Как скоро окупается СЭД?

Поводом для сбора мнений относительно сроков окупаемости СЭД послужил аналитический отчет «Система документооборота окупается за год: результаты исследования», который был опубликован «Корус Консалтинг» в конце февраля 2010 года. Представители Directum, Cognitive Technologies, «БОСС-Референт», BB Software, ИК «ФИНАМ» и «ИнтерТраст» дали ответы на вопрос, согласны ли они с указанными в материале сроками и факторами окупаемости. В целом, по суммарной оценке перечисленных игроков, время окупаемости СЭД составляет от 3 месяцев до 3,5 лет.

СЭД окупается в среднем за 1 год использования

В упомянутом выше материале «Корус Консалтинг» (полностью он доступен на сайте интегратора) сообщалось, что специалисты департаментов бизнес-анализа и Documentum компании провели собственное исследование ROI при внедрении систем электронного документооборота (СЭД) на основе анализа 15 крупных проектов по внедрению СЭД, осуществленных «КОРУС Консалтинг» за последние 2 года. По данным, полученным из открытых источников, в числе этих проектов – внедрение СЭД на различных платформах для таких заказчиков, как ОАО «Южная телекоммуникационная компания», ОАО «Волгателеком», ОАО «Уралсвязьинформ», фирма «Август», ОАО «РусГидро», «ТГК-14», «Сибур». Анализ проводился по специально разработанной методике расчета ROI.

По оценке «Корус Консалтинг», прямой эффект от инвестиций в СЭД связан с экономией средств на материалы и оплату рабочего времени сотрудников. Сокращение рабочего времени дает экономию в заработной плате, причем как за счет уменьшения количества сотрудников, занятых в бумажной работе, так и за счет отсутствия необходимости принимать дополнительных сотрудников для выполнения новых задач. Кроме того, у сотрудников высвобождается время для выполнения других, более интеллектуальных работ, дающих большую прибыль для предприятия. В результате внедрения СЭД производительность труда в компании повышается в среднем на 15-20 %. То есть, например, организация после внедрения системы может либо сократить 20 % сотрудников, получив значительную экономию средств на фонде оплаты труда, либо не увольнять сотрудников, но повысить эффективность их труда не менее чем на 20 %. При расчете ROI важно учитывать такую составляющую, как расход бумаги и тонера. Одним из эффектов внедрения СЭД является снижение потерь документов.

Выводы об экономическом эффекте от внедрения системы можно рассчитать на базе семи основных KPI (ключевых показателей эффективности). Прежде всего, это улучшение исполнительской дисциплины, повышение оперативности подготовки аналитических справок и отчетов о ходе исполнения документов и поручений на каждом уровне исполнения и в целом по организации, организация и ведение единых информационных (документационных) ресурсов, создаваемых в процессе деятельности организации. Кроме того, в «Корус Консалтинг» называют сокращение временных затрат при поиске информации о документах, находящихся в текущем делопроизводстве, а также передаваемых на архивное хранение, оперативность доставки документов и поручений исполнителю, переход на электронные формы взаимодействия между подразделениями, а также сокращение материальных затрат в ходе исполнения и прохождения документов.

В «Корус Консалтинг» также замечают: очевидно, что подобными методиками владеют компании, профессионально занимающиеся внедрениями СЭД, у которых есть большая практика и наработанная база «кейсов». Что касается заказчиков, то в России более 90 % из них не могут самостоятельно рассчитать экономический эффект от внедрения СЭД. «Рассчитать ROI от внедрения СЭД несложно, имея методику и большой опыт реализованных проектов. От заказчика требуется, как правило, предоставить точные данные по средней заработной плате, количеству обрабатываемых документов в СЭД и количеству сотрудников, работающих в системе», – говорит директор департамента Documentum «Корус Консалтинг» Александр Аксельрод.

В целом такая оценка верна

Такого мнения придерживается директор по перспективным исследованиям компании Directum Максим Галимов. «Оценка эффективности СЭД проектов лежит в двух плоскостях. Как справедливо заметили авторы методики оценки в «Корус Консалтинг», можно довольно легко выйти на прямой эффект, который в конечном итоге сводится к экономии. Вторая плоскость – влияние внедрения ECM-средств на стратегические цели и показатели компании, в том числе на упомянутую производительность труда. Оценивать количественно такое влияние практически невозможно, так как для этого нужно проводить сложный и дорогостоящий многофакторный анализ влияния различных организационных мер и выполненных проектов в условиях дефицита информации, а ценность такого оценивания неадекватна затратам на него», – рассуждает Максим Галимов.

Если говорить об оценке экономии, то в целом идея «Корус Консалтинг» верна, считает Максим Галимов. Однако у него есть несколько замечаний. Во-первых, правильнее было бы оценивать не столько внедрение электронного документооборота, сколько эффект от решения бизнес-задач, возникающих в компании. Не просто, допустим, экономию времени на пересылке документа, сколько снижение стоимости процесса согласования договора. Количество задач, решаемых СЭД, измеряется десятками, и у каждой своя специфика, в том числе свои эффекты. Во-вторых, нужно предельно аккуратно рассмотреть все риски и то, какие эффекты дает их сокращение. Зачастую эффект от рисков серьезно превосходит любую экономию на материалах. Кроме упомянутой утери документов нужно рассматривать риски компрометации сведений в документе, риски срыва сроков согласования, риски штрафов за непредоставление сведений регуляторам и прочее. В-третьих, методика оценки эффекта должна включать не только состав показателей и расчеты, основанные на характеристиках предприятия, но и методы, дающие возможность собрать нужные характеристики (в т. ч. трудно извлекаемые данные о реально имевших место негативных исходах рисков). «При этом оценка проекта должна производиться в короткое время и в идеале, тут я соглашусь со специалистами «Корус Консалтинг», могла бы производиться заказчиком СЭД», – отмечает Максим Галимов.

Срок окупаемости СЭД может варьироваться от 3 месяцев до нескольких лет

Об этом свидетельствует опыт Cognitive Technologies. На сайте этой компании больше 2 лет назад выложена в открытый доступ методология, опираясь на которую все заинтересованные лица могут рассчитать окупаемость СЭД самостоятельно. Данное тестирование (экспресс-оценка) эффективности организации документооборота на предприятии подготовлено специалистами Московской финансово-промышленной академии (МФПА) при участии сотрудников Российской академии естественных наук (РАЕН). Методика тестирования и алгоритмы оценки были разработаны (а впоследствии и прошли апробацию) на основе анализа качественных и количественных показателей, полученных в ходе практического исследования организации работы с документами на предприятиях малого и среднего бизнеса, проведенного специалистами МФПА. В основе оценки текущего уровня организации работы с документами на предприятии лежат четыре коэффициента: исполнительской дисциплины, эффективности управления персоналом, эффективности бизнес-процессов и коэффициент информационной безопасности. Для их расчета используется целый ряд вспомогательных коэффициентов, получаемых по результатам анкетирования и исходным характеристикам (отрасль, общее количество сотрудников, степень компьютеризации) опрашиваемого предприятия. Результаты исследования представляют собой систему показателей, отраженную на графиках и диаграммах. Их назначение – позволить оперативно и всесторонне оценить реальную ситуацию с организацией документооборота на предприятии, наглядно продемонстрировать руководителю слабые места в работе с документами.

«Этот тест прошли тысячи специалистов. Мы не сохраняем их данные в целях анонимности. Но в принципе любой желающий может сам спрогнозировать окупаемость СЭД. Для этого мы предлагаем пройти тест для своей организации, а потом оценить затраты на внедрение, запросив коммерческие предложения от основных игроков рынка. Сравнив затраты и прогнозируемый для его предприятия эффект можно получить срок окупаемости (прогнозируемый). Конечно, подобный подход не учитывает целый ряд рисков, но для оценки он более чем полезен. Кроме того, мы проводили 2 года назад исследование по срокам окупаемости СЭД на базе online-тестирования. По нашей оценке, в зависимости от стоимости лицензий и услуг по внедрению СЭД, срок окупаемости может варьироваться от 3 месяцев до нескольких лет. Причем в ряде случаев СЭД начинает окупаться еще до окончания проекта. Это происходит, когда СЭД запускается поэтапно для решения различных бизнес-задач. Естественно, бывают случаи, когда проекты по внедрению СЭД замораживаются, тогда ни о какой окупаемости говорить нельзя», – говорит руководитель направления документооборота Cognitive Technologies Михаил Потапенко.

Срок окупаемости проекта внедрения СЭД может составлять от 6 месяцев до 2 лет

Такую оценку дает директор по маркетингу компании «БОСС-Референт» Ирина Кубликова. Внедрение любой ИТ-системы, тем более предназначенной для оптимизации бизнес-процессов, предполагает достаточно серьезные инвестиции, считает она. Начинать проект, не определив ключевые показатели, которые должны быть достигнуты, не оценив риски, не просчитав уместность планируемых инвестиций, было бы странно. На проектах внедрения «БОСС-Референт» оценка экономической эффективности внедрения решения делается перед стартом проекта практически всегда. Эти показатели дают возможность не только спрогнозировать окупаемость внедрения, но помогают уточнить KPI проекта.

Однако нельзя сказать, что финансовая сторона является основной и определяющей при выборе сегодня заказчиками систем класса ECM. Безусловно, цена играет важную роль, но ее оценка делается в соотношении с предлагаемыми возможностями продукта, сервисом и условиями владения данной системой. Есть «очевидные» показатели, которые всегда легко оцениваются заказчиком, такие как стоимость лицензирования, внедрения и кастомизации системы, дальнейшего сопровождения решения. Есть показатели, которые не столь очевидны или неприменимы для всех клиентов, – сокращение расходов на создании и движении бумажных документов, хранение архивов бумажных документов. Однако более значимы показатели повышения эффективности бизнес-процессов с помощью ECM-систем, например, сокращение времени на создание и поиск информации, ускорение информационных потоков, скорость принятия управленческих решений, снижение управленческих рисков.

«По нашим оценкам, срок окупаемости проекта внедрения СЭД может составлять от 6 месяцев до 2 лет. Зависит он от множества особенностей проекта: количества пользователей, быстроты освоения пользователями системы, автоматизированных в СЭД процессов и их количества, территориальной распределенности, степени кастомизации решения и т. д. Типовые методики расчетов ROI проектов внедрения СЭД давно существуют на рынке, однако универсальной нет. Мы используем собственную методику и при расчете стараемся учесть не только очевидные источники экономии – расходные материалы, бумага, экономия времени специалистов – но и иные показатели, связанные с оптимизацией бизнес-процессов, в том числе индивидуальные для данной организации. При этом существуют такие показатели, которые не всегда просто оценить в деньгах, и реальная стоимость их может стать очевидна только при наступлении конкретного кейса. Например, можно рассчитать, сколько времени сотрудники будут экономить, если не придется разыскивать документы по архивам и всему офису. Но как оценить, сколько может стоить компании утрата критически важного документа? Каждый руководитель сам для себя определяет «цену» потери документов или оперативности гарантированной доставки информации в регионы. На российском рынке известен проект, в котором система управления документами была окуплена за 1 день, так как сохранила и позволила найти документ, спасший организацию от больших штрафных выплат», – сообщает Ирина Кубликова.

Окупаемость внедрения СЭД может наступить через 2-3 года

По мнению генерального директора ЗАО «Дабл Би» (BB Software Co.) Василия Громова, предоставленный «Корус Консалтинг» материал не полностью отражает оценку сроков окупаемости. Сроки окупаемости проекта по внедрению СЭД зависят не только от величины сокращения издержек, но и от объемов инвестиций в проект по внедрению СЭД. Продемонстрировать это можно на таком примере. Заказчик может провести довольно дорогостоящий проект внедрения СЭД, например, за 30 млн рублей, отдача от которого возникнет не ранее чем через 1-2 года после окончания внедрения. При этом важно помнить, что процесс внедрения СЭД и обучение пользователей займет несколько месяцев (а то и лет) до начала реальной эксплуатации СЭД. В итоге точка окупаемости проекта внедрения СЭД, с момента приобретения СЭД, может растянуться на 2-3 года.

«Поэтому важно, чтобы цена лицензий СЭД и сроки внедрения СЭД были минимальны (без потери качества проекта). И если с ценой на лицензии СЭД всё достаточно прозрачно (можно договариваться о предоставлении скидок на стоимость лицензий), то по срокам внедрения дело обстоит интереснее. По нашим аналитическим расчетам различных ИТ-проектов, при внедрении новой системы в большинстве случаев до 85 % времени затрачивается на обучение пользователей. Этот процесс проходит тем легче, чем эргономичнее система. Поэтому при анализе сроков внедрения СЭД важно учитывать не только и не столько набор необходимой функциональности, сколько эргономику интерфейса. Так, например, в системе bb workspace интерфейс изначально ориентирован на пользователя, неискушенного ПК, что во многом является основным фактором сокращения сроков внедрения СЭД в 2-3 раза. Опять-таки продемонстрируем на конкретном примере: проект внедрения СЭД bb workspace в организации из 100 пользователей составляет примерно 1 млн рублей, а срок внедрения – 2-3 месяца. При таких условиях реализации проекта действительно можно говорить о совокупном сроке окупаемости проекта (срок внедрения + срок эксплуатации) в 1 год», – рассказывает Василий Громов.

Таким образом, по мнению Василия Громова, в дополнение к изложенному в материале «Корус Консалтинг» стоит добавить, что на сроки окупаемости внедрения СЭД также влияет стоимость серверных и пользовательских лицензий СЭД и срок внедрения СЭД, который напрямую зависит от эргономики интерфейса внедряемой системы.

СЭД окупаются в течение 2,5-3,5 лет

Аналитик ИК «ФИНАМ» Татьяна Менькова считает, что с факторами, указанными «Корус Консалтинг» в качестве основных источников экономии средств, в целом можно согласиться.

«Однако на общем фоне выборочные исследования, представленные компаниями, выглядят, мягко говоря, несколько смещенными в рекламную плоскость. По нашим оценкам, такие мероприятия окупаются в течение 2,5-3,5 лет, что связано в первую очередь со сложностями перестройки рабочих процессов на предприятиях. Кроме того, после внедрения СЭД требования по квалификации сотрудников повышаются, что требует либо расходов на обучение, либо найма сотрудников с более высокими зарплатными ожиданиями», – отмечает Татьяна Менькова.

Скоро вопрос об эффективности СЭД будет звучать так, как сегодня звучал бы вопрос об эффективности телефонной связи

Такого мнения придерживается заместитель генерального директора по развитию бизнеса компании «ИнтерТраст» Вадим Ипатов. Как правило, расчет окупаемости системы электронного документооборота и управления контентом сводится к анализу нескольких показателей, сообщает он. Это экономия ресурсов и материалов, сокращение непроизводительных затрат рабочего времени, повышение скорости информационных потоков и повышение личной продуктивности. Однако, по убеждению Вадима Ипатова, реально внедрение СЭД редко преследует получение именно экономического эффекта. Эта задача, даже зафиксированная в технико-экономическом обосновании проекта, служит лишь для его одобрения. Реально достигнутый и оцененный в ходе эксплуатации экономический эффект является скорее дополнительным плюсом от внедрения системы. Такая ситуация обусловлена тем, что экономический эффект невозможно оценить на старте проекта. Цену потери ответственных документов, задержки предоставления критически важной информации, недостаточного контроля можно просчитать только после конкретных свершившихся фактов.

Альтернативным подходом является определение эффективности как синонима удовлетворенности. Подходящими целями, достижение которых может оцениваться, могут быть минимизация рисков, новые возможности ведения бизнеса и разрушение барьеров между подразделениями за счет создания более эффективных деловых коммуникаций между структурными подразделениями, а также внутри них. В зависимости от болевых точек и целей организации, внедряющей СЭД, интерес могут представлять ускорение бизнес-процессов (показатель, который может быть получен непосредственно из системы документооборота) или увеличение числа клиентов. Одним из интегральных показателей является степень «проникновения» СЭД в ключевые бизнес-процессы организации. Косвенно этот показатель может измеряться допустимым временем вынужденной неработоспособности системы. Уже есть организации, для которых это время не может превышать 24 часов.

«Наш опыт работы с заказчиками СЭД свидетельствует о том, что к наиболее часто встречающимся показателям, на которые обращает внимание российский заказчик, можно отнести сокращение расходов на копирование и размножение документов, доставку документов в бумажном виде, содержание архивов бумажных документов, а также ускорение различных конкретных бизнес-процессов (например, процесс выдачи кредита в банке). Однако встречаются и более экзотические: например, оптимизация работы факсовой службы в крупной государственной структуре», – говорит Вадим Ипатов.

Вообще же, по мнению Вадима Ипатова, недалеко то будущее, когда вопрос об эффективности СЭД будет звучать так, как сегодня звучал бы вопрос об эффективности телефонной связи. Это результат культурных изменений, которые уже невозможно игнорировать.

Источник: ecm.ict-online.ru, 30 апреля 2010