Константин Истомин: Границы между классами систем размываются, бизнесу нужны комплексные умные решения

Исполнительный директор Directum Константин Истомин в интервью TAdviser рассказал о ключевых направлениях развития решений компании, особенностях цифровизации HR-процессов и будущем ECM-систем, которые меняются под влиянием интеллектуальных технологий.

Расскажите, какие важные нововведения получили ваши ECM-продукты в 2019 году? Какие новшества, на ваш взгляд, станут наиболее востребованными пользователями?

– Наша компания развивает продукты в рамках долгосрочной стратегии Directum DigitALL, которая  учитывает все современные и перспективные направления развития систем управления бизнес-процессами и корпоративным контентом: электронное взаимодействие 100% сотрудников компании, применение всех видов электронных подписей, юридически значимое хранение электронных документов, в том числе архивное, обмен документами с контрагентами, омниканальность доступа к системе (мобильные приложения, чат-боты, личные кабинеты), применение инструментов на основе ИИ, создание отраслевых и бизнес-решений под задачи компаний.

Мы выпустили новую мощную платформу цифровизации бизнес-процессов, которая отлично масштабируется и выдерживает большую пользовательскую нагрузку. Directum – это уже нечто большее, чем просто ECM и BPM, это система с готовыми решениями для широкого круга задач, и каждое из них адаптируется под особенности организации.

Расширились возможности интеллектуальных инструментов. Помимо интеллектуальной классификации входящего потока документов, извлечения данных и заполнения регистрационных карточек, появились такие решение, как интеллектуальное сравнение документов, определение ответственного и создание проектов резолюций, автопроверка комплектности и правильности оформления документов, умный поиск.

Однако бизнесу нужны комплексные умные решения, а не просто точечное внедрение интеллекта. Разработки, которые мы развиваем сегодня, можно условно поделить на «цифровых сотрудников» и «цифровых ассистентов». В первом случае процесс выполняется без участия человека, а втором – интеллектуальная системы выполняет роль консультанта.

Еще одним важным направлением для нас стала цифровизация HR-процессов. В линейке продуктов Directum появилось комплексное решение, в котором закрываются различные задачи в рамках кадровых процессов: это и работа с кандидатами, и управление кадровыми перестановками – перевод и увольнения сотрудников, ознакомление с приказами, работа с отпусками и так далее.

На теме «HR-процессов» хотелось бы остановится подробнее. Насколько актуальна сейчас цифровизация кадрового документооборота? Много ли запросов на это решение и часто ли заказчики выбирают подход полностью цифрового взаимодействия?

– Во второй половине 2019 года компания Directum провела серию закрытых встреч с представителями бизнеса на тему цифровизации кадрового документооборота. К окончанию дискуссий участники пришли к выводу, что эта область сегодня более всего нуждается в автоматизации. Поскольку в кадровых процессах участвуют абсолютно все сотрудники, эффект от изменений будет особенно заметным.

Кроме того, вопросы перевода в электронный вид кадрового документооборота, а также архивного хранения документов активно обсуждаются на государственном уровне (Проект № 657361-7 изменений в ФЗ, связанные с электронными документами и хранением электронных документов, ФЗ-63 «Об электронной подписи» с поправками от 27 декабря 2019 года). Именно для кадрового делопроизводства, где существуют требования хранить документы по 50 и более лет, актуален вопрос обеспечения юридической значимости без устаревания форматов.

На рассмотрение в Государственную думу внесен Законопроект «О проведении эксперимента по ведению отдельными работодателями электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками, предусмотренных трудовым законодательством Российской Федерации», и мы планируем подключиться к эксперименту как работодатель в числе первых. Так мы сможем перенести свой полезный опыт в проекты.

Среди заказчиков мы наблюдаем наибольшую потребность в автоматизации процессов управления отпусками и командировками. Наши решения помогают с этими задачами: например, при составлении графика отпусков можно учитывать их длительность.

Важно также обеспечить доступность цифровых кадровых бизнес-процессов всем сотрудникам, даже тем, у кого нет рабочего компьютера. На помощь приходит чат-бот, который по существу является отдельным диалогом в привычном мессенджере в смартфоне сотрудника. С помощью чат-бота сотрудник может знакомиться с документами, подписывать их, заказывать справки, оформлять заявления – и все это без перемещений между кабинетами.

Точечные и, казалось бы, незначительные улучшения здорово упрощают компаниям жизнь — избавляют специалистов от необходимости перепроверять цифры по многу раз и исключают массу ошибок.

Как развиваются мобильные решения Directum?

– Расширение мобильности – еще одно направление, куда мы вкладываем серьезные усилия. Пожелания заказчиков к системе зачастую включают пункт про обеспечение удаленной мобильной работы, и это, действительно, требование времени – иметь возможность подключаться к рабочим вопросам вне офиса. Пользователям нашей системы мы предлагаем приложение Directum Jazz как дополнительное рабочее место сотрудника, а Directum Solo может быть даже основным рабочим местом руководителя. В Jazz сотрудники могут работать с поручениями руководства и заданиями, всегда под рукой необходимые документы, а Solo предоставляет возможности для рассмотрения и рецензирования документов, выдачи поручений в устной или письменной форме. Решения доступны заказчикам на планшетах и смартфонах на базе iOS и Android. 

Традиционно мы уделяем особое внимание усилению защиты корпоративной информации в рамках концепции BYOD (Bring Your Own Device). Возможность удалить корпоративные данные в случае утери или кражи устройства, ограничить передачу конфиденциальной информации на определенное устройство – такие функции могут в какой-то момент сыграть решающую роль. Сами пользователи могут обезопасить себя и свои данные, используя PIN-код или Touch ID для входа в приложение.

Функциональные возможности приложений также расширяются: в Directum Solo появилась область виджетов для оперативного контроля загрузки и исполнительской дисциплины сотрудников, удобный календарь ближайших совещаний прямо в приложении помогает быстро перейти к повестке и материалам, чтобы подготовиться или обратиться к ним в ходе встречи.

Интерес заказчиков заметен и к чат-ботам. Directum Bot становится тем самым недорогим решением, с которым цифровые процессы доступны для всех сотрудников. Сценарии использования чат-бота практически не ограничены – это может быть простой заказ справок и выписок в бухгалтерии или отделе кадров, оформление различный заявлений, это могут быть онлайн-гиды для новеньких сотрудников компании или мини-приложение для управления командировками, как сделано, например, в Миррико Менеджмент.

Тема импортозамещения в России не теряет актуальности. Насколько это важный элемент продвижения вашей системы? И как часто в проектах ваша ECM-система используется совместно с отечественными ОС, СУБД и офисными приложениями?

– Политика импортозамещения остается фактором, который влияет на российский рынок СЭД/ECM, и   соответствие решения требованиям политики импортозамещения – это уже своего рода маст-хэв или правило хорошего тона для отечественного разработчика ПО. Сегодня главным драйвером роста выступает автоматизация новых процессов и расширение функциональных возможностей, а также замена устаревающих систем и масштабирование систем на дочерние предприятия.

Да, мы расширяем список совместимого с нашей системой ПО: только в 2019 году мы проверяли совместимость веб-клиента с ОС RELD, RELS и РОСА КОБАЛЬТ, оценивали корректность работы системы с последними версиями Postgres Pro. При разработке последний версии системы Directum RX мы также уделяли особое внимание оптимизации производительности на PostgreSQL – сейчас наше решение готово к работе с тысячами пользователей и миллионами документов на любой СУБД. Также в 2019 году мы выпустили интеграционное решение с облачными редакторами ONLYOFFICE и Р7-Офис, в которых документы можно редактировать и рецензировать совместно, и такая возможность становится дополнительным преимуществом.

Но по факту на настоящий момент проектов, где используется система именно с отечественными ОС, СУБД и офисными приложениями, не так много. Если даже рассматривать последние проекты государственного сектора, то, например, в Омской области ведомства используют LibreOffice. В проекте Тюменской области также используется этот офисный пакет и ОС Linux.

Часто ли в ходе внедрения ECM-системы вам приходится сталкиваться с запросами на нетиповую функциональность? Разрабатываются ли на базе вашей системы или для неё дополнительные решения под конкретных заказчиков?

– Последние несколько лет довольно показательны в плане проектов: более половины проектов – это уже далеко не стандартные задачи. Расширяется использование интеллектуальных инструментов, заказчики переходят на юридически значимый электронный документооборот и автоматизируют работу с командировками и авансовыми отчетами.

В начале 2019 года завершился проект внедрения интеллектуальных сервисов Directum Ario в «ОДК-Авиадвигатель»: автоматически заполняется карточка входящего документа в системе при регистрации, опробован также умный поиск Smart Searсh. В КАО «Азот» завершился этап пилотного проекта по внедрению искусственного интеллекта для распознавания входящих первичных документов от поставщиков. Нам удалось выстроить сквозную цепочку работы с документом от появления и обработки скан-образа, до отражения его в учетной системе, переложив функции сопоставления номенклатуры и определения счетов и статей затрат на сторону машины.

Крупная сеть магазинов косметики «Подружка» адаптировала решение для межкорпоративного электронного обмена финансовыми документами – предусмотрено несколько сценариев работы с товарными и нетоварными первичными учетными документами, а также автоматизирован процесс обработки таможенных деклараций на товары.

В российском подразделении ООО «Келлогг Рус» в цифровом виде на базе Directum RX реализована вся контрактная политика, работа с управляющей и технологической документацией, разработан уникальный модуль «МуHR» для автоматизации кадровых процессов. Более того, для безопасности доступа к данным в компании используется двухфакторная аутентификация по протоколу SAML.

Внедрение долговременного архива электронных и бумажных документов – задача, которая требует тщательной методической и технологической проработки. Эта направление также актуально для крупных организаций, так как создает базовые условия для полного перехода на «цифру», что нашло отражение в выполненных проектах в 2019 году. 

Общую картину и масштаб проделанной работы мы видим на ежегодном конкурсе ИТ-проектов и решений DIRECTUM Awards, который как раз завершается на текущий момент.  

Как вы считаете, каково будущее у ECM? Какие преобразования ждут этот класс систем?

– ECM-системы продолжат расширять свою функциональность, задачи уже становятся шире – кадровые процессы, управление командировками, цифровая бухгалтерия и т.д. Основная цель современной информационной системы – эффективно решать задачи цифровизации. Крупные заказчики стремятся переводить в электронный вид бизнес-процессы, в которые вовлечено максимальное число работников, а также улучшать уже автоматизированные процессы с помощью технологических новинок, таких как интеллектуальные и RPA-решения.

Интеллектуальные технологии меняют мир и тем более представление об эффективности программных продуктов. Наша компания развивается в этом направлении и уже сегодня предлагает не просто СЭД или ECM-решение, Directum – это интеллектуальная система управления цифровыми процессами и документами.

Важно развивать систему с оглядкой на удобство работы конечного пользователя, поэтому Directum предлагает умные подсказки, автоматическое заполнение карточек и сравнение документов, быстрое формирование резолюций – минимум рутины и кликов, но максимально быстро. А мощная единая платформа минимизирует затраты на внедрение и сопровождение множества систем разных классов, сокращает количество интеграционных решений, которые зачастую сложны в плане реализации и администрирования.