Как настроить бизнес-процесс, если ты не программист: знакомство с элементами BPM

Бизнес-процесс — последовательность действий одного или нескольких человек, которая приводит к полезному для компании результату. Например, это может быть отправка заказа клиенту, согласование договора или прием сотрудника на работу.

На примере системы Directum Lite разберемся, как настроить бизнес-процессы для конкретной организации с помощью визуальных средств, без разработки кода (no‑code). В статье рассмотрим основные инструменты и принципы, которые применяются при этом.

Блоки процессов

Каждый бизнес-процесс можно представить в виде схемы, состоящей из блоков и переходов между ними. Для их настройки используется упрощенная нотация BPMN (Business Process Model and Notation). Например, схема по ознакомлению с документом выглядит так:

Начало и конец процесса

В качестве начального и конечного событий используются блоки «Начало процесса» и «Конец процесса». Каждый из этих блоков применяется только один раз, их нельзя скопировать или удалить.

И, ИЛИ

Логические операторы представлены в виде блоков «И», «ИЛИ». При использовании блока «И» схема продолжается, если выполнены все блоки, связанные этим логическим условием. В случае «ИЛИ» для продолжения достаточно выполнения хотя бы одного из связанных блоков.

Условие

Для добавления ветвлений на схему применяется блок «Условие». В нем можно указать одно или несколько условий, которые определяют переход бизнес-процесса по той или иной ветке схемы. Например, с помощью блока можно проверить, что поручение на контроле. Если да, то дополнительно отправить задание на приемку работ контролером.

Задача

В рамках каждого процесса участники выполняют определенные действия. Процесс выполняется в рамках задачи. По ней создаются задания, в которых написано, что нужно сделать, или уведомления, если информация отправлена к сведению.

Блок «Задача» можно использовать:

• как подзадачу в текущем процессе. Например, ознакомление с приказом в рамках задачи на оформление отпуска;
• как отдельную задачу, которая запускается независимо от текущего процесса. Например, при закрытии проекта можно отправить задачу на утверждение премии, которая содержит конфиденциальную информацию. Сведения о такой задаче недоступны исполнителям ведущей задачи.

Блоки с типом «Задача» создает разработчик с помощью предметно-ориентированной среды разработки Directum Development Studio. Созданные блоки доступны в веб-клиенте при настройке схемы.

Задание

Блок предназначен для создания заданий. В них инициатор указывает список работ и срок выполнения, а также вкладывает документы, которые могут быть полезны исполнителям. Выход из блока происходит при выполнении или прекращении всех заданий, созданных в рамках блока.

Уведомление

Если для участников процесса нужно отправить информацию к сведению, используется блок «Уведомление». Например, сотруднику может прийти уведомление о завершении согласования документа или об окончании срока действия договора. В отличие от заданий, уведомления не нужно выполнять.

Ожидание

Блок «Ожидание» приостанавливает задачу на определенный срок и затем продолжает ее выполнение. Например, чтобы сотрудник не задерживал выполнение задания, ему можно периодически напоминать о нем. Блок позволяет задаче ожидать заданное время, а затем переходить к следующему блоку, чтобы отправить уведомление исполнителю.

Более гибкую логику позволяет настроить блок «Ожидание с условием». Он приостанавливает задачу до тех пор, пока не выполнится ожидаемое условие, либо пока не наступит срок прекращения. Например, в задаче на исполнение поручения нужно дождаться, когда все пункты составного поручения будут выполнены.

Скрипт

Блок предназначен для выполнения программного кода. В редакторе схем можно выбирать только блоки с готовым кодом, который задается в среде разработки. Например, блок «Настройка прав доступа» позволяет выдавать и удалять права на объекты системы: задачи, вложенные документы и т. д. При этом права можно выдавать как участникам процесса, так и произвольным пользователям.

Прикладные блоки

Рынок BPM в 2024 году: высокая конкуренция, дьявол в деталях и запрос на искусственный интеллект Выше мы говорили о базовых блоках. Расширить возможности настройки помогают прикладные блоки, ориентированные на конкретные предметные области. Такие блоки создает разработчик с помощью low-code.

Прикладные блоки используются в схемах распространенных процессов: рассмотрение документа, ознакомление с документом и исполнение поручений и т. д.

Переходы между блоками

При добавлении блоков настраиваются переходы между ними. Из одного блока может быть несколько переходов. Нужный из них автоматически определяется в зависимости от результата выполнения блока. Это позволяет не вводить дополнительные элементы на схеме, тем самым упрощая ее.

Редактор схем

В Directum RX схема процесса настраивается в редакторе. Достаточно перетащить на схему нужные блоки, заполнить их параметры и задать последовательность переходов от одного блока к другому.

На панели «Библиотека блоков» отображаются доступные для настройки блоки. В области справа выводятся свойства выделенного блока, которые зависят от его типа. На рисунке выбран блок «Задание», для него можно настроить список исполнителей, тему задания, срок выполнения и т. д.

Проверка схемы

При редактировании и сохранении схемы бизнес-процесса выполняется ее валидация. К примеру, проверяется, что свойства блоков заполнены корректно и нет блоков без переходов.

Блок с ошибками выделяется красной рамкой. Если навести курсор на восклицательный знак, отображается подсказка.

Сообщения валидации также появляются под панелью действий после сохранения схемы. В этом случае нужно исправить ошибки и повторно сохранить схему.

Вычисляемые выражения

В свойствах блоков уточняется логика процесса, указываются исполнители и сроки. Свойства можно задавать в виде постоянного значения или вычисляемого выражения.

Вычисляемое выражение представляет собой цепочку связанных элементов: свойств, функций и т. д. Каждый последующий элемент уточняет предыдущий. Такой подход позволяет сделать универсальной одну схему бизнес-процесса и использовать ее в разных структурных подразделениях. Например, с помощью выражения настраивается относительный срок: текущая дата, неделя до выхода в отпуск, три рабочих дня и т. п.

При настройке выражений применяются функции — заранее определенные вычисления, которые обрабатывают значения свойств. Функции позволяют преобразовывать регистр символов и падеж, получать текущую дату и т. д. Список доступных функций зависит от предыдущего элемента вычисляемого выражения.

С помощью low-code можно создавать новые функции вычисляемых выражений. При этом рекомендуется использовать короткое наименование функции, чтобы итоговое выражение тоже получилось коротким. Наименование лучше писать с большой буквы, на естественном языке с пробелами между словами

Вычисляемые роли

В качестве участников процесса можно указать конкретных сотрудников или вычисляемые роли. Состав последних определяется с помощью выражений и зависит от объектов процесса: инициатора, данных справочника, документа и т. д.

Предположим, нужно вычислять бухгалтера, закрепленного за юридическим лицом компании. Для этого достаточно добавить вычисляемую роль. Когда процесс запускается, бухгалтер определяется с помощью выражений в роли.

Варианты процессов

Система Directum RX позволяет настроить бизнес-процессы для конкретной организации с помощью визуальных средств, без разработки кода (no‑code). В статье рассмотрим основные инструменты и принципы, которые применяются при этом.

Разделяй и властвуй: какую работу передать аналитику, а что оставить разработчику при использовании no-code/low-code? Как правило, в рамках одного крупного процесса есть логически отделимые процессы со своими схемами. Например, согласование договорных документов или обработка сервисных заявок чаще всего отличается для разных видов документов и дочерних организаций.

Такие отделимые процессы называются вариантами процесса. У каждого из них есть схема, которая автоматически подбирается по заданным критериям. Это делает процесс прозрачным и позволяет избежать общей сложной схемы со множеством ветвлений.

Ниже приведен вариант процесса, который применяется, если сотрудник инициирует досрочный выход из отпуска.

Чтобы при настройке среди вариантов процессов быстро находить нужный, для них рекомендуется подбирать краткие и при этом информативные названия.

Общий порядок настройки процесса в Directum RX состоит из шагов:

1. Создать вариант процесса и указать критерии, при выполнении которых он используется. Критерии задаются через вычисляемые выражения.
2. Настроить схему процесса. При этом может потребоваться создать дополнительные роли для участников.
3. Когда вариант процесса настроен и готов к работе, сделать его действующим.

Вы познакомились с основами настройки бизнес-процессов. Инструменты Directum RX спроектированы так, что для их использования не нужны специфичные знания. Настройку может освоить не только аналитик, но и ведущий пользователь.

Кстати, возможности no-code-настройки в Directum RX можно расширить с помощью low-code. Разработчик создаст «кубики» — новые блоки, типы задач, элементы выражений, а аналитик с их помощью сможет настроить более сложные или нетипичные схемы.