Концепция автоматизированной системы управления документооборотом в системе качества

А. Микульчик, В. Мичасов

В современных условиях внедрение АСУ документооборота на предприятиях, работающих в условиях конверсии и двойных технологий, имеет неоценимое значение. Специализированная АСУ является главным инструментом управления базами данных и потоками информации при создании, внедрении, функционировании и совершенствовании системы качества (СК) предприятия.
На основе практического опыта установлено, что есть определенный предел количества документации с формализованными процедурами, которое предприятие может обработать. С учетом того, что принятая система качества функционирует по 40 стандартам предприятия, 20-25 методическим инструкциям СК, а также технологическим регламентам и рабочим инструкциям, дальнейшая формализация постепенно ведет к возникновению у работников службы качества неуверенности в том, что они владеют всеми правилами, точно их выполняют. Отмечается также, что предприятиям с числом работающих более 800 человек принципиально невозможно обойтись без информационной поддержки при внедрении и функционировании системы качества.

Для крупных оборонно-конверсионных предприятий характерной чертой является диверсификация тематических направлений, расширение видов деятельности и продукции. Попытка расширять систему менеджмента качества, увеличивая зону охвата деятельности различными системами качества, приводит к неуправляемому или трудно управляемому потоку документов и информации. Последнее порождает внутренние проблемы СК, связанные с качеством ее функционирования, что явно демонстрирует переход количества в качество (в данном случае — его ухудшение) из-за значительной смысловой и текстовой взаимосвязанности совокупности документированных процедур, роста массива статистических данных, объема хранящихся в архивах документов.

Безусловно, структура предприятия, специализация, его размеры, номенклатура научно-технической и производственной продукции и другие факторы существенно влияют на структуру и объем документированной системы качества, на ее вариабельность. Для каждого предприятия конкретная реализация структуры и объема средств, на которых строится АСУ документооборотом СК (АСУ Д СК), по-своему уникальна, проблема состоит в том, чтобы сделать правильный выбор. Однако на ряде однотипных предприятий АСУ Д СК будет иметь много общих черт. Поэтому приводимый в настоящей статье подход к созданию АСУ Д СК и ее структура могут оказаться полезными в практическом и методическом плане.

Для оценки границ применимости системы приведем характеристику того, что вложено в понятие «крупного научно-производственного комплекса» на примере НИИ измерительных систем.

Конверсионное предприятие специализируется в области разработки и производства радиоэлектронной аппаратуры, программно-технических средств автоматизации технологических процессов, радиосвязных и радиотелеметрических систем на основе так называемых двойных технологий. Содержит в своем составе около 80 самостоятельных подразделений: научные, конструкторские и технологические, цеха опытного производства, вычислительный и испытательный центры. Численность сотрудников составляет около 3000 человек.

Объем документации, определенной СК, характеризуется следующими показателями:

● по конверсионной тематике на основе МС ИСО 9001 — 44 стандарта предприятия (СТП) объемом 1500 листов (гражданская тематика);

● по оборонной тематике на основе ГОСТ Р ИСО 9001 — 46 СТП объемом 1600 листов (оборонная тематика);

● по тематике автомобильной электроники дополнительно на основе СК/QS 9000 23 СТП объемом 1150 листов;

● по тематике микроэлектроники — 36 СТП объемом 1100 листов;

● начата разработка документации по версии 2000 года.

Эта документация постоянно разрабатывается, совершенствуется, корректируется. Последнее связано с обеспечением высокой степени безошибочности при выработке изменяемых редакций.

Характеристика объема работ по документообороту в СК.

В таблице приводится характеристика объемов работ по документообороту, из которой следует, что ежегодно работникам службы качества приходится выпускать около 15 тыс. листов документов (объем до 45 мегабайт), а в постоянном действии находится до 7 тыс. листов (21 мегабайт) оригиналов документированных процедур (СТП).

В этих условиях создание, постоянное поддержание в работоспособном состоянии обязательных документированных процедур и гарантированный доступ к документации характеризуется наличием трех проблем:

1. С учетом периодической смены версий стандартов СК и следующей за этим полной переработки комплектов документированных процедур, их расширения объем обрабатываемой документации составляет около 14700 листов.

2. Жесткая перекрестная взаимосвязанность СТП в пределах одной СК делает сложной задачу постоянного поддержания в актуализированном состоянии всей системы СТП даже при единичных изменениях.

3. Объем копий СТП, находящихся на абонентном учете и хранении в архивах и обеспечивающих пользовательский режим, составляет 4450 единиц (178 тысяч листов). Это создает серьезную проблему с размножением, учетом и коррекцией копий.

Оценка показывает, что общая трудоемкость создания и обработки документации (без учета творческой части создания документов и их согласования и утверждения) требует постоянного задействования дополнительно около 15 человек.

Приведенные расчеты и соображения могут оказаться полезными для предприятий, планирующих создание и внедрение документированной системы качества. Но кроме того они являются обоснованием необходимости и экономической целесообразности создания АСУ документооборотом СК подобного предприятия. Концепция АСУ документооборота при этом содержит три ключевых момента:

1. Организация автоматизированных рабочих мест (АРМ) на основе персональных компьютеров, лицензионного программного обеспечения и специализированных пакетов прикладного программного обеспечения собственной разработки (или адаптированных).

2. Создание и внедрение системы пользовательских инструкций для сотрудников службы СК, эксплуатирующих указанные АРМы, и пользователей в производственных подразделениях.

3. Включение ПК подразделений-пользователей в единую с АРМами локальную сеть под управлением выделенного сервера.

Включение на втором этапе пользователей в локальную сеть обеспечит безбумажную технологию пользования документированной системой. Максимально необходимый объем копий стандартов, хранящийся в архивах, составит уже 800 единиц (32000 листов) с соответствующим снижением трудозатрат на их коррекцию (до 128 листов в день).

Общее снижение численности работников, связанных с обеспечением документооборота (или предотвращение роста численности на обслуживание возрастающего с внедрением СК документооборота), составит 15-20 человек, даст экономию около 3 млн руб. в год и окупится в течение первого же года полномасштабной эксплуатации АСУ Д, поскольку общие затраты на создание, внедрение и эксплуатацию системы документооборота составляют около 2 млн руб. в ценах 2001 года.

Таким образом, рассмотренная структура и функции элементов автоматизированной системы управления документооборотом СК позволяют:

● отказаться от увеличения в 2 раза штата отдела качества предприятия;

● исключить изготовление и сопровождение дополнительных 50 комплектов копий СТП объемом до 70 тыс. листов;

● сократить сроки на планирование и отчетность по внутренним проверкам качества предприятия в 2-2,5 раза;

● обеспечить одновременный доступ к документам СК 150 пользователям предприятия;

● осуществлять простой переход к интеграции в единую АСУ предприятием.