Окупилась или нет: как понять, что система принесла пользу?

Скорость согласования документов

Многие клиенты Directum Lite озвучивают этот критерий в первую очередь, потому что все в свое время прошли через одну и ту же «боль» — хождение с документом по кабинетам, ожидание подписанта с обеда, совещания, отпуска, командировки. После цифровизации многодневный квест становится простой операцией в пару кликов.

В строительной компании согласование документов в среднем занимало 2-3 недели. Бумажная копия гуляла из кабинета в кабинет с «листком-бегунком». После внедрения системы срок согласования, к примеру, договора сократился до 4 рабочих дней. А «листок-бегунок» стал не нужен, потому что есть встроенный лист согласования.

Затраты на печать

Стоимость бумаги стала меняться в сторону увеличения почти так же часто, как цены на продукты или бензин. И если при согласовании каждый раз распечатывать новую версию документа, процесс становится дорогим. А есть еще затраты на картриджи для принтера и обслуживание офисной техники.

В компании, где работают около 20 сотрудников, ежемесячно тратили на бумагу и картриджи 10 тыс. рублей. За год распечатка документов «облегчала» бюджет на 120 тыс. рублей, и это — примерная стоимость корпоратива в этой организации. Если рассмотреть аналогичные траты в компании, где трудятся до 100 человек, расходы на печать сопоставимы со стоимостью качественной рекламной кампании с привлечением федеральных СМИ и PR-агентств.

Скорость регистрации документов

Что такое ручная регистрация документов? Это записи в соответствующих журналах или занесение информации в Excel-реестры. Регистрация каждого документа занимает от 5 до 30 минут. А если «в очереди» на процедуру несколько десятков документов?

По статистике, клиенты Directum тратят на регистрацию документа до 1 минуты, потому что им нужно сделать всего три клика: открыть задачу, зайти в карточку документа и нажать кнопку «Зарегистрировать». Выгрузка номенклатуры дел по периодам в системе занимает 2-3 минуты, а не 30 минут, как в случае с ручной выгрузкой из локальной папки.

Временные затраты на контроль поручений

Задачи и поручения вне системы выдаются устно, в почте, в мессенджерах. А на контроль их исполнения, по подсчетам заказчиков, требуется от 3 до 15 минут. О задаче нужно вспомнить, найти ее в ежедневнике, написать или позвонить коллеге для уточнения статуса исполнения, получить ответ. Если это одна задача, ничего сложного, на первый взгляд. Но если их несколько — на переписку с исполнителями может уйти весь день.

В компании, работающей в СЭД, на поиск поручения или задачи требуется 30 секунд. В карточке сразу виден статус исполнения или промежуточные комментарии коллеги и все вложенные документы. Если нет комментария по исполнению задачи, понадобится 15 секунд, чтобы запросить статус. Факт: благодаря прозрачному контролю повышается исполнительская дисциплина. Есть прецеденты, когда она достигала 97%.

Скорость поиска документов

Если документы хранятся в бумажном виде, на их поиск может уйти от 10 до 60 минут. Придётся идти в архив, искать нужную папку и сам документ. Может случиться и так, что в результате человеческого фактора документ попал не в ту папку или вовсе был утерян. В этом случае, информацию придется восстанавливать, и это займет дни или даже недели.

С помощью ИТ-решений все документы создаются системно в специальных реестрах. На их поиск пользователи тратят всего лишь 30–60 секунд. Чтобы найти нужный документ, можно задать разные критерии поиска: название, автора, дату создания, регистрационный номер и т. п.

Экономия времени руководителя

Помимо управленческих задач, у руководителя много рутины: подписание документов, резолюции, рассмотрение писем и служебных записок и т. п. Работа с бумажными документами занимает много времени не только у самого директора. Даже после подписания документы могут весь день «пролежать» в кабинете, потому что секретарь или помощник не может их забрать из-за, например, непрерывных совещаний.

После внедрения информационной системы в ежедневном расписании руководителя высвобождается от 30 до 120 минут. Экономия времени появляется благодаря тому, что при рассмотрении документов директор видит в карточке всю предысторию, связанные документы и комментарии. Нужно лишь все изучить в одном окне, не вызывая к себе исполнителей или не дожидаясь их ответы в мессенджерах.

Временные затраты на подготовку отчетов

В компаниях, занимающихся, например, проектной работой, знают, какой это трудоемкий процесс — составление отчетов. На то, чтобы подвести итоги, подбить все результаты, все пересчитать и перепроверить, у администраторов и руководителей проекта уходит от 30 минут до 3 часов. В конце года, когда завершаются несколько проектов, эта работа может занимать весь день.

Если доверить подготовку отчетов информационной системе, то работа над подведением итогов проекта займет всего 10-20 минут: вся самая важная статистика по ресурсам, проценту выполнения, достижению контрольных точек и затратам уже заложена в шаблон отчета. Нужно лишь внести актуальные данные.

Количество совещаний и синхронизаций

Нередко заказчики жалуются, что для решения всего одного вопроса порой приходится проводить несколько совещаний. Такое расточительство по отношению к рабочему времени — из-за отсутствия единого информационного пространства, когда каждый владеет частью данных, а общую картину можно увидеть, только собрав всех участников в одном кабинете.

После внедрения системы Directum RX в компании »РРД Инжиниринг» теперь проводят всего одно совещание в неделю, и длится оно в 2 раза меньше, чем раньше. Такой оптимизации добились благодаря созданному в системе интерактивному «Информационному центру» оперативного управления. С его помощью в организации в режиме реального времени отслеживают ключевые показатели деятельности подразделений.

Возможно, после прочтения вы скажете: да это же простые истины! Но оказывается, не все про них знают. Поэтому верный путь тестирования начинается не с самого тестирования, а с определения критериев, по которым будете оценивать результат проделанной работы.