Кому нужны папки?

Роберт Дж. Боери

Иногда мне задают вопросы из разряда: «Чем Вы докажете, что Земля не плоская?». В такие моменты я теряюсь. Всем известно, что Земля имеет форму шара, однако прямой вопрос застает нас врасплох, и мы оказываемся не в состоянии убедительно на него ответить. Подобная ситуация возникла недавно на совещании, где мы моделировали внутрисистемную иерархию папок. Один из участников – представитель заказчика – спросил: «А вообще, зачем нам папки? Если мне нужно что-то найти, я просто запускаю поиск по базе с указанием признаков документа: автора, даты создания и т.д.»

Я вывалил длинный и скучный перечень причин. Навигация по папкам – привычный и распространенный способ поиска данных. «Систематизируете ли Вы информацию в iPod-е, в приложении Outlook, или Вы просто складываете всё в одно место?» В ECM-системах папки используются для разграничения прав доступа к контенту. Информационные системы не предназначены для работы с разрозненными папками с миллионами файлов в каждой. И потом, если вы ищете один файл из тысяч, вряд ли он окажется в первых строках списка результатов. Сверхъестественный талант Google возвращать релевантные результаты поиска – в данном случае, исключение.

На самом деле, чем больше аргументов я приводил в пользу систематизации с помощью папок, тем менее убедительным становился. К дискуссии подключились остальные. Добавьте к этому тот факт, что в группу входили специалисты по управлению документами, и хотя они вроде бы поддерживали идею единой таксономии (классификации), но на самом деле предпочитали собственную всеобъемлющую таксономию, а не те специфические таксономии, что используются в основных направлениях деловой деятельности. Специалисты по управлению документами смотрят на систему папок с точки зрения своей схемы систематизации дел [наш аналог – номенклатура дел] – знакомой им, но часто незнакомой всем остальным, – и это может привести к разногласиям при обсуждении.

Несмотря на то, что любая таксономия не лишена дефектов, мы все хотим иметь возможность найти нужные файлы. Притом что наш мозг состоит из двух полушарий, одно из них, как правило, доминирует над другим; соответственно, доминирует и определенный подход к решению задач. Так, задача поиска решается, в зависимости от главенствующего полушария, обычно одним из двух способов. Первый вариант – искать в предполагаемом месте нахождения, перемещаясь по папкам, и только в том случае, если информация не найдена, воспользоваться полнотекстовым поиском. Альтернативный вариант – сделать наоборот: сначала запустить поиск, и только потом – навигация.

Основной недостаток традиционной иерархии папок заключается в том, что структура папок, как правило, только одна для всех файлов. Если структуру формируете Вы сами, она Вам понятна. Однако совместно используемая (и созданная не Вами) структура папок, может выглядеть нелогичной. Подозреваю, что использование папок наиболее оправдано в том случае, если мы отступаем от традиционного подхода и, вместо одной на всех структуры папок, даем каждому пользователю возможность настроить собственную иерархию контента. Таким образом, вопрос заключается не в том: «Зачем нам папки?», – а в том: «Почему бы каждому пользователю не настроить собственную структуру папок?» Каким же образом добиться такой гибкости системы? Один из вариантов – воспользоваться наличием подробных метаданных, доступных в любой ECM-системе для каждого файла. Применение такого подхода позволяет отойти от принципа единства при разработке таксономии. Кроме того, нередко бизнес-пользователи запрашивают больше метаданных, чем им на самом деле требуется, и в конечном итоге данный подход может способствовать совершенствованию и большей детализации виртуальных папок.

Я обратился к крупнейшим ECM-вендорам за комментариями касательно использования различных представлений базы данных, и их ответы меня порадовали. Во-первых, я поговорил с представителем компании EMC – Лу Джордано, директором по маркетингу систем управления контентом и архивного хранения, – который рассказал мне, как решается проблема настройки различного представления папок для бизнес-пользователей и делопроизводителей в Documentum. «В системе Documentum обычно настраивается две структуры папок для документов: одна – для целей бизнеса, другая – для целей классификации документов делопроизводителями». Обе структуры доступны и функционируют параллельно: в то время как делопроизводители работают со своей привычной иерархией папок, остальные пользователи обращаются к бизнес-таксономии.

Меня также поразил ответ Троя Дека, директора Wingspan Technologies. Продукт этой компании – DocWay Virtual Folders (виртуальные папки DocWay) – доступен как «веб-часть» SharePoint и дает возможность пользователям Documentum создавать представления для виртуальных папок. В зависимости от атрибутов контента, «каждый пользователь может сам настроить для себя навигационный путь». DocWay позволяет создавать собственные представления иерархии папок не только администраторам, но и рядовым пользователям системы Documentum. Также в DocWay предусмотрена возможность направленного поиска в виртуальных папках. При этом политика безопасности, обычно наследуемая от родительских папок, не нарушается. Дек оговорился, что поиск в виртуальных папках имеет ряд ограничений: «Мы рекомендуем вести постоянный мониторинг базы данных и оптимизировать запросы, обработка которых занимает слишком много времени». Но, даже принимая во внимание недостатки, предоставление пользователям возможности кастомизации структуры папок решает главную проблему, когда всем приходится работать с единой структурой, «навязанной сверху».

Перевод: Марина Толстикова  (по заказу DIRECTUM).

Источник: журнал «EContent», 15 марта 2010 г.