Коллективная работа с корпоративными данными. Мнение эксперта.

Портал DOCFLOW подготовил обзор по теме Коллективная работа с корпоративными данными с помощью ECM. Представляем вам ответы одного из экспертов – Корепанова Алексея, руководителя проектов внедрения DIRECTUM.

Что может предложить современная ECM-система для групповой/коллективной работы с корпоративными данными?

Современные ECM-системы имеют богатый набор инструментов для обеспечения коллективной работы с данными. С практической точки зрения, я бы выделил классификацию инструментов по этапам работы с документами: создание, исполнение, хранение и повторное использование (база знаний).

Ключевая возможность, предоставляемая ECM-системой на этапе создания документа, – это работа всех пользователей с единой версией документа, а также возможность одновременного редактирования. Время на создание и согласование документа сокращается с нескольких дней до нескольких часов. Если ECM-система хранит историю обсуждений, то дополнительно упрощается процесс утверждения и исполнения документов.

Наиболее используемый инструмент на этапе исполнения документа – Workflow (часто его называют маршрутизацией документов) в различных вариантах использования:

●    в процессном подходе это задачи с регламентированным ходом процесса;

●    в кейс-менеджменте это задачи с открытым маршрутом движения.

При исполнении документа используются механизмы замещения, делегирования и подключения к процессу новых исполнителей или группы исполнителей. Это позволяет быстро подключить к решению задачи нужных сотрудников и принять правильное решение с учетом истории работы.

Вся информация, формируемая на этапе создания и исполнения документов, может использоваться повторно всеми пользователями ECM-систем с учетом прав доступа. При этом ECM-системы имеют удобные инструменты для использования базы знаний, позволяющие быстро найти нужную информацию. Это и классический атрибутивный, и полнотекстовый поиск, и структурирование данных по областям знаний, и инструменты быстрого просмотра найденной информации, и доступ с мобильных устройств.

Лично мне в работе важно всегда иметь доступ к нужной информации вне зависимости от местоположения.  Так, я в любое время могу поставить задачу команде проекта и обсудить ее, подключиться к разработке или согласованию документа и выполнять другие задачи без потери эффективности.

Коллективная работа с документами может быть реализована с помощью самых различных решений. Какие преимущества дают средства коллективной работы, совмещенные с ECM-системой предприятия?

ИТ-решения и инструменты становятся узконаправленными. В ближайшем будущем вряд ли появится информационная система, покрывающая все требования к коллективной организации труда.  Эффективнее интегрировать ECM-систему с имеющимися на рынке системами коллективной работы. И удачных примеров достаточно.

Во многих системах налажена интеграция с системами обмена мгновенными сообщениями, например, с Microsoft Lync. Это позволяет быстро решать оперативные вопросы, например, обсудить спорный вопрос в документе со всеми согласующими – потребуется всего 2-3 клика, чтобы собрать конференцию. А благодаря интеграции с Microsoft Outlook можно одним кликом отправить документ контрагенту или разослать приглашения на совещание, предварительно согласованное в ECM-системе.

Часто путем интеграции решаются и задачи, находящиеся на стыке коллективной и индивидуальной работы. Например, результаты индивидуальной работы сотрудников формируются в отчеты и выгружаются на портал SharePoint, где группа статистики проводит анализ результатов или наоборот, результаты работы группы в ECM-системе передается в ERP-систему в качестве согласованного основания для «проводки».

За счет интеграции многократно увеличивается эффект от внедрения ИТ-решений.  Исключается дублирование и двойной ввод информации, значительно упрощается выполнение типовых операций и агрегация результатов групповой работы.

Какие инструменты и возможности для коллективной работы в ECM-системах наиболее востребованы заказчиками по опыту последних проектов?

Если судить по моему опыту как руководителя проектов внедрения, на текущий момент у крупных заказчиков востребованными являются классические инструменты коллективной работы: единый электронный архив документов, их маршрутизация согласно регламентированным процессам и база знаний в классическом виде.

Мало востребованы инструменты одновременного редактирования документов, ролевого разграничения прав доступа на документы и их структурирования по кейсам/проектам/группам.

ECM-системы – это класс довольно консервативных систем, так как их пользователи, в частности руководство компаний, не готовы к какому-либо значительному изменению инструментов работы с документами. В первую очередь это касается работы с официальными документами, так как пользователи не видят значительного изменения эффективности работы от внедрения инструментов коллективной работы (ведь в этом случае для многих документов потребуется повторная более жесткая фиксация отдельных действий, чем это обычно предполагают средства коллективной работы, не достаточно просто «Да» в чате, нужна подпись живая или, как минимум, электронная).

Но стоит отметить наличие положительной тенденции возрастающего участия руководства компаний в непосредственной работе в ECM-системе. Это связано, скорее, с использованием таких инструментов как KPI, интеграции с порталами для вывода отчетности и графической информации – растет концентрация информации для упрощения восприятия.

В чем основные сложности и ошибки интеграции системы управления контентом и средств коллективной работы? Как они могут быть преодолены?  

Ключевые вопросы, с которыми мы сталкиваемся при внедрении инструментов коллективной работы, мало отличаются от вопросов внедрения ECM-системы. В первую очередь надо выделить четкие цели и задачи, которые должны решать внедряемые инструменты. От этого в значительной степени зависит качество и корректность выбора. В выборе инструментов коллективной работы заказчику должны помогать вендоры ECM-систем.

Чтобы инструменты были удобными и гармонично вписались в текущую работу пользователей, при проектировании интеграции следует учитывать сложившуюся практику работы специалистов. Таким образом, решится основная проблема внедрения инструментов коллективной работы – обучение ваших сотрудников правильному и эффективному использованию новых инструментов в их работе. Обучение стоит проводить по типовым кейсам из жизни обучаемых.

Важно помнить об организационной составляющей – любой коллективной работой необходимо управлять, и не всегда это возможно с помощью ИТ-решений.

В крупных и холдинговых компаниях часто сталкиваются с проблемой обеспечения взаимодействия разрозненных групп специалистов. Зачастую проблема усугубляется тем, что в разных структурных подразделениях используются разные инструменты коллективной работы. Стандартизация парка решений и рекомендации по использованию единых инструментов коллективной работы обычно решают эту проблему.

Полную версию обзора вы можете найти на сайте docflow.ru.

Источник: DOCFLOW