Перевод процессов в электронный вид — это самый понятный путь перехода к цифровому предприятию

Под влиянием цифровой трансформации, которая меняет экономику и привычные модели бизнеса, изменилась и стратегия развития продуктов Directum. О том, каким требованиям должна отвечать современная ECM-система, а также какие инновации проникают в эту сферу, в интервью TAdviser рассказал R&D-директор компании Directum Артем Пермяков.

Как вы считаете, насколько динамичен в плане нововведений российский рынок СЭД/ECM-систем? Быстро ли в этот класс решений проникают разного рода инновации?

Сегодняшний рынок ECM и BPM, как и рынок других классов информационных систем, испытывает сильнейшее влияние тренда цифровой трансформации. Это естественным образом ведет к тому, что вендоры стараются сделать свой продукт более современным за счет использования широкого набора технологий. Это некий «хайповый» фактор, влияющий на внедрение инноваций в ECM. С другой стороны, рынок ECM-систем достаточно зрелый. Если говорить про сегмент крупного бизнеса, то практически 100% компаний имеют огромный опыт внедрения систем этого класса. Решением классических задач СЭД сегодня никого не удивишь, автоматизация только этих задач не закрывает растущие потребности бизнеса.

Заказчики смотрят на ECM в контексте смены существующих систем, и большинству из них важно вывести корпоративные СЭД на качественно новый уровень, а не просто чуть лучше автоматизировать, то, что уже было автоматизировано. В этом и заключается основная задача инноваций.

Естественно, каждый вендор выбирает свой путь — кто-то самостоятельно разрабатывает инновационные решения, кто-то идет по пути интеграции. У каждого варианта есть свои преимущества и недостатки. Но тот, кто не выбрал ни один из этих путей и по-прежнему занимается только классическими задачами, рано или поздно потеряет свою долю рынка.

Какие новшества, по вашему мнению, станут наиболее полезными в ближайшие годы? Какие выгоды смогут принести, к примеру, технологии искусственного интеллекта, роботизации и блокчейна?

На мой взгляд, наиболее значимой технологией, которая выводит ECM-систему на новый уровень, является искусственный интеллект. Часто рядом с ней упоминают роботизацию, в первую очередь, RPA. Но все-таки стоит провести четкую грань между этими трендами.

Задача роботов в целом и RPA в частности — это замена человека за счет полного повторения его действий.  Другими словами, в большинстве случаев RPA — это набор правил, которые позволяют выполнять часто повторяющиеся действия, не требующие серьезного анализа. Второй критерий применения RPA — это «интеграция без интеграции». То есть ситуации, когда интегрироваться с другими системами классическим способом нельзя и необходимо настроить взаимодействие через пользовательский интерфейс. Например, нет интеграционных инструментов, нет ресурсов для создания инструментов, глобальную систему нельзя модифицировать на уровне местного представительства или создание интеграционного решения просто оказывается дороже.

Задача искусственного интеллекта — это анализ и интерпретация данных, без повторения всех тех действий, которые выполняет человек. AI ищет кратчайший путь от потребности до результата, пытается принимать решения, чего не делает робот. К примеру, интеллектуальные инструменты позволяют не только занести документ в систему (при определенных ограничениях с этим может справиться и робот), но и по содержанию документа определить, кому этот документ должен быть направлен.

Таким образом, AI выступает в качестве мозгового центра, а RPA — в качестве «рук», которые выполняют операции. Например, на основании данных, извлеченных из входящих первичных документов, интеллектуальные инструменты определяют, какие проводки необходимо выполнить. Затем RPA, получив команду, через пользовательский интерфейс выполняет их в учетной системе. Подобное совместное применение технологий позволяет максимально эффективно исключать рутинные операции.

В целом применение искусственного интеллекта в ECM-системах достаточно широко. Например, это уже привычный кейс проверки комплектности, занесения и автоматического заполнения реквизитов карточек. Менее распространенными кейсами являются подготовка проекта резолюции для руководителя (кому и с каким сроком отправить документ в работу), экспертиза договоров (корректность реквизитов, перекрестных ссылок, наличие обязательных разделов и выявление рисков), автоматическое определение проводок по первичным документам, оценка компетенций кандидата в ходе согласования его кандидатуры, предсказание увольнения сотрудников и многое другое.

Выгода от применения интеллектуальных инструментов заключается в устранении рутинных операций, снижении стоимости и ускорении процессов.  Принципиально новых направлений получения выгоды нет, но есть новый инструмент, для того чтобы эти выгоды были значительнее.

Что касается блокчейна, то хайп по отношению к нему заметно спал по сравнению с прошлым годом. Тем не менее, видится, что эта технология может быть использована при создании среды доверия для долговременного хранения документов. Например, при помещении документа на хранение в цепочку блоков записывается хеш и метаданные документа. Через 10 лет мы предоставляем документ по требованию, и если его хеш совпадает с тем, что был записан в блокчейн, — то с большой долей вероятности документ изменен не был.

Помимо классического функционала СЭД/ECM-систем, какие возможности сегодня наиболее востребованы вашими заказчиками?

Заказчикам хочется не только интеллектуально обрабатывать информацию — им важно сделать эту информацию доступной. Все чаще возникает потребность в развитых инструментах поиска с разбором запросов на естественном языке, использованием фасетной фильтрации, учетом контекста поиска и специализированным представлением результатов в зависимости от содержания запроса.

Другой крупный тренд — это внедрение решений для долговременного юридически значимого хранения электронных документов.  Задача перевода документов в электронный вид более-менее понятна, и теперь заказчики решают задачу правильного хранения того, что ранее перевели в электронный вид. Важно решать эти задачи вместе, чтобы обеспечить корректную работу с электронными документами на всех этапах их жизненного цикла.

Не уходя далеко от темы хранения электронных документов, хочется сказать, что все больше заказчиков ищут пути максимальной автоматизации кадровых процессов.  Новаторы уже сейчас частично переводят наименее рискованные документы в электронный вид. Большинство же внимательно следит за инициативами Министерства труда РФ по изменению нормативной базы в части кадрового документооборота.

Также мы отмечаем устойчивый интерес к чат-ботам как новому средству доступа к ECM-системе. Боты позволяют вовлечь в полностью электронное взаимодействие тех сотрудников, рабочее место которых не предполагает наличие ПК. Использование мессенджеров дает возможность максимально перевести в электронный вид ознакомление с приказами, создание заявок на ремонт, заказ справок, получение справочной информации и т.д.

Насколько сильно, по вашим оценкам, растет спрос на организацию юридически значимого электронного документооборота? Что способствует этой тенденции?

Перевод процессов в полностью электронный вид — это самый понятный путь перехода к цифровому предприятию. Не важно, какие процессы имеются в виду — межкорпоративные или внутрикорпоративные. Все, кто так или иначе говорит о цифровизации у себя на предприятии, в первую очередь начинают переводить документы в электронный вид. Естественно, спрос на решения, позволяющие это делать, только растет.

С разными видами документов дела обстоят по-разному. Обмен договорами и первичными документами между компаниями — задача уже достаточно проработанная. Задача автоматизации внутренних учетных документов понятна, но не полностью закрыта. А вот автоматизация кадровых документов пока сталкивается с методологическими пробелами и отсутствием нормативной базы.

На самом деле это очень важный тренд, так как электронный документ и электронное взаимодействие —одна из основ цифровой трансформации. Это позволяет предприятиям существенно сократить издержки, даже несмотря на необходимость внедрения ПО, обеспечения сотрудников ЭП и выстраивания новых каналов коммуникаций с партнерами.

Ранее вы говорили, что продукты Directum развиваются в рамках долгосрочной стратегии Extra ECM. Изменилась ли за год эта стратегия? И на чем сейчас сконцентрировано внимание ваших разработчиков?

Да, стратегия несколько изменилась. Во многом это связано с влиянием цифровой трансформации, которая меняет экономику и привычные модели бизнеса. Как я говорил ранее, одной из ключевых парадигм трансформации является переход на полностью цифровое взаимодействие.

Цифровое взаимодействие в широком смысле — это и новый уровень совместной работы сотрудников компании, и новый уровень взаимодействия с контрагентами. В ходе такого взаимодействия рождается корпоративный цифровой контент, который нужно обрабатывать и хранить по-новому.

Следовательно, ECM-система современного предприятия должна отвечать следующим требованиям:

●    Все сотрудники (в т.ч. неавтоматизированные) взаимодействуют только в электронном виде.

●    Все взаимодействие с контрагентами и дочерними обществами ведется только в электронном виде с обеспечением юридической значимости.

●    Все управленческие процессы становятся полностью электронными.

●    Весь контент, хранящийся в системе, — полностью цифровой и юридически значимый.

Таким образом, все в системе должно стать полностью цифровым. Для того чтобы отвечать этим требованиям, новая стратегия DIRECTUM DigitALL определяет следующие направления развития продуктов:

1.   Интеллектуальность и роботизация.

2.   Удобство для пользователей.

3.   Юридическая значимость.

4.   Омниканальность.

5.   Мощная современная платформа.

6.   Широкий набор готовых решений.

Каждое из этих направлений состоит из конкретных задач. Например, направление «Мощная платформа» — это задачи по увеличению масштабируемости, развитие инструментов построения распределенной архитектуры, средств ускорения разработки, интегрируемости систем и, конечно, импортозамещение.

Удобство пользователей — это развитие современного, понятного UI\UX, встроенное обучение пользователей, развитие мастеров действий и конструкторов документов и голосового взаимодействия с системой.

Омниканальность подразумевает под собой развитие мобильных приложений и чат-ботов в мессенджерах, интеграцию с порталами и встраивание в приложения (ERP, CRM, офис).

Развитие юридической значимости заключается в работе с полуструктурированным контентом, совершенствовании интеграции с сервисами обмена, широким использованием простых и усиленных ЭП, организацией долговременного хранения и исследованием применения блокчейн-технологий.

Естественно, мы продолжаем поддерживать широкий набор бизнес-решений. Это и классическое делопроизводство, и управление договорами, и обращения граждан, а также закупки, проекты, ЛНД/СМК, межкорпоративный обмен, внутренние регистры бухгалтерского учета, кадровые процессы, управление услугами и так далее.

Но ключевым направлением, которое выводит нашу систему на новый уровень, является искусственный интеллект. Как я говорил раньше, интеллект в ECM — это классификация, извлечение фактов и контроль комплектности входящих документов, а также последующая интеллектуальная маршрутизация. Естественно, это не только обработка входящего потока, но и экспертиза договорных документов, обработка авансовых отчетов, предсказательная аналитика в процессах продаж, закупок и многое другое.

Расскажите о наиболее важных и интересных проектах за последний год.

За год было выполнено достаточно много классических проектов внедрения ECM-системы. Останавливаться на них подробно я не буду. Хочется отметить проекты, связанные с нашими новыми решениями, наиболее серьезно влияющие на цифровую трансформацию наших заказчиков.

Релизная версия наших интеллектуальных инструментов DIRECTUM Ario вышла в апреле 2018 года. С этого момента с помощью решения было выполнено 7 проектов. На недавно прошедшей конференции DIRECTUM Enterprise Forum наши коллеги из АО «ОДК» и АО «ОДК-Авиадвигатель» поделились с сообществом результатами проектов по интеллектуальной обработке входящих писем.

Стартовали 2 проекта по внедрению решения «Долговременный архив». Внедрения еще находятся в активной стадии, и я пока не могу озвучивать компании, в которых ведутся работы.

Кроме этого, завершен проект внедрения чат-ботов для доступа к ECM-системе в агропромышленном холдинге «КОМОС ГРУПП».

В целом мы активно ведем как классические, так и инновационные проекты и с оптимизмом смотрим в будущее.

Источник: Tadviser