Kept и Directum: нельзя просто взять и вступить в налоговый мониторинг

В текущее турбулентное время бизнес вынужден ориентироваться на ходу: расставлять приоритеты на задачи цифровизации, менять иностранное программное обеспечение на отечественное, перестраивать процессы и т. д. Какое место в приоритетах занимает вопрос налогового мониторинга, какие рекомендации использовать для безболезненного внедрения, редакция обсудила с экспертами — Иларионом Леметюйненым (Kept) и Алисой Муратовой (Directum).

Налоговый мониторинг в России: рост, влияние внешних факторов, перспективы

Как развивается тема налогового мониторинга (НМ)? Как по вашим наблюдениям внешние факторы повлияли на скорость вступления компаний в налоговый мониторинг?

И. Леметюйнен: Налоговый мониторинг дает бизнесу ряд преимуществ, в частности, освобождает от камеральных и выездных проверок. Поэтому тема продолжает свое динамичное развитие.

Конечно, новых участников могло быть еще больше. Ряд компаний отложили вступление в налоговый мониторинг, так как решали более приоритетные задачи, вызванные внешними обстоятельствами, такие как реструктуризация бизнеса, переход на отечественные ERP-системы и др.

Есть и новые стимулы для роста количества вступающих в НМ. Например, согласно недавним поправкам, организациям, которые заключили соглашения о защите и поощрении капиталовложений (СЗПК) c 1 апреля 2021 года, необходимо в течение трех лет с даты заключения соглашения вступить в налоговый мониторинг. Для участников СЗПК соблюдение суммовых критериев для перехода на НМ не требуется.

Иларион Леметюйнен

Партнер департамента налогового и юридического консультирования Kept

На наш взгляд, налоговый мониторинг уже показал свою эффективность, и рано или поздно коснется большинства крупных компании России.

А. Муратова: Как представитель вендора, разработавшего решение «Архив для налогового мониторинга», добавлю, что число компаний, вступающих в НМ, действительно не снижается. Тема как была актуальной, так и остается. Уже же сегодня порядка 7000 организаций подходят под критерии вступления, однако пока, как минимум в ближайшие годы, эта цифра кажется недосягаемой. В нашу компанию поступает все больше запросов от организаций, которые планируют переход в 2024–2025 годах и уже ищут архив для налогового мониторинга, так как внедрение архива электронных документов — это первый шаг на этом пути.

Проекты по переходу на НМ останавливают те компании, которые сейчас вынуждены решать оперативные задачи. Как только ситуация стабилизируется, скорость входа бизнеса в налоговый мониторинг значительно увеличится.

Алиса Муратова

Руководитель проектов развития бизнеса в компании Directum

Поступает все больше запросов на цифровизацию от организаций, которые планируют переход в 2024–2025 годах и уже ищут архив для налогового мониторинга, так как внедрение архива электронных документов — это первый шаг на этом пути.

Какие, на ваш взгляд, перспективы у налогового мониторинга?

И. Леметюйнен: Судя по активно развивающемуся законодательству в области налогового мониторинга, это направление — одно из приоритетных для ФНС России.

Количество участников НМ неуклонно растет, совершенствуются и процессы взаимодействия с контролирующими органами — внедряется все больше инструментов и механизмов для обмена данными и автоматизации проверок.

На наш взгляд, налоговый мониторинг уже показал свою эффективность, и рано или поздно коснется большинства крупных компании России.

А. Муратова: Перспектива перехода на электронное взаимодействие с налоговыми органами бизнес только радует. Да, это дополнительные затраты на этапе анализа, доработка информационных систем, перестройка процессов. Но если взглянуть на картину «сверху», компании-участники НМ остаются только в выигрыше:

• прекращаются выездные и камеральные проверки;
• сокращается объем требуемых документов за счет онлайн-взаимодействия, и, как следствие, снижается трудоемкость на подготовку к проверкам;
• появляется возможность получить мотивированное мнение от налогового органа;
• повышаются прозрачность процессов и инвестиционная привлекательность.

Потому я более чем уверена, что будущее за налоговым мониторингом.

Как на внедрение витрины данных и архивов влияет переход на импортонезависимое ПО?

И. Леметюйнен: В текущем году действительно увеличилось количество проектов по переходу на российское программное обеспечение для ведения бухгалтерского и налогового учета.

Процесс внедрения новой учетной системы — сложный и трудозатратный. Сроки зависят от множества факторов, например, от степени изначальной автоматизации, объема данных, отраслевой специфики и т. д. Как правило, на реализацию подобных проектов уходит 1-2 года.

Если же говорить про решения для НМ, то они изначально были представлены в основном российскими вендорами. В закупках по налоговому мониторингу также все чаще упоминается требование о регистрации ПО в Реестре отечественного программного обеспечения, и это требование оправдано. Кстати, наша разработка — платформа Kept — аккредитована и числится в реестре. У бизнеса есть возможность выбрать то решение, которое будет оптимальным с учетом технических и финансовых критериев.

А. Муратова: В случае с архивами ситуация тоже не такая критичная. На российском рынке СЭД все же преобладают решения отечественных компаний, одно из них — архив Directum RX. Полностью импортонезависимый продукт, которым вот уже более 20 лет пользуются клиенты. В том числе в нашей библиотеке проектов уже есть кейсы компаний «Теплоэнерго» и «Миррико», перешедших на налоговый мониторинг.

На мой взгляд, выбирая систему для организации централизованного архива бумажных и электронных документов, стоит обращать внимание на продукт того вендора, который специализируется на электронном документообороте и понимает специфику российского законодательства.

Витрина данных и архив электронных документов — для бесшовного взаимодействия с ФНС

На что обратить внимание при выборе ПО для обеспечения налогового мониторинга? Для чего нужен справочник СПВДОК?

И. Леметюйнен: С 2024 года требования по интеграции с автоматизированной информационной системой «Налог-3» являются обязательными для участников НМ. Для интеграции компаниям необходимо внедрить специальный модуль, который включает в себя реализованные сценарии электронного взаимодействия. При этом компании-участники могут воспользоваться как продуктом ГНИВЦ, так и, например, нашей разработкой Kept для АИС «Налог-3», которая успешно прошла тестирование ФНС России.

Справочник видов документов СПВДОК предназначен для унификации применяемых в налоговом мониторинге видов и категорий документов, автоматизации процедуры истребования документов и реализации возможности направления налогоплательщиками документов в АИС «Налог-3».

На наш взгляд, классификация документов по новому справочнику требует от налогоплательщиков значительной подготовки. Компаниям необходимо пересмотреть текущие подходы к ведению электронного архива и организации работы с первичными учетными документами:

• ввести типизацию всех документов по видам и категориям, согласно справочникам ФНС России;
• присвоить каждому документу свой собственный уникальный идентификатор и настроить их раздельное хранение на уровне карточки документа;
• хранить все скан-образы в следующих допустимых форматах: docx, xlsx, pdf, rtf, jpeg, tiff, xml, ooxml;
• обеспечить наличие связи электронного документа с транзакционными данными и показателями налоговой отчетности.

А. Муратова: Решения многих вендоров витрин данных позволяют классифицировать документы не только в архиве, но и прямо на витрине или в своей информационной системе.

Однако мало того, чтобы архив соответствовал формальным критериям, важно, чтобы сотрудникам было удобно в нем работать. Я рекомендую руководствоваться несколькими критериями при выборе архива:

Критерии выбора архива

• Уточнить у разработчика, может ли архив интегрироваться с учетными системами. Зачастую в рамках НМ требуется интегрироваться с множеством ИС, чтобы не увеличивать для сотрудников ручные операции.
• Обратить внимание на скорость и удобство занесения электронных и бумажных документов в архив.
• Оценить удобство интерфейса: сотрудникам должно быть интуитивно понятно, как работать в новом решении.
• Отдавать предпочтение отечественным импортонезависимым ИТ-решениям, разработанным российским вендором.
• Удостовериться, соответствует ли выбираемый архив требованиям НПА при раскрытии налоговых данных.

Рекомендации от экспертов, как компании подготовиться к вступлению в налоговый мониторинг

Какие рекомендации вы бы дали компаниям при переходе на налоговый мониторинг?

И. Леметюйнен: В компании Kept большой опыт реализации решений для налогового мониторинга как на основе модуля 1С «Витрина данных», так и на базе собственных разработок.

Мы рекомендуем спланировать вступление в налоговый мониторинг, а также своевременно привлечь налоговых и ИТ-специалистов. Полезна здесь будет и помощь внешнего консультанта, который поделится своим опытом и наработками. Например, наша кросс-функциональная команда ИТ-специалистов и методологов готова оказать содействие при вступлении и внедрении ИТ-решений для налогового мониторинга «под ключ».

Первым делом проведите диагностику текущего состояния информационных систем в компании, процессов налогового и бухгалтерского учета, организации системы внутреннего контроля. Это поможет подготовить дорожную карту, чтобы определить объем работ и оценить затраты. Также обратите особое внимание на процессы ведения архива первичных учетных документов, поскольку интеграция с АИС «Налог-3» накладывает ряд обязательств в части соответствия требованиям ФНС России.

Важно понимать, что инспектору будет доступен весь объем информации, имеющейся в системе налогоплательщика. Если он получит прямой онлайн-доступ к учетной системе, то сможет видеть данные не только налогового, но еще и бухгалтерского учета, в том числе по еще незакрытым периодам (если не вести соответствующие ограничения).

Помимо этого, в некоторых компаниях есть политика ИТ-безопасности, которая ограничивает доступ к данным со стороны внешних пользователей. Также многие учетные системы по умолчанию не обладают инструментарием для выстраивания процессов коммуникации с налоговым органом. Здесь может потребоваться доработка систем для общения с ФНС и мониторинга, а это сложный процесс. Более предпочтительным вариантом будет взаимодействие с налоговым органом через специальную платформу — витрину данных.

А. Муратова: Основные рекомендации при подготовке к налоговому мониторингу:

Чек-лист при вступлении в налоговый мониторинг

• Начните подготовку с аудита информационных систем. Не исключено, что понадобится привлечь специалистов от налоговых органов.
• Выберите способ раскрытия данных. Ответьте на вопросы: это будет витрина или прямой доступ? обойдетесь своими силами или вам необходимы квалифицированные консультанты, которые проведут вас в налоговый мониторинг?
• Определите, как и где хранятся ваши документы, подумайте о том, где будет организовано централизованное хранение. Наведите порядок в вашем электронном архиве.
• Начните организовывать архив еще на этапе подготовки к вступлению в налоговый мониторинг, в идеале — задолго до подачи заявки на вступление в новую форму контроля. Главная задача организации архива — централизованное хранение документов, связка их с операциями и обеспечение должного раскрытия и, конечно, — наведение порядка.

Интересные кейсы подготовки к налоговому мониторингу были представлены на прошедшем конкурсе Directum Awards 2023. Например, крупный энергетический холдинг поделился, как привел к единым регламентам процессы финансового блока. Цель компании — вступить в налоговый мониторинг в 2023 году, поэтому за год до этого начали с организации полноценного электронного архива. Центром сбора данных стала система управления процессами и документами Directum RX на импортонезависимой платформе. Теперь в нее транслируются данные 1С: УХ и 1С: ЗУП. Выстроено сквозное взаимодействие по финансовым документам: от инициации события на оплату, согласования договорных и платежных документов, синхронизации с бухгалтерскими системами до обмена с контрагентами с сохранением всех документов, в том числе закрывающих, в едином электронном архиве.

Группа компаний ТМК, чтобы снизить финансовые риски, цифровизировала процесс консолидации налоговой функции с перспективой выхода на налоговый мониторинг. В рамках проекта внедрили решение Directum «Финансовый архив» для размещения первичных учетных документов. Архив синхронизировали с учетной системой, теперь документы из него можно напрямую отправлять в налоговые органы. Выполнены требования ФНС России в части налогового мониторинга. Кейс Группы ТМК получил диплом экспертного совета «Лучшее решение по цифровой бухгалтерии». Благодарим Илариона Леметюйнена за участие в конкурсе в качестве эксперта и высокую оценку представленных кейсов. И нам, и клиентам важен взгляд независимой консалтинговой компании.

***

Вопрос налогового мониторинга стоит рассматривать комплексно, в рамках системы управления финансовым архивом компании. Преимущество будет на стороне тех организаций, которые начнут прорабатывать сразу три темы — консалтинг, интеграцию с витриной данных и внедрение цифрового архива. Комплексный подход закроет все возможные проблемы на этапе анализа, поможет распределить работы и выбрать оптимальный вариант раскрытия налоговой информации.