Концепция ECM и автоматизация процесса сбора информации для принятия решений

Юрий Дубровский, начальник отдела анализа департамента корпоративных систем, компания «Ай-Теко»

Ольга Подолина, аналитик департамента корпоративных систем, компания «Ай-Теко»

Для современных руководителей одной из основных проблем является нехватка времени на принятие продуманных решений, ситуация острого цейтнота. Чем в этой ситуации может помочь ECM?

Согласно определению AIIM (Association for Information and Image Management), ECM — управление информационными ресурсами предприятия, Enterprise Content Management — это набор технологий, инструментов и методов, используемых для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации. Фактически ECM предполагает осуществление динамической привязки информационных потоков к организуемым и реализованным бизнес-процессам.

Принятие решений — это тоже бизнес-процесс. Как сделать его быстрым и в то же время качественным?

Теория управления выделяет в процессе принятия решения следующие стадии:

●   сбор информации;

●   анализ;

●   разработка плана действий;

●   реализация плана действий;

●   анализ промежуточных результатов;

●   коррекция планов действий (при необходимости);

●   подведение итогов.

При этом сбор и анализ информации занимают большую часть времени всего процесса принятия решений. Именно оперативность сбора и оптимальное аналитическое представление информации являются залогом принятия успешных, своевременных и качественных управленческих решений.

Проблема сбора информации

Сложность сбора информации для принятия решений заключается в том, что в настоящее время нужные данные разбросаны по разным информационным системам. Причина такой ситуации — в наличии отдельной информационной системы для обработки каждого вида данных.

Все виды данных, используемых при принятии решений, можно разделить на два типа — структурированные (условно представляемые в виде связанных таблиц) и неструктурированные. Для обработки структурированных данных применяют системы типа ERP, для работы с неструктурированными данными — системы типа ECM (в России для обозначения систем этого класса чаще применяют термин СЭД — системы электронного документооборота). СЭД работают с неструктурированными данными — текстами и разнообразными видами файлов, причем часть информации (например, реквизиты документов) может храниться в структурированном (подобном табличному) виде.

Основное деление потоков информации происходит на основании того, какие именно данные необходимы для бизнес-процесса — структурированные или неструктурированные. Приведем пример. Накладная на отгрузку товара — документ, который может участвовать в нескольких бизнес-процессах предприятия. Для передачи товара покупателю этот документ должен быть распечатан, подписан и согласован со всеми необходимыми инстанциями (например, с финансовой службой: оплачен ли данный товар, если нет, то возможен ли отпуск в кредит и т. п.). На бумажном документе покупатель расписывается в получении, на нем ставятся печати, и в дальнейшем этот документ может понадобиться именно в таком виде в случае предъявления судебного иска или для предоставления в налоговую инспекцию.

В то же время данные о количестве и стоимости отгруженного товара и информация о покупателе нужны в структурированном виде для определения складских остатков, объема продаж, расчетов с покупателями и т. д., поэтому документ (в данном случае накладная) может быть зарегистрирован в СЭД как электронный документ с хранением отсканированного образа и одновременно введен в ERP-систему в виде набора структурированных данных.

Отчет — способ представления информации для анализа

Традиционный способ анализа информации, собранной в базах данных — составление отчетов. Отчеты могут включать атрибутивную часть, табличную часть, текст и графические объекты.

Атрибутивная часть — это набор реквизитов, характерных для конкретного вида отчета (заголовок, регистрационный номер, дата документа и др.).

Табличная часть — перечень данных, имеющих некоторую структуру, сопровождаемую описанием. Заголовки таблицы — это описание данных, содержание ячеек таблиц — собственно данные.

По составу включаемой информации можно выделить следующие типы отчетов:

●   отчет-перечень;

●   статистический отчет;

●   аналитический отчет;

●   текстовый отчет;

●   консолидированный отчет.

Отчет-перечень — это выборка записей из базы данных, которая составляет табличную часть и выполняется по определенному критерию. Например, накладная на отгрузку — перечень товаров, отгруженных согласно заказу клиента. Состав атрибутивной части может определяться законодательством или задачами формирования отчета.

Статистический отчет — отчет, для составления которого производится подсчет количества записей, выполняются математические или логические операции со значениями из базы данных. К этой категории можно отнести практически всю бухгалтерскую отчетность.

Аналитический отчет — отчет, включающий атрибутивную часть, текст, таблицы, графику.

Текстовый отчет включает атрибутивную часть и текст.

Консолидированный отчет — документ, подготовленный на основании других статистических отчетов или отчетов-перечней по специальной методике, определяемой для каждого вида отчета. Пример такого отчета — пояснительная записка к годовому бухгалтерскому отчету.

С задачей составления отчетов современные информационные системы справляться умеют. Но сейчас мало составить отчет, необходимо подтвердить достоверность данных, на основании которых он составлен.

Например, при проведении налоговых проверок проверяется достоверность бухгалтерских отчетов — каждый показатель учета должен быть подтвержден комплектом первичных бухгалтерских документов. Для автоматизации этой задачи производится интеграция ERP-системы, собственно ведущей учет, с модулем СЭД «Архив первичных бухгалтерских и финансовых документов», хранящим образы документов. Такой архив обладает функционалом, который выполняет подборку документов по заданным признакам, например, регистру бухгалтерского учета.

Как объединить информацию из разных информационных систем?

Решение задач менеджмента может потребовать еще более сложной структуры взаимодействия информационных систем. Например, для анализа проблем, возникающих при реализации бизнес-процессов, используется такой документ, как аналитический отчет, в подготовке которого могут потребоваться данные из множества информационных систем. Аналитический отчет имеет сложную структуру. В общем случае он может включать:

●   реквизитную часть (заголовок, номер, дату, имя автора и т. д.);

●   отчет-перечень записей из базы данных, выбранных по определенному критерию, например, перечень продаж за определенный период;

●   статистический отчет — результат обработки записей базы данных, выполненный по определенному алгоритму (например, бухгалтерские отчеты);

●   консолидированный отчет — комплекс данных, составленный на основании других, ранее полученных документов;

●   графическую часть — результаты анализа собранных данных, представленные в наглядном виде;

●   текстовую часть. Текст может быть четырех видов:

●   описание целей, задач, причин составления отчета;

●   констатация полученных фактов;

●   анализ причин состояния дел;

●   предложения по ликвидации последствий и/или проведению комплекса превентивных (предупреждающих) мероприятий. Данный раздел может стать основой для подготовки организационно-распорядительного документа.

Каждый раздел аналитического отчета может составляться в ручном режиме, а может быть получен из информационной системы (см. таблицу).

Таким образом, для составления каждого раздела автоматизированного аналитического отчета необходима интеграция с разными информационными системами.

Автоматизация подготовки аналитического отчета

В силу разнородности содержания местом формирования и хранения аналитического отчета является СЭД.

Подготовка отчета должна начинаться с разработки методики его подготовки, анализа количества секций, источников информации, списка сотрудников, ответственных за каждый этап работы с таким отчетом.

Форма хранения отчета должна предусматривать возможность перехода от любого блока информации, включенного в отчет, к источнику данных в «родной» информационной системе.

После составления методики подготовки аналитического отчета работу с ним можно организовать как бизнес-процесс с использованием функционала автоматизации бизнес-процессов BPM.

Возможность проследить всю цепочку прохождения информации, собранной в аналитическом отчете, позволит обеспечить достоверность проводимого анализа. Связь с организационно-распорядительными документами, подготовленными на основании аналитического отчета, даст в будущем возможность оценить эффективность принятых мер, повышая тем самым качество управления.

Источник: Connect! Мир Связи, июль 2010 г.