Сколько стоит информационная система, или Почему нужно оценивать весь жизненный цикл

К числу основных критериев выбора информационной системы относится цена. Чтобы определить её, можно выяснить стоимость проекта внедрения. Но это далеко не всё, на что нужно обратить внимание.

Чтобы не переплатить за систему, нужно учесть все детали внедрения

Внедрение системы, как и любой проект, — это деятельность, ограниченная сроками. Успешно завершив его, организация надеется получить бизнес-эффект хотя бы на некоторое время. В этот период обычно требуются затраты на сопровождение и поддержку информационной системы.

Со временем ПО нужно модернизировать. Например, автоматизировать связанные бизнес-процессы, внести изменения в действующую систему или заменить её на новую. Это можно сделать либо самостоятельно — силами организации, либо выполнить проект по расширению функциональности. В любом случае затраты опять понадобятся.

Для начала выделим крупные этапы жизненного цикла системы:

1. Принятие решения о внедрении. Организация осознает, что имеющаяся система не удовлетворяет потребностям, её нужно заменить или установить другую.

2. Внедрение. Проходит проект внедрения.

3. Эксплуатация. Система активно используется, нуждается в поддержке и сопровождении.

4. Модернизация. В ходе эксплуатации возникают потребности в небольших или крупных доработках.

5. Устаревание. Оценивается, нужно ли снимать систему с эксплуатации. Этот этап может предшествовать первому или входить в него.

Изменение затрат можно представить в виде графика:

Те же затраты изображены на графике, но с нарастающим итогом (сумма в периоде складывается с предыдущей):

Этап 1. Принятие решения о внедрении

Понимание, что компании нужна новая система, приходит по-разному. Как правило, пользователи предъявляют требования к ПО. Во время их анализа ИТ-подразделение осознаёт, что текущая система потребляет слишком много человеческих, машинных, финансовых ресурсов. Это может выражаться в росте ФОТ ИТ-подразделения, больших счетах за сопровождение ПО и затягивании сроков его доработки. Если такие проблемы возникают одновременно, систему нужно менять на новую.

А вот перевод данных из текущей системы в новую обязательно должен стать отдельным этапом работ и дополнительной статьёй затрат в следующем проекте. Вряд ли кто-то захочет потерять уже накопленные данные.

Конечно, всегда есть соблазн «оставить всё как есть». Чтобы поступить правильно, нужно понимание потребностей бизнеса, его перспективы и состояние рынка ПО на текущий момент.

План действий может быть таким:

1. Обратиться к ИТ-стратегии. Если её нет — к бизнес-стратегии. В некоторых компаниях не формулируют долгосрочные планы в виде отдельного документа. Но это не беда, а повод поговорить о будущем с руководством.

2. Совместно с заинтересованными лицами в компании сформулировать «бизнес-гипотезы» (подробнее — в интервью Дмитрия Калаева, руководителя Акселератора ФРИИ). Важно понять, какие результаты будут достигнуты новой системой и в какой период, насколько существенной будет их динамика.

3. Предложить варианты можно, только если знать ситуацию на рынке. Здесь помогут системные интеграторы или партнёры крупных вендоров. Определить класс будущей системы не так сложно — будет это CRM, ERP, MES или ECM, можно сказать почти сразу. А далее — запросы информации и переговоры.

4. Для каждого варианта можно сделать ещё пару «подвариантов» — оптимистичный и пессимистичный. Пессимистичный — гипотеза не подтвердилась. В этом случае решаем, как минимизировать потери. Оптимистичный, если всё получилось, — как развить успех. Период оценки результатов важно учесть в проекте внедрения.

5. Свести варианты в сводную таблицу. Представить результаты лицам, принимающим решение. Собранные данные помогут им с выбором.

Результат этапа — есть решение, какой проект внедрения будет проходить. Рассчитана плановая суммарная стоимость всего жизненного цикла.

Этап 2. Проект внедрения

Методик расчёта проекта внедрения и материалов на эту тему много. Чаще в них обсуждаются только прямые затраты. Хотя можно оценить и косвенные — именно такие расходы понесёт бизнес в ходе проекта. Например, из-за снижения эффективности процессов, так как исполнители будут отвлекаться на освоение новой системы.

Результат этапа — информационная система внедрена, а процессы переведены на новые регламенты. Можно проводить оценку результата и успешности бизнес-гипотезы. Если она не подтвердилась, вступает в действие пессимистический план, если успех — переходим на следующий этап.

Этап 3. Эксплуатация информационной системы

На этом этапе система приносит пользу и возвращает компании вложенные средства. Теперь затраты сводятся к оплате услуг на сопровождение и поддержку. Расчёт проводится для вариантов облачной или локальной установки.

Чем больше времени занимает этот этап, тем лучше. Продолжительная эффективная работа даст больший суммарный эффект для бизнеса. Однако затраты должны быть запланированы, и их нужно контролировать. Иначе будет сложно определить момент, когда система устареет.

Этап 4. Модернизация ПО

Проводить оценку эффективности системы нужно. Если не удаётся запланировать такие работы, то надо делать это хотя бы по мере необходимости. Например, в какие-то моменты будут приходить требования от бизнеса по улучшению, возникнет потребность автоматизировать связанные процессы или распространить опыт на другое направление деятельности компании.

Результат этапа — либо задание на доработку и продолжение эксплуатации системы, либо следующий этап.

Этап 5. Принятие решения о снятии системы с эксплуатации

Всё меняется. Любая внедрённая система со временем устаревает — такова жизнь. Наступит момент, когда или бизнес изменит требования кардинально, или технологии настолько уйдут вперёд, что сопровождение станет слишком дорогим.

Что нужно будет сделать в этот момент? Заменить систему на другую или перейти на новую версию текущей? И ещё один важный вопрос: можно ли организовать миграцию данных из старой системы в новую? Если при обсуждении проекта внедрения звучат ответы «нет» или «сложно», то это уже аргумент против такого проекта внедрения.

Что дальше?

Жизненный цикл системы замкнулся. Пора выбирать новую и заполнять матрицу с ценами всех вариантов.

Таблица может выглядеть так:

Данные можно представить в виде графика сравнения с нарастанием суммы:

Что мы видим на этом графике:

• система № 1 имеет самую высокую стоимость внедрения. Однако затем эксплуатация выходит дешевле, благодаря этому общая сумма оказывается ниже, чем у конкурентов;
• система № 2 дешевле на этапе внедрения, но при эксплуатации и модернизации оказывается дороже. В результате получаем самую высокую совокупную стоимость из всех;
• система № 3 самая менее затратная в части внедрения, но срок проекта растягивается на 2 года. При этом совокупно этот период обойдётся дороже остальных. Система сопоставима с затратами на эксплуатацию с № 2. По итогу же они выглядят равноценно. Однако выбирать лучше всё-таки вариант с меньшими сроками внедрения.

Если никаких других критериев, кроме значений в рублях, нет, то можно выбирать систему по совокупной стоимости. В таком случае выиграет вариант № 1.