Как ввести КЭДО в действие с первого раза

Кадровый электронный документооборот — это одно из самых активных направлений цифровой трансформации в российских компаниях.

Работодатели осознали все выгоды от перехода на КЭДО — сокращение расходов, ускорение процессов, удобство удаленной коммуникации с сотрудниками. Многие организации уже используют электронный кадровый документооборот, и их пример становится стимулом для других.

В свою очередь, государство задает четкий вектор на цифровизацию — об этом свидетельствует развитие законодательной базы, в том числе принятие 377-ФЗ, который внес изменения в ТК РФ, а также разработка тематических госсервисов — портала «Работа России», мобильного приложения Госключ, механизма интеграции Госуслуг с информационной системой работодателя. Всё это дает однозначный посыл от государства — переходите в цифру, пути назад нет.

Поэтому большинство компаний сегодня уже не сомневается, стоит ли подключаться к КЭДО, осталось лишь определиться, когда.

Перед теми, кто готов взяться за дело уже сейчас, встает целый ряд вопросов: просто перевести кадровые документы в электронный вид или сразу приступить к трансформации процессов, какую систему КЭДО выбрать, как к ней подключиться. Для того чтобы ответить на первые два вопроса, нужно провести глубокий внутренний аудит и проанализировать рынок предложений. Отыскать ответ на третий вам поможет эта статья: мы покажем, как ввести КЭДО в действие с первой попытки на примере системы управления кадровыми процессами и документами Directum HR Pro.

Подключаем к КЭДО за 4 шага

Напомним, что согласно ТК РФ, в электронный вид можно смело переводить все документы, кроме:

• акта о несчастном случае на производстве;
• приказа (распоряжения) об увольнении работника;
• документов, подтверждающих прохождение инструктажей по охране труда.

К слову, под занавес 2022 года в Госдуму внесен законопроект, который разрешает заверять прохождение инструктажей по охране труда дистанционно с помощью электронной подписи. Инициатива еще на один шаг приближает полностью безбумажное будущее.

На документы, выпускаемые при подключении к КЭДО, никакие ограничения не распространяются, а значит, они могут быть цифровыми, а весь процесс — проводиться без бумаги и удаленно.

Итак, чтобы ввести КЭДО в действие, вам нужно сделать всего 4 шага.

Шаг 1. Локальные нормативные акты

Разрабатываем и утверждаем нормативные документы, регулирующие КЭДО в организации, а именно:

• приказ о вводе КЭДО;
• положение о КЭДО;
• соглашение об использовании информационной системы.

Зачем это нужно? Локальные нормативные акты — это тот неснижаемый остаток, который необходим для легитимного перехода на кадровый электронный документооборот. Разработать и принять их требуют ст. 22.2 ТК РФ и ст. 6 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Шаг 2. Приглашение

Получаем от сотрудника согласие на обработку персональных данных (в электронном или бумажном виде — на ваш вкус) и приглашаем его подключиться к системе. Сделать это просто — ссылка приходит в SMS или на email.

Шаг 3. Сертификат электронной подписи

На странице авторизации работник принимает Соглашение об использовании информационной системы и дает разрешение на выпуск на его имя сертификата электронной подписи. Всё это происходит через конклюдентные действия — проще говоря, сотрудник ставит галочки в нужных полях.

Шаг 4. Согласие на КЭДО

В рамках первого задания направляем работнику Согласие на взаимодействие с работодателем через КЭДО. В нём работодатель уведомляет сотрудника о введении КЭДО на предприятии и предлагает ознакомиться с регламентирующими документами. Работник подписывает Согласие выданной ему усиленной неквалифицированной электронной подписью.

Почему именно УНЭП? Для работника этот вид электронной подписи — инструмент выбора, так как с ее помощью можно подписывать все кадровые документы, которые закон разрешает вести в цифре. Простой ЭП нельзя подписывать некоторые виды документов, а функциональность УКЭП (усиленной квалифицированной электронной подписи) для рядового сотрудника избыточна. Для заверения можно использовать как УНЭП, которую генерирует информационная система работодателя, так и УНЭП Госключа — бесплатного государственного сервиса мобильного подписания документов.

Вуаля — подключение к КЭДО выполнено.

Что нужно учесть?

При разработке Положения о КЭДО в организации методологи зачастую упускают важную деталь — не указывают срок, когда документ, направленный работником или работодателем, считается полученным, а также часовой пояс, по которому будет вестись счет времени. Этот нюанс особенно важно принимать во внимание компаниям с территориально-распределенной структурой, когда различные подразделения или подведомственные организации «живут» в разных временных зонах.

Если в ЛНА не зафиксирован срок, когда документ будет считаться полученным, и единый часовой пояс, непременно возникнет путаница с датами различных кадровых событий. Избежать ее несложно, если учесть эти детали на стадии разработки внутренних регламентирующих документов.

При подключении к системе Directum HR Pro вендор предоставляет готовый пакет необходимых документов — клиенту не придется думать о формулировках.

Разработанный в Directum механизм ввода КЭДО в действие опробован на многих проектах внедрения и зарекомендовал себя как простой, быстрый и удобный для работодателя и сотрудника.