Какие возможности поиска имеются в системах электронного документообоорта?
Один из самых простых способов добраться до нужного документа – просто взять его там, где ему положено быть согласно здравому смыслу и принятым в организации правилам. Но чтобы было достаточно только этого, сотрудники должны соблюдать жесткие правила...
Вопрос читателя: Какие возможности поиска стоит рассчитывать обнаружить в СЭД?
Возможность без особого труда найти нужный документ – одна из причин, по которой организация решается на внедрение СЭД или ЕСМ-системы. Некоторые методы поиска присутствуют во всех системах, некоторые – в наиболее продвинутых.
Один из самых простых способов добраться до нужного документа – просто взять его там, где ему положено быть согласно здравому смыслу и принятым в организации правилам. Для этого требуется умение гибко оперировать папками документов, и вряд ли себе можно представить СЭД без подобных возможностей. Но чтобы этот способ работал, сотрудники должны соблюдать жесткие правила «раскладывания» по папкам и выстраивание системы папок.
Ещё один простой и очевидный инструмент - поиск по атрибутам документа типа наименования, автора, дат создания и изменения и прочим – также неотъемлемая часть СЭД. Удобно использовать стандартные правила типа «найти документы, с которыми я работал вчера», ещё удобней, когда подобные правила можно создавать самому.
Поиск по содержимому документов – вещь крайне полезная, но, к сожалению, реализованная не во всех системах – сказывается и не всегда прозрачный доступ к тексту документа, и морфологические проблемы, и часто низкая релевантность результатов такого поиска.
Особо стоит отметить не часто используемый, но при правильном подходе весьма мощный механизм - теги или ключевые слова. Правда, с тегированием документов есть определённые трудности. При ручном добавлении ключевых слов необходимо следовать чётко проработанным правилам, а автоматический разбор документа и проставление правильных тегов пока скорее мечта, чем реальность.
Кроме текста документы могут содержать информацию другого рода – например, картинки, видео или звук. Умение искать по подобному разнородному контенту внутри системы на данный момент тоже скорей в перспективе, чем в действительности. Однако, с учётом того, что отдельные компании добились успехов в этом направлении, что-то подобное скоро появится и в СЭД.
Источник: Современные технологии делопроизводства и документооборота
Похожие статьи
Комментарии 0