdocs.

Проект подключения проходил в два этапа. На первом этапе из всего числа контрагентов, с которыми работал Wildberries, были выбраны порядка 200 поставщиков. Сюда вошли лояльно настроенные компании, с которыми наблюдался наибольший трафик документов, и на кого интернет-магазин мог оказывать влияние. В течение нескольких месяцев работу с контрагентами переводили в электронный вид.

На начальном этапе модель поведения, которой придерживался генератор трафика, можно было охарактеризовать как мягкую, но уже на втором этапе Wildberries занял жесткую позицию. Для того чтобы подключить оставшихся поставщиков (более 600), пришлось действовать в ультимативном порядке. Каждый из контрагентов получил на почту уведомление, что с определенного числа Wildberries начинает принимать документы по поставкам исключительно в электронном виде. И хотя данное объявление произвело эффект разорвавшейся бомбы, оно возымело действие. В течение 2-3 месяцев удалось перевести на электронный обмен всех оставшихся ключевых поставщиков. Тем самым к концу проекта число контрагентов Wildberries, подключенных к обмену электронными документами, достигло более 90%.

Команда Synerdocs, работающая на проекте подключения, помогала контрагентам Wildberries пройти этот процесс максимально быстро, комфортно, с донесением до них всей необходимой информации. С этой целью проводились информирующие вебинары, осуществлялась помощь в подключении и т.д.

Конечно, не обошлось без трудностей, но все они были решены. Так, некоторые контрагенты тянули до последнего и не подключались к сервису обмена, словно надеясь «авось пронесет». Однако этого не произошло и, чтобы не терять выгодного клиента, им пришлось подключаться в срочном порядке.

Сегодня почти 100% поставщиков работают с Wildberries в электронном виде. Исключение составляют крупные компании, с которыми пока нет определенной договоренности о формате взаимодействия. Тем не менее, процесс не останавливается, и даже те, кто пока не отправляет документы в электронном виде, рано или поздно начнет это делать.

Кстати, Wildberries развивает проект не только по подключению контрагентов, но и по типам документов. Что интересно, новые поставщики начинают работать сразу в электронном виде, заключая с интернет-магазином электронный договор. Теме использования электронных договоров посвящен отдельный вебинар, рекомендуем его к просмотру – «Электронный договор: подписать за 60 секунд».

Наши рекомендации

Еще раз хочется сделать акцент на важности модели поведения, которую избирает генератор трафика. От нее не в последнюю очередь зависит эффективность подключения контрагентов к электронному обмену документами.

Основываясь на опыте самых разных проектов, можем с уверенностью заявлять о том, что мягкая позиция генератора трафика и рекомендательная форма подключения обеспечивают меньшую эффективность. Если говорить конкретно, то такая политика дает результат примерно в два раза хуже, чем если бы генератор трафика действовал более жестко. По общей статистике, за 6 месяцев удается подключить всего 30% контрагентов. При этом каждому из них требуется доносить информацию и объяснять выгоду. Это занимает время.

Для того чтобы процесс перевода контрагентов на обмен электронными документами протекал быстро и эффективно, мы рекомендуем генераторам трафика придерживаться следующих методов:

1.   Займите жесткую позицию или, как минимум, проактивную, то есть действуйте на опережение. Генератор не должен сидеть и ждать, когда подключатся его контрагенты, ему нужно самому проявлять активность в этом направлении.

2.   Предлагайте контрагентам бонусы и «плюшки» за работу в электронном виде. Это может быть скидка на товар, программа лояльности, частичная оплата трафика контрагента.

3.   Продолжайте «капать» — даже если контрагенты не спешат подключаться к оператору ЭДО, не прекращайте их мотивировать. Как говорится, под лежачий камень вода не течет.

Еще больше рекомендаций, как может быть построена работа по приглашению контрагентов, вы найдете в материале «Как подключить контрагентов к обмену электронными документами».

Источник: Synerdocs