Как передать документы в архив без проблем и суеты?

Два берега одной реки

Передача документов в архив — это процесс, в котором участвуют две стороны:

• передающая — сотрудник структурного подразделения, который готовит документы, формирует дела с соблюдением всех требований и составляет описи;
• принимающая — сотрудник архивной службы, который всё проверяет и принимает.

Процесс требует методически правильно подхода и знания требований законодательства. В момент передачи документов в архив происходит не только перемещение материальных носителей, но и, что самое важное, передается ответственность за документы, их состояние, сохранность, учет, систематизацию и т. д. Аналогично ответственность переходит и для электронной информации.

Бумажные документы уходят в прошлое

Не будем здесь рассматривать кейсы с чисто бумажными документами. Разберем распространенную в последнее время ситуацию, когда бумажные оригиналы имеют электронные копии.

В целом процесс вне зависимости от носителя должен быть построен аналогично как по бумажным, так и по электронным документам. И мы рекомендуем разрабатывать единое «Положение о хранении (оперативном и архивном)». Это существенно упрощает контроль соблюдения общего процесса и ежедневную работу сотрудников с документацией. Когда в электронном архиве порядок — сдача бумажных экземпляров на хранение пройдет значительно проще.

Что учесть при передаче электронных документов в архив

Итак, рассмотрим электронные документы и те параметры, которые нужно проверить в СЭД или СХЭД, чтобы гарантировать успешную приемку-передачу документов.

Номенклатура дел

Номенклатура дел остается обязательным элементом документирования управленческой деятельности. Она полезна не только как удобный категоризатор, но и незаменима для архива, в том числе электронного. Именно в деле удобно указывать сроки хранения. Но бывает так, что номенклатура не ведется либо при создании регистрируемого электронного документа не указывается соответствующее дело.

Это в последствии приводит к проблемам при передаче документов в архив — без дела непонятны сроки хранения. Делопроизводителю или ответственному в структурном подразделении придется вручную открывать карточку каждого объекта и помещать его в соответствующее дело. На это уйдет уйма времени!

Поэтому лучше сразу разрабатывать номенклатуру в соответствии с требованиями правил из приказа № 77 Росархива (далее «Правила 2023») и с начала года размещать документы в соответствующие дела.

Опись дел структурного подразделения

Не секрет, что самое нелюбимое занятие при подготовке документов к передаче на хранение — это формирование сдаточной описи. Сколько времени мы с вами тратили на ее создание при бумажном документообороте!

В СЭД создать опись просто и быстро. Согласно Правилам 2023 организовать хранение ЭД можно только с помощью специальной системы хранения электронных документов (СХЭД). Но именно СЭД должна уметь формировать опись структурного подразделения с реестром файлов.

Двустороннее подписание сдаточной описи

Как мы уже обсудили, в процессе приема-передачи дел участвуют два человека, и факт передачи должен быть подтвержден подписями. Собирать подписи на бумаге — то еще удовольствие и снова возврат к бумаге! Нужна возможность быстрого, удобного и юридически значимого подписания описи структурного подразделения электронной подписью в СХЭД.

Форма передачи электронного документа

Чтобы передать электронный документ (ЭД) на хранение и принять его как полноценный электронный архивный документ (ЭАД), он должен быть представлен в определенной форме — так называемом «контейнере» с соблюдением всех требований. Последние описаны в п. 141 Правил 2023.

п. 141. Электронный архивный документ, передаваемый на архивное хранение, состоит из следующих структурных элементов:

1. файл основной части электронного документа (в формате PDF/A);
2. файлы приложений к электронному документу в форматах, предназначенных для текстовых, табличных, графических и структурированных данных, аудиовизуальных документов (при наличии);
3. файлы электронной (ых) подписи (ей) (при наличии);
4. файл описания, содержащего регистрационно-учетные сведения о документе (метаданные).

Формировать контейнер должна СЭД или другая система-источник, в которой создается документ. Но часто на практике выясняется, что исходная система этого не умеет, либо требуются большие и дорогостоящие доработки, чтобы научить ее это делать в соответствии с требованиями. Заранее выясните возможность ПО формировать правильный архивный контейнер.

Описание контейнера электронного архивного документа

Электронные документы создаются и оперативно хранятся в СЭД (или другой оперативной системе, например, учетной). При этом каждый имеет набор информации: регистрационный номер, автор, вид документа и т. д. Чтобы при хранении эти сведения и все связи не потерялись, в контейнере ЭАД должен быть файл описания. Требования к его составу также приведены в п. 141 Правил 2023:

п. 141, продолжение. В файл описания каждого электронного архивного документа должна быть включена следующая информация:

а) дата и регистрационный номер;

б) вид;

в) заголовок к тексту или аннотация;

г) сведения о режиме доступа;

д) сведения о согласовании и поручения (резолюции) в случае, если указанная информация не представляется самостоятельными файлами;

е) результат проверки электронной подписи (электронных подписей);

ж) общий объем файлов (в байтах);

з) наименования файлов, даты и время их последнего изменения, объем в байтах, форматы файлов;

и) индекс дела по номенклатуре дел;

к) заголовок дела по номенклатуре дел;

л) срок хранения;

м) дополнительная неструктурированная информация (комментарий, примечание);

н) номера связанных описей дел, номер дела по описи дел.

Очень важно, чтобы в СЭД (системе-источнике) формировалась вся нужная информация. Если карточка ЭД в СЭД не имеет нужных полей, то сформировать файл-описание ЭАД не получится — просто неоткуда будет брать информацию. Поэтому полноценность описания ЭАД в контейнере нужно проверять.

Краткие выводы

Решать проблему передачи документов в архив нужно в двух направлениях: организационно и технически. Рекомендую следующий план:

1. Закрепить правила приема передачи ЭАД на хранение в локальных нормативных актах компании:

• разработать «Положение о хранении», в котором подробно описать процедуру приема передачи ЭАД;
• в положении закрепить правила, сроки передачи документов, ответственность сторон и т. д.

2. Выбрать проработанное специализированное решение для хранения электронных документов.

Минимальный набор пунктов для проверки возможностей СЭД и СХЭД для успешной процедуры приема-передачи ЭД в ЭАД:

• номенклатура соответствует с требованиями правил из приказа № 77 Росархива;
• при создании ЭД удобно размещать их в соответствующие дела;
• легко сформировать опись структурного подразделения с реестром файлов;
• возможно скрепить описи электронными подписями сотрудников, передающего и принимающего документы;
• формируется правильный архивный контейнер с полноценным файлом описания ЭАД.

Как это работает на практике

Решение «Долговременный архив» от компании Directum поможет вам передать документы на длительное и постоянное хранение без проблем. Для удобства работы каждого участника процесса разработаны две отдельные обложки модуля «Передача в архив» — для ответственного сотрудника подразделения, и «Долговременный архив» — для архивиста. Каждый видит только те действия, которые ему нужны.

Оперативная система Directum RX умеет формировать контейнеры ЭАД в соответствии с требованиями законодательства. Даже если системы-источники не могут это сделать, достаточно передать документы в СЭД Directum RX и контейнеры будут сформированы.

Карточки ЭД в СЭД Directum RX содержат всю необходимую информацию для формирования файла описания. Удобно выбрать из номенклатуры дел нужное и поместить туда документ в момент создания.

При передаче документов на хранение автоматически формируется сдаточная опись с реестром файлов установленного образца.

Прямо в системе опись согласуется и подтверждается электронными подписями ответственного сотрудника от подразделения и архивиста. Этот процесс можно представить алгоритмом как на схеме ниже. Но если порядок в вашей компании отличается, например, включает больше согласующих, то в Directum RX его легко изменить.

Если разобраться, то при правильном подходе прием-передача документов — несложная задача. Нужно только выстроить процесс, выбрать СХЭД, которая возьмет на себя проблемы и рутину. А надежная команда внедрения поможет выстроить процесс методически, качественно и быстро внедрить систему хранения ЭД.