Как организовать всех участников процесса публикации сведений о договорах на портал закупок (ЕИС)

Серёдкин Иван, руководитель отдела внедрения СЭД, Группа компаний ТАНАИС

Согласно постановлению №1132, с 1 января 2016 года на заказчиков, осуществляющих закупки в соответствии с ФЗ №223, возлагается обязанность включения документов в реестр договоров портала закупок (ЕИС), в том числе документов, касающихся результатов исполнения договоров.

Введение

Если рассматривать данное постановление с точки зрения внутренних процессов компании, то оно требует организации процесса сбора, регистрации и публикации определенных видов документов, при этом в ограниченные сроки, определенные законом (до 10 дней).

На первый взгляд, процесс выглядит несложным, и его условно можно разделить на несколько этапов:

1.     Сканирование и сохранение документов, подтверждающих исполнение договора.

2.     Обработка документов.

3.     Публикация документов.

На практике ни один из этапов не обходится без подводных камней. Для тех, кто планирует автоматизировать работу по постановлению №1132, мы подготовили ответы на ряд наиболее часто встречающихся вопросов, которые возникают при решении этой задачи.

Держа данный вопрос в голове, рассмотрим каждый этап подробнее и ответим на возникающие вопросы.

Кто и в какой момент сканирует документы?

Сложность заключается в том, что на каждом этапе свои действующие лица: документы поступают одним (исполнителям по договорам), обрабатываются другими (бухгалтерами), а публикуются третьими (закупщиками).

Итак, коллеги, первый вопрос, с которым мы сталкиваемся «Как организовать процесс сканирования документов?». Проще говоря «Кто должен сканировать?».

Чаще всего мы сталкиваемся с тем, что ответственность за сканирование документов лежит на тех, к кому эти документы приходят, т.е. ответственным по договорам.

Однако бывают компании, в которых ответственность за сканирование разделена в зависимости от видов документов:

1.     За сканирование договорных документов ответственность несут юристы.

2.     За сканирование финансовых документов отвечают бухгалтера.

Независимо от варианта, необходимо помнить, что процедура сканирования накладывает дополнительную нагрузку на сотрудников, и поэтому стоит её минимизировать с помощью поточного сканирование, автоматического распознавание данных и т.д.

Зачем сканировать документы?

Процесс сканирования документов требует дополнительных ресурсов и у некоторых возникает резонный вопрос – зачем вообще сканировать документы?

Тем более, нет никаких проверок прикрепляемых скан-образов. Тогда зачем выполнять лишнюю работу?

По нашему опыту, электронные скан-образы документов, подтверждающих исполнение договоров, необходимы не только для портала закупок, но могут пригодится для оперативной подготовки к аудиторским проверкам. К тому же электронные копии документов помогают публикующему удостовериться в правильности публикуемых данных и еще раз свериться с информацией, которую он отправляет на ЕИС.

Что касается портала закупок, то действительно, сейчас явных проверок на прикладываемые документы нет, но не факт, что их не будет в будущем, поэтому лучше организовать процесс уже сегодня, чтобы не столкнуться с проблемами в будущем.

Где хранить электронные документы?

Организация хранения электронных документов – это отдельная большая тема. Электронные документы можно хранить на сетевых дисках или в специализированных системах, типа DIRECTUM, но независимо от варианта организации хранилища, главное организовать данное хранилище таким образом, чтобы обеспечить сохранность и актуальность данных. Проще говоря, сделать так, чтобы сотрудники в нужный момент открыли скан-образы, и никто случайно не удалил эти документы из хранилища.

К чему привязывать документы?

Итак, допустим, в компанию пришёл акт. Ответственный по договору отсканировал его и занес в специальное хранилище.

К чему он привязал данный документ? К договору? К доп. соглашению по договору или к самой закупке? От ответа на этот вопрос зависит дальнейшая автоматизация данного процесса и автоматический сбор данных по договору.

У одного заказчика мы столкнулись с ситуацией, когда ответственные за договоры привязывали акты к доп. соглашениям (если таковые имелись), а бухгалтера привязывали оплату к договорам, так как они не обладали информацией, что данная оплата проходила по тому или иному доп. соглашению. В результате было сложно собрать информацию об исполнении в одном месте.

Данную ситуацию можно отнести к организационным задачам, и мы рекомендуем решать её на уровне регламентов компании. Например, явно закрепить момент, что все документы и операции привязываются строго к договору.

В какой момент считать договор исполненным?

Если проще, то договор исполнен, когда выполнены обязательства по договору с двух сторон.

Знать, в какой момент исполнены данные обязательства, необходимо, чтобы своевременно опубликовать информацию об исполнении на портал гос. закупок.

Информацией об исполнении финансовых обязательств владеет бухгалтерия, при необходимости она может предоставить данные о выполнении и оплате. Однако принимать решение, основываясь только лишь на этой информации, нельзя, так как бывают договоры со 100% предоплатой.

Поэтому мы рекомендуем считать договор исполненным только после явной ручной отметки факта исполнения договора, которую ставит ответственный по договору.

Кто и в какой момент публикует документы?

Итак, договор исполнен. И всё-таки, в какой момент публиковать информацию об исполнении договора? В законе сказано, что информация об исполнении договора должна быть опубликована не позднее 10 дней после его исполнения.

Добиться данного результата можно и при поэтапной публикации документов, и при разовой публикации всего пакета документов. На наш взгляд эффективнее организовать разовую публикацию всего пакета документов, поскольку такой подход оставляет меньше возможностей для ошибок при определении факта исполнения.

Что касается публикации данных на портал, то чаще всего этим вопросом занимается отдел закупок. Именно они, как правило, несут ответственность за корректность данных, предоставляемых порталу.

Правда и здесь возможны разные варианты. Так в одной компании задачу по публикации передали в ИТ отдел (специально обученному сотруднику). Данное решение подкрепили внутренним приказом.

Здесь важно проработать вопрос имени, от которого будет идти публикация на ЕИС. Чья фамилия будет фигурировать на портале гос. закупок и какое количество токенов (ключей с ЭП) понадобится для реализации данного процесса.

Также, независимо от выбранного варианта, необходимо обеспечить ответственному за публикацию доступ ко всей необходимой информации. Сотрудник должен видеть, какой договор необходимо публиковать, а какой нет (например, гос. тайна), какую именно информацию необходимо публиковать по данному договору.

Что необходимо публиковать на ЕИС?

После того, как мы определились, когда публиковать документы, возникает следующий вопрос: публиковать электронные скан-копии документов с подписями или без них?

По нашей оценке этот вопрос остается открытым – в законе на этот счет информации нет. Стоит помнить, что из интерфейса ЕИС информация об исполнении доступна только ФАС, но программным образом (с FTP-сервера) мы можем выгружать любую информацию об исполнении (в т. ч. и скан-копии документов). С технической точки зрения решения подойдут для любого сценария, и в случае изменений на законодательном уровне достаточно будет внести изменения в настройки системы, которые обезопасят вас от ошибки.

В заключение

Особенности бизнес-процессов каждой отдельной компании вносят свои коррективы в процесс автоматизации закупочной деятельности. Однако, если подойти к этому вопросу основательно, то будет не только проще соблюдать постановление №1132, но и минимизировать рутинные действия с помощью информационных систем.

Познакомится с решением упрощения и ускорения процесса публикации сведений о договорах, а также подготовки тендерной документации можно на сайте directum.ru.

Источник: DIRECTUM