КМК Строй-Югра + Directum Lite: порядок в процессах, документах и дисциплине

Коротко о компании

«КМК Строй-Югра» занимается строительством, реконструкцией и капитальным ремонтом объектов нефтяных и газовых месторождений. Также в портфолио есть модернизация и обновление школ, парков и мест общественной рекреации. В организацию входят 2 «ООО» и 4 «ИП». В компании трудятся около 400 сотрудников, 25 человек — это управляющие в офисе.

Почему решили перевести процессы в цифру

Главной «болью» строительной компании долгое время был бумажный документооборот: чем больше появлялось заказов, тем труднее становилось своевременно и без ошибок оформлять огромный пакет документов на каждый объект. А это — различные разрешения и заключения контролирующих органов, муниципальных властей, договоры с подрядчиками и заказчиками, «первичка» по поставкам, отчеты, сметы, техническая и проектная документация. Нарушение сроков подготовки документов и отсутствие контроля грозили финансовыми и репутационными потерями. В компании приняли решение цифровизировать некоторые бизнес-процессы, чтобы избавиться от таких проблем:

• затягивание сроков согласования и потеря важных примечаний от проверяющих;
• расходы на печать большого количества документов и обслуживания офисной техники;
• долгий поиск нужного документа в бумажном архиве, занимающем все больше места;
• расходы на курьерские и почтовые услуги для обмена документами с контрагентами;
• невозможность держать под контролем процессы, согласовывать и подписывать документы во время командировки.

По каким критериям выбирали информационную систему

В компании приняли решение: чтобы все исправить, нужна информационная система, которая на одной платформе, без необходимости переключаться между программами и переходить из одного окна в другое, решала бы такие задачи:

1. Управление договорами: работа со всеми договорными документами, приложениями, спецификациями, счетами и актами.
2. Управление делопроизводством: работа с корреспонденцией от подрядчиков, банков, управляющих компаний; внутренние документы: приказы и служебные записки.
3. Финансовый архив: упорядоченное хранение всех бухгалтерских документов и возможность быстро подготовиться к аудиторским и налоговым проверкам.
4. Интеграция с оператором ЭДО «Диадок»: оперативный обмена документами с контрагентами с сохранением юридической значимости.
5. Организация совещаний: подготовка повестки, протокола, автоматическая рассылка поручений по итогам принятых решений.
6. Мобильное приложение: удаленный доступ к системе и возможность оставаться в курсе всего происходящего в компании, находясь в командировке в другом регионе или стране.

Марат Хайбуллин

руководитель ОМТС ООО «КМК-Строй Югра»

Мы выбрали облачную версию системы Directum Lite — СЭД для среднего и малого бизнеса. Она цифровизирует и процессы, и документооборот, не требует дорогого проектного внедрения, быстро устанавливается и в короткий срок дает эффект. Еще один плюс выбранного ПО — разработчик проводит обучение администраторов системы и ключевых пользователей

Как упорядочили один из самых непростых процессов

Еще одной большой проблемой компании была закупка товарно-материальных ценностей, то есть — материалов для строительного процесса. До цифровизации:

• возникала путаница в счетах и товарных накладных;
• финансовые документы по проекту оказывались в других папках, терялась точность в подсчете расходов;
• согласование и подписание закрывающих документов затягивалось;
• отсутствовал контроль за движением ТМЦ с момента покупки и до поступления на склад.

Администраторы системы сами настроили регламент закупки.

Марат Хайбуллин

руководитель ОМТС ООО «КМК-Строй Югра»

Изначально в регламенте было 4 пункта: размещение заявки, согласование, бухгалтерия и закрытие сделки. Сейчас у нас 12 пунктов, и их количество меняется в ту или иную сторону в зависимости от потребностей. Это очень удобно! Все документы по товару — накладные, логистика, счета, фотографии материала, весь его путь — все в одном месте, в одной задаче. Участники и контролирующие в любой момент могут посмотреть — где сейчас товар, на каком этапе задержался, кто не выполняет задачу в срок, кого нужно поторопить

Что получили в результате цифровизации

Работы по внедрению проводились в два этапа. Сейчас в компании используют модули и решения Directum Lite:

• «Договоры»;
• «Делопроизводство»;
• «Проекты»;
• «Финансовый архив»;
• «Совещания»;
• интеграция с «Диадок»;
• мобильные приложения Solo и Jazz.

Что получили в результате цифровизации

Работы по внедрению проводились в два этапа. Сейчас в компании используют модули и решения Directum Lite:

• «Договоры»;
• «Делопроизводство»;
• «Проекты»;
• «Финансовый архив»;
• «Совещания»;
• интеграция с «Диадок»;
• мобильные приложения Solo и Jazz.

Положительные изменения сотрудники компании начали ощущать через 2-3 месяца.

1. Договоры: документы создаются по шаблону, не нужно ничего распечатывать, вручную подписывать. Обмен с контрагентами проходит через ЭДО. Все договоры хранятся в папке, их легко найти в считанные секунды.
2. Делопроизводство: цифровизировали обработку входящей, исходящей корреспонденции и внутренний документооборот. Для каждого отдела настроен свой регламент, все заверяется электронными подписями.

Марат Хайбуллин

руководитель ОМТС ООО «КМК-Строй Югра»

У нас было два делопроизводителя, но после начала работы в Directum Lite одного из них перевели на другую должность. С обработкой документов теперь справляется один человек, потому что все делается в системе, сотруднику не нужно никуда ходить. Даже если согласующий уехал в командировку — он все равно может работать в СЭД. Раньше согласование затягивалось на несколько дней. Иногда были вынуждены останавливать какие-то работы из-за того, что приходилось ждать возвращения из командировки согласующего сотрудника

3. Совещания: не нужно распечатывать протоколы и собирать подписи участников совещания. Благодаря прозрачному контролю выполнения задач исполнительская дисциплина повысилась с 60 до 95%.

4. Закупка ТМЦ: весь процесс поставки — от формирования заявки до фотографий поставленного груза — виден как на ладони.

5. Доступ к системе удаленно: благодаря мобильным приложениям сотрудники всегда остаются на связи, могут в любой момент проверить документы, согласовать и подписать их, отправить задачи на исполнение.

Результаты цифровизации в «КМК Строй-Югра»

• 4 юрлица работают в одной системе;
• 50 сотрудников стали активными пользователями;
• 2 администратора обучены настройке системы;
• более 70% документов подписывается электронно;
• с 60% до 95% повысилась исполнительская дисциплина;
• начали оцифровку проектной деятельности.